Prowadzisz długoterminowy projekt (np. budowlany, wdrożeniowy lub usługowy). Na początku wystawiłeś fakturę pro forma na ustaloną kwotę i wraz z realizacją kolejnych etapów generujesz do niej faktury zaliczkowe. Wszystko działa idealnie, dopóki klient nie zdecyduje się na dodatkowe prace.
Wartość projektu rośnie, chcesz wystawić kolejną zaliczkę, ale Comarch ERP Optima blokuje operację. System komunikuje, że kwota zaliczki nie może przekroczyć wartości pozostałej do zafakturowania z dokumentu źródłowego (pro formy).
Co w takiej sytuacji? Anulowanie 8 poprzednich faktur zaliczkowych i „przepisywanie” ich od nowa to księgowy koszmar. Wystawienie faktury końcowej i edytowanie jej kwoty też nie wchodzi w grę, bo projekt nadal trwa.
Rozwiązanie: Druga pro forma do tego samego projektu
Comarch ERP Optima świetnie radzi sobie z takimi scenariuszami, ale trzeba zastosować odpowiednią ścieżkę. Zamiast próbować na siłę modyfikować zamknięte i zaksięgowane już dokumenty, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
- Wystaw nową Fakturę Pro Forma
Utwórz nowy dokument na dodatkową kwotę wynikającą ze zwiększonego zakresu prac (mogą to być nowe pozycje lub po prostu różnica w wartości). - Generuj nowe zaliczki:
Kolejne bieżące faktury zaliczkowe generuj już na podstawie tej nowej pro formy.
- Faktura końcowa (spinająca wszystko w całość):
Na koniec projektu, gdy nadejdzie czas na ostateczne rozliczenie z klientem, wejdź na listę pro form. Zaznacz obie pro formy (pierwotną i tę dodatkową) i za pomocą opcji przekształcenia wygeneruj z nich jedną Fakturę Sprzedaży (fakturę końcową).
Optima automatycznie „zepnie” wszystkie zaliczki powiązane z obiema pro formami i prawidłowo pomniejszy kwotę do zapłaty na dokumencie finalnym.
Perspektywa ELTE-S: Nie „rzeźb” w systemie na siłę
Zmiany w budżecie projektu to rynkowy standard. Optima ma do tego gotowe narzędzia, ale użytkownicy często o nich nie wiedzą.
Próby omijania ograniczeń systemu poprzez dopisywanie luźnych pozycji na niezwiązanych fakturach albo co gorsza – ręczne kompensowanie kwot w module księgowym, niemal zawsze kończą się bałaganem w rozrachunkach i problemami przy generowaniu pliku JPK_V7.
Powyższa ścieżka to jedyny w 100% poprawny, “czysty” systemowo sposób na zarządzanie zmieniającą się wartością kontraktu. Bez konieczności korygowania historii i denerwowania klienta stosami korekt.
Masz nietypowe procesy fakturowania?
Jeżeli w Twojej firmie rozliczenia z klientami, faktury zaliczkowe lub wieloetapowe projekty powodują trudności operacyjne, skontaktuj się z nami. Pomożemy ułożyć obieg dokumentów w Optimie tak, aby odciążyć pracowników i wyeliminować błędy.