Zbliżające się zmiany w przepisach i koniec okresów promocyjnych wywołują coraz więcej pytań o zasady licencjonowania i rozliczania pakietów KSeF w systemach Comarch. Użytkownicy zastanawiają się, gdzie dokonać zakupu, jak liczone są operacje oraz co dzieje się po wyczerpaniu limitu.
Zebraliśmy najczęstsze wątpliwości w formie krótkiego, konkretnego Q&A. Poznaj zasady gry, by uniknąć niespodzianek przy wysyłce i odbiorze e-faktur.
1. Gdzie kupić pakiet KSeF?
Pakiet Comarch KSeF (a dokładniej pakiet OCR&KSeF) co do zasady kupuje się w sklepie internetowym Comarch, przez konto klienta – tam wybierasz pakiet dokumentów i podpinasz go pod numer licencji/firmę.
2. Zmiana wielkości pakietu (większy/mniejszy)
Pakiety KSeF są rozliczane jako subskrypcja miesięczna z limitem dokumentów liczonym rocznie, przy czym przy zmianie na wyższy pakiet limit dokumentów się odnawia – praktycznie dostajesz od razu nowy, większy roczny limit.
Zmiana na większy pakiet jest możliwa w trakcie trwania umowy (zamówienie wyższego pakietu w sklepie Comarch), natomiast przejście na mniejszy pakiet zwykle robi się od kolejnego okresu rozliczeniowego – to trzeba potwierdzić z handlowcem, bo Comarch wiąże to z warunkami cennika KSeF.
3. Co przy wykorzystaniu limitu dokumentów?
Limit w Comarch KSeF obejmuje wszystkie operacje wymiany e-faktur: wysyłkę i odbiór – każda faktura (oraz korekta) pomniejsza limit.
Po wyczerpaniu limitu system najczęściej przestaje wykonywać kolejne operacje (będą komunikaty błędu/braku dostępnych kredytów), dopóki nie zostanie dokupiony nowy pakiet lub zwiększony obecny – to wynika z opisu rozliczania komunikacji z KSeF po zakończeniu darmowego okresu.
4. „Licznik” wykorzystania pakietu
Tak – Comarch przewiduje podgląd zużycia limitu w ramach pakietu KSeF, aby użytkownik mógł kontrolować liczbę wykorzystanych operacji (wysyłek/odbiorów).
Najczęściej jest to dostępne albo z poziomu konfiguracji integracji KSeF, albo poprzez konto w sklepie Comarch / panel usług Comarch, gdzie widać bieżące zużycie kredytów powiązanych z daną licencją.
5. Czy jedna faktura liczy się podwójnie (wysłanie + pobranie)?
W modelu Comarch KSeF każda operacja jest liczona osobno – wysyłka faktury sprzedaży to jedna operacja, pobranie tej faktury z KSeF (np. przez biuro rachunkowe, drugi podmiot, albo przy imporcie) to kolejna operacja.
To oznacza, że w Optima komunikacja do zakładki „KSeF -> Faktury z KSeF / Sprzedaż” traktowana jest jako odrębne pobranie i również pomniejsza limit, więc system rozlicza wysyłkę i pobranie osobno – nie ma dodatkowej konfiguracji „anty-podwójnej”, trzeba po prostu świadomie zaplanować, kto i jak często pobiera dokumenty z KSeF.
Zaplanuj zużycie limitów
Zarządzanie pakietami KSeF wymaga odpowiedniego planowania, szczególnie w firmach generujących duże wolumeny faktur lub współpracujących ściśle z biurem rachunkowym (gdzie pobrania i wysyłki potrafią błyskawicznie “zjadać” limity).
Jeśli chcesz uniknąć przestojów w pracy z powodu wyczerpanych kredytów lub zastanawiasz się, jak optymalnie ułożyć procesy komunikacji z KSeF, chętnie pomożemy. Doradzimy w doborze i zakupie odpowiedniego pakietu Comarch KSeF, a także wesprzemy Twój zespół w optymalizacji pobierania dokumentów.