Fundacje prowadzące kilka projektów jednocześnie, z różnymi sponsorami i oddzielnymi budżetami, stoją przed konkretnym wyzwaniem: jak sprawdzić na bieżąco, ile kosztuje każdy projekt i jakie przychody generuje — bez ręcznego składania danych w Excelu? To samo pytanie dotyczy firm eventowych, agencji i każdej organizacji rozliczającej się projektowo.
Rozwiązanie: konta pozabilansowe dla projektów
Standardowy plan kont w Optimie nie dzieli automatycznie kosztów i przychodów według projektów — wszystkie faktury trafiają na te same konta wynikowe. Rozwiązaniem jest równoległe księgowanie na kontach pozabilansowych — osobnych kontach poza strukturą bilansową, służących wyłącznie do analityki projektowej.
Dla każdego projektu tworzymy dwa konta pozabilansowe:
– Konto kosztów projektu — np. 990-A-K
– Konto przychodów projektu — np. 990-A-P
Schemat księgowy jest zbudowany tak, że podczas księgowania dokumentu na standardowe konta wynikowe i bilansowe jednocześnie tworzy zapisy na kontach pozabilansowych właściwego projektu. Efekt: zestawienie obrotów i sald pokazuje wynik każdego projektu na bieżąco, bez eksportu do Excela.
Dodatkową warstwą analityki mogą być opisy analityczne — pola pozwalające tagować każdy dekret nazwą projektu lub sponsora. Nie zastępują kont pozabilansowych, ale uzupełniają je dla bardziej szczegółowych raportów.
Jak to wygląda w praktyce dla fundacji?
Przykładowo fundacja z trzema projektami (dofinansowanie UE, darowizna krajowa, grant ministerialny) tworzy 6 kont pozabilansowych. Schematy zawierają linie pozabilansowe warunkowane kategorią dokumentu lub polem projektu na fakturze. Przy każdym zaksięgowaniu faktury system automatycznie dodaje zapis na właściwe konto projektowe. Wynik każdego projektu jest dostępny od razu w zestawieniu obrotów — bez dodatkowych działań.
Perspektywa ELTE-S
Konfiguracja schematów dla organizacji projektowej wymaga zaplanowania struktury kont pozabilansowych przed startem prac — zmiana w trakcie roku komplikuje historię. Warto też uzgodnić, które pole na fakturze będzie oznaczać projekt (kategoria, opis, pole analityczne), żeby schematy mogły działać automatycznie.
Jeśli prowadzisz fundację lub firmę projektową i chcesz uzyskać widoczność wyników na poziomie projektu bez ręcznego sumowania w Excelu, możemy zaprojektować odpowiednią strukturę kont i schematy. Porozmawiajmy o usprawnieniach.
—
> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >