Zmiana biura rachunkowego nie zawsze oznacza, że poprzedni zespół kończy wszystkie czynności przed rozpoczęciem pracy następnego. Gdy nowe biuro przejmuje kadry i płace od października, poprzednie może jeszcze naliczać i sprawdzać wynagrodzenia za wrzesień.
W Comarch ERP Optima SaaS trzeba wtedy rozdzielić dwie kwestie: przekazanie aktualnych danych oraz organizację pracy w okresie przejściowym. Samo udostępnienie pliku kopii nie rozstrzyga, kto i gdzie będzie wprowadzał kolejne zmiany.
Niepełna kopia czy niewidoczne listy płac?
Jeżeli po odtworzeniu kopii nowe biuro widzi dane tylko do 2024 roku, nie przesądzamy od razu, że brakuje nowszych rozliczeń. Najpierw sprawdzamy, z której bazy wykonano kopię i jaki plik został odtworzony. Chodzi o potwierdzenie, że obie strony pracują z właściwym zestawem danych, a nie o szukanie winy po którejkolwiek stronie.
Następnie sprawdzamy filtry na listach płac: wybrany rok oraz ukrywanie list zamkniętych i zaksięgowanych. Nowsze listy mogą znajdować się w bazie, ale nie być widoczne przy aktualnych ustawieniach listy. Dopiero po tej kontroli można ocenić, czy problem dotyczy zawartości przekazanego pliku.
<screen>
Osobną kwestią jest rodzaj przekazywanej bazy. Podstawą przekazania jest baza firmowa. Przenoszenie bazy konfiguracyjnej warto wcześniej uzgodnić z administratorem, ponieważ zawiera ona ustawienia wspólne dla instalacji biura. Nie należy traktować jej jako kolejnego pliku do przekazania bez ustalenia zakresu takiej operacji.
Największe ryzyko powstaje jednak wtedy, gdy każde biuro zaczyna wprowadzać dane do własnej kopii. Te bazy nie będą się same synchronizować. Późniejsza kopia od poprzedniego biura nie oznacza więc automatycznego połączenia jego zmian z wpisami wykonanymi przez nowe biuro.
Jak przygotować kopię i sprawdzić jej odbiór?
Najpierw ustalamy moment przekazania. Zalecanym rozwiązaniem jest zakończenie naliczania i kontroli wrześniowych wynagrodzeń, wykonanie końcowej kopii i rozpoczęcie bieżącej pracy nowego biura na tej podstawie. Jeśli przez około 30 dni obie strony muszą wprowadzać dane, warto wcześniej uzgodnić z administratorem pracę na jednej wspólnej bazie, na osobnych operatorach. Administrator powinien też sprawdzić zgodność wersji Optimy i SQL Server przed odtworzeniem danych.
Kopię wykonujemy z poziomu Narzędzia → Kopia bezpieczeństwa → Utwórz teraz kopię na dysku lokalnym, z włączoną weryfikacją. Ten krok powinien dotyczyć bazy, której aktualność została wcześniej potwierdzona, już po sprawdzeniu wrześniowych naliczeń.
<screen>
Odbiór danych przez nowe biuro warto przeprowadzić w następującej kolejności:
- Odtworzyć kopię najpierw pod nową nazwą. Pozwala to sprawdzić przekazany zestaw bez zastępowania bazy, do której mogły już trafić nowe wpisy.
- Potwierdzić obecność bieżących danych. Sprawdzamy pracowników, ostatnie listy płac oraz historię rozliczeń, a następnie porównujemy ostatnie listy i ich kwoty z danymi poprzedniego biura.
- Sprawdzić dane potrzebne do kolejnych wypłat. Kontrola powinna objąć urlopy, nieobecności i historię potrzebną do dalszego naliczania. Sama obecność ostatniej listy płac nie zastępuje tej weryfikacji.
- Przekazać materiały spoza bazy. Dokumentację i pliki przechowywane osobno trzeba uwzględnić w przekazaniu niezależnie od kopii firmowej.
Przykładowo nowe biuro może rozpocząć wprowadzanie październikowych danych, podczas gdy poprzednie kończy jeszcze wrzesień na własnej kopii. Jeżeli następnie nowe biuro odtworzy kolejną kopię na tej samej bazie, może stracić swoje wpisy. Dlatego przed rozpoczęciem pracy trzeba uzgodnić, która baza będzie podstawą dalszej obsługi i jak zakończy się okres przejściowy. Kopie baz oraz przekazywane pliki mogą zawierać dane wrażliwe – nie należy ich publikować ani przesyłać bez zabezpieczenia.
Perspektywa ELTE-S
Przy przekazaniu kadr i płac rekomendujemy rozpisanie odpowiedzialności według konkretnych czynności, nie tylko według miesiąca obsługi. Szczególnie ważne są wrześniowe wynagrodzenia wypłacane w październiku. Trzeba ustalić, kto zajmuje się deklaracjami, przelewami, korektami i rozliczeniami rocznymi, aby żadnej czynności nie pominąć ani nie wykonać jej dwukrotnie.
Na zakończenie warto zapisać, jaką bazę przekazano, z jakiego dnia pochodziła i na jakim etapie były rozliczenia. Takie potwierdzenie porządkuje punkt przejęcia obsługi: obie strony mają wspólne odniesienie przy wyjaśnianiu późniejszych różnic lub ustalaniu, które zadania pozostały jeszcze do wykonania.
Jeśli planujesz zmianę biura, możemy pomóc uporządkować przekazanie danych i zasady pracy w okresie przejściowym. Porozmawiajmy o usprawnieniach.