To pytanie często pojawia się wtedy, gdy księgowość albo dział sprzedaży widzi na fakturze termin płatności krótszy, niż wynikałoby to z daty wystawienia dokumentu.
Przykład z życia:
- data sprzedaży: 10 maja
- data wystawienia faktury: 15 maja
- forma płatności: 14 dni
Jeżeli Comarch ERP Optima liczy termin od daty sprzedaży, termin płatności wypadnie 24 maja. Jeżeli liczy od daty wystawienia, termin wypadnie 29 maja.
Różnica jest prosta, ale w codziennej pracy robi zamieszanie. Księgowa widzi inną datę niż klient, handlowiec musi tłumaczyć rozbieżność, a dział windykacji może zacząć przypominać o płatności za wcześnie.
Skąd bierze się ten problem?
Najczęściej nie jest to błąd systemu, tylko ustawienie w konfiguracji firmy.
Comarch ERP Optima wylicza termin płatności według prostej logiki:
data bazowa + liczba dni z formy płatności = termin płatności
Kluczowe jest więc to, jaka data została wskazana jako data bazowa dla dokumentów.
W praktyce może to być między innymi:
- data sprzedaży,
- data wystawienia,
- inna data ustawiona zgodnie z konfiguracją dokumentów.
Jeżeli w firmie ustawiono liczenie terminu płatności od daty sprzedaży, Optima będzie konsekwentnie stosować tę zasadę na dokumentach. Nawet wtedy, gdy użytkownik intuicyjnie spodziewa się liczenia od daty wystawienia.
Gdzie zmienić sposób liczenia terminu płatności w Optimie?
Ustawienie znajdziesz w ścieżce:
Konfiguracja → Firma → Kasa/Bank → Daty dokumentów
To właśnie w tym miejscu możesz sprawdzić, od której daty system ma liczyć termin płatności.
Jeżeli firma chce, aby termin płatności był liczony od daty wystawienia, trzeba odpowiednio zmienić konfigurację w tej sekcji.
Warto po zmianie wystawić testowy dokument i sprawdzić, czy termin płatności liczy się zgodnie z oczekiwaniem.
Na co uważać przy zmianie ustawienia?
Nie rekomendujemy zmieniać tej opcji „w ciemno”, szczególnie w firmach, które mają już ustalony proces fakturowania, windykacji albo automatycznego rozliczania płatności.
Przed zmianą warto sprawdzić trzy rzeczy:
Czy firma faktycznie chce liczyć termin od daty wystawienia?
W niektórych branżach data sprzedaży lepiej odzwierciedla moment wykonania usługi lub dostawy.
Czy zmiana nie wpłynie na istniejące schematy pracy?
Jeżeli firma korzysta z automatycznych przypomnień, raportów należności albo integracji z innymi systemami, zmiana daty bazowej może wpłynąć na terminy w tych procesach.
Czy problem dotyczy wszystkich dokumentów, czy tylko wybranych przypadków?
Jeżeli rozbieżność pojawia się tylko czasami, warto sprawdzić też formę płatności, ustawienia kontrahenta i sposób wystawiania dokumentu.
Perspektywa ELTE-S: to mały parametr, ale duży wpływ na pracę firmy
Z naszych wdrożeń wynika, że takie ustawienia często są traktowane jako „drobna konfiguracja”, dopóki nie zaczynają wpływać na realną pracę zespołu.
Dla księgowej to nie jest detal techniczny. To pytanie, czy należność ma trafić do raportu przeterminowanych płatności dzisiaj, czy dopiero za kilka dni.
Dla handlowca to też nie jest drobiazg. Jeśli klient widzi termin płatności krótszy, niż ustalono w rozmowie, powstaje niepotrzebne napięcie.
Dlatego przy konfiguracji Comarch ERP Optima warto patrzeć nie tylko na to, „gdzie kliknąć”, ale też na to, jaki proces biznesowy ma za tym stać.
Potrzebujesz pomocy z konfiguracją Comarch ERP Optima?
Jeśli nie masz pewności, które ustawienie będzie właściwe dla Twojej firmy, skontaktuj się z nami.
W ELTE-S pomagamy nie tylko „kliknąć opcję w systemie”, ale przede wszystkim ustawić Comarch ERP Optima tak, żeby pasował do realnego procesu sprzedaży, księgowości i rozliczeń.
