Przy równoważnym czasie pracy nie wystarczy wpisać do grafiku dłuższych zmian. W Comarch ERP Optima potrzebujemy odpowiednio ustawionego kalendarza, rozpisanego harmonogramu oraz przypisania go do pracownika.
Najważniejsze jest rozróżnienie standardowej normy dobowej od zaplanowanej długości zmiany. To odrębne elementy konfiguracji, które mają znaczenie przy rozliczaniu nadgodzin. Poniżej pokazujemy kolejność ustawień dla jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego.
Norma dobowa a przedłużona zmiana w grafiku
W ustawieniach kalendarza pozostawiamy standardowe normy: 8 godzin na dobę i 40 godzin średniotygodniowo. Odznaczamy „Norma zgodna z planem pracy”. Nie podnosimy normy dobowej do 12 godzin tylko dlatego, że takie zmiany występują w harmonogramie.
<screen>
Zaznaczamy „Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy)” oraz „Z uwzględnieniem standardowych świąt”. Przy takim ustawieniu zaplanowana zmiana 12-godzinna nie będzie sama w sobie traktowana jako nadgodziny. Nie oznacza to jednak, że można pominąć kontrolę całego grafiku i faktycznie przepracowanych godzin.
<screen>
W miesięcznym okresie rozliczeniowym dłuższe zmiany równoważymy krótszymi dniami pracy albo dniami wolnymi w obrębie tego miesiąca. Sprawdzamy sumę zaplanowanych godzin względem wymiaru danego pracownika za cały okres. Sama poprawna długość pojedynczej zmiany nie potwierdza jeszcze poprawności miesięcznego harmonogramu.
Przykładowo osoba prowadząca kadry planuje pracownikowi kilka zmian 12-godzinnych. Nie zmienia z tego powodu standardowej normy dobowej. Rozpisuje pozostałe dni tak, aby łączna liczba godzin odpowiadała wymiarowi pracownika, a następnie sprawdza komunikaty weryfikacji czasu pracy. To przykład sposobu przygotowania grafiku, a nie gotowy rozkład dla każdego pracownika.
Konfiguracja kalendarza i przypisanie go pracownikowi
Pracę dzielimy na ustawienia kalendarza, przygotowanie serii tygodniowych i ułożenie harmonogramu. Dopiero po tych czynnościach przechodzimy do przypisania kalendarza konkretnej osobie.
-
Dodajemy osobny kalendarz. Wchodzimy w Konfiguracja → Firma → Płace → Kalendarze i tworzymy kalendarz, np. „Równoważny”. Ustawiamy w nim normy i sposób uwzględniania przedłużonych zmian opisane wyżej.
<screen>
-
Włączamy ustawienia rozliczania. Zaznaczamy „Rozliczaj nadgodziny”, „Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy” oraz „Licz standardowe dopłaty do nadgodzin”. Nie poprzestajemy więc na samym wpisaniu godzin pracy do kalendarza.
<screen>
-
Ustawiamy okres jednomiesięczny. Zaznaczamy również „Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe”. Rozdziela to rozliczenie nadgodzin dobowych co miesiąc i średniotygodniowych na koniec okresu. W opisywanym przypadku koniec okresu przypada po miesiącu. Rozliczanie okresów dłuższych niż miesiąc jest dostępne w module Płace i Kadry Plus – to ograniczenie ma znaczenie przy ewentualnej późniejszej zmianie okresu.
<screen>
-
Ustalamy serie tygodniowe i tworzymy grafik. Serie są podstawą przygotowania kalendarza. Wpisujemy godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dni wolne. Następnie porównujemy łączną liczbę godzin z wymiarem pracownika za miesiąc, uwzględniając równoważenie dłuższych zmian.
<screen>
-
Sprawdzamy komunikaty programu. Pozostawiamy włączoną automatyczną weryfikację reguł czasu pracy i analizujemy jej komunikaty. Nie traktujemy samej zgodności miesięcznej sumy godzin jako powodu do pominięcia tej kontroli.
<screen>
-
Zapisujemy i przypisujemy kalendarz. Po zapisaniu wybieramy go pracownikowi na zakładce Etat → Kalendarz. Indywidualne zmiany harmonogramu nanosimy w jego Planie pracy, natomiast faktycznie przepracowane godziny wpisujemy w kalendarzu Nie/obecności. Dzięki temu oddzielamy to, co zaplanowane, od rzeczywistego wykonania pracy.
<screen>
Po przejściu tych kroków mamy przygotowany zarówno sposób rozliczania, jak i harmonogram. Jeżeli później pojawią się rozbieżności, warto porównywać plan z rzeczywistymi godzinami, zamiast od razu zmieniać standardowe normy kalendarza.
Perspektywa ELTE-S
Przed zmianą już używanego kalendarza warto ustalić, których pracowników dotyczy i czy wszyscy mają pracować według takiego samego układu. Przygotowanie osobnego kalendarza pozwala oddzielić nowe ustawienia od dotychczasowej organizacji pracy i ograniczyć ryzyko pomylenia harmonogramów.
Rekomendujemy też ustalić, kto odpowiada za przygotowanie serii i grafiku, a kto za uzupełnianie rzeczywistej obecności. Taki podział ułatwia późniejsze wyjaśnienie, czy różnica wynika ze zmiany planu, czy z innego przebiegu pracy w danym dniu.
Jeśli potrzebujesz wsparcia przy ustawieniu kalendarza i sprawdzeniu miesięcznego grafiku w Optimie, możemy przejść przez te elementy na przykładzie Twojego pracownika. Porozmawiajmy o usprawnieniach.