Rozliczanie wyciągów bankowych w walutach obcych (np. w Euro) to chleb powszedni w wielu firmach, jednak księgowanie pojawiających się na nich prowizji bankowych potrafi przysporzyć problemów.
Najczęstszy scenariusz: na wyciągu walutowym masz prowizję bankową w wysokości np. 7 EUR. Widzisz, że system Comarch ERP Optima poprawnie przeliczył tę kwotę na złotówki. Próbujesz zaksięgować cały wyciąg i nagle wyskakuje czerwony komunikat:
„Konto przeciwstawne jest w walucie PLN a waluta dokumentu to EUR.”
Naturalnie rodzi się pytanie: skoro Optima ma tę kwotę w PLN, dlaczego po prostu jej nie weźmie? Gdzie tkwi błąd?
To nie błąd przeliczenia, to błąd schematu
Pojawiający się komunikat nie oznacza, że system nie potrafi przeliczyć waluty. Oznacza on, że schemat księgowy, którego używasz, próbuje „wrzucić” operację wyrażoną pierwotnie w EUR bezpośrednio na konto, które w planie kont zostało zdefiniowane jako wyłącznie złotówkowe. Optima na to nie pozwoli.
Aby rozwiązać ten problem, musisz zmodyfikować schemat księgowania (Księgowość → Inne → Schematy księgowe). W samym schemacie nie znajdziesz magicznego parametru typu „księgowanie walutowe”. Całą logikę musisz oprzeć na warunkach.
Jak to poprawnie zmapować?
Musisz rozdzielić w schemacie księgowanie prowizji złotówkowych od prowizji walutowych. Przykładowo:
Dla prowizji w PLN:
W pozycji schematu księgującej koszty bankowe dodajesz w warunku zapis, że waluta dokumentu musi być równa ‘PLN’ (np. @Waluta = 'PLN'). Dzięki temu system wie, że tę pozycję ma kierować na standardowe konto złotówkowe.
Dla prowizji w walucie (np. EUR):
Tworzysz kolejną pozycję w schemacie. Tym razem w warunku dodajesz kryterium, że waluta dokumentu jest inna od PLN i definiujesz odpowiednie konto przeciwstawne (wskazane do kosztów walutowych). Wtedy schemat wyłapie, że ma do czynienia z zapisem walutowym i zaksięguje to na odpowiednie konto, które obsługuje waluty obce.
Alternatywa: Subanalityki walutowe
Jest jeszcze jedna rzecz, na którą warto zwrócić uwagę. Jeżeli w Twoim planie kont często powtarzają się sytuacje, w których musisz księgować te same rodzaje kosztów (lub rozrachunków) w różnych walutach, świetnym rozwiązaniem są subanalityki walutowe.
Można je włączyć globalnie w konfiguracji systemu. Odnoszą się one do całego planu kont i automatycznie tworzą dodatkowe poziomy (końcówki) na koncie z symbolem danej waluty (np. -EUR, -USD). Oszczędza to konieczności ręcznego zakładania osobnych kont walutowych dla każdej nowej sytuacji.
Wdrożenie poprawnych warunków w schematach księgowych to podstawa automatyzacji w dziale księgowości. Błędy tego typu na początku irytują, ale raz poprawnie napisany schemat potrafi samodzielnie księgować tysiące wyciągów przez kolejne lata.
Jeżeli zarządzanie schematami księgowymi w Comarch ERP Optima sprawia Ci trudności, skontaktuj się z nami. Pomożemy ułożyć je tak, by system wreszcie pracował dla Ciebie.