W Comarch ERP Optima konto przeciwstawne może pojawiać się na zapisach kasowych i bankowych z kilku miejsc. Dlatego jeśli użytkownik widzi nieaktywne konto w module Kasa/Bank, nie zawsze wystarczy poprawiać sam zapis. Często źródło podpowiedzi znajduje się na karcie kontrahenta.
Najważniejsze jest rozróżnienie dwóch sytuacji: czy chcemy poprawić już istniejący zapis, czy chcemy usunąć źródło automatycznego podpowiadania konta na przyszłość.
Jeżeli konto pojawia się na nowym zapisie
Jeżeli nieaktywne konto przeciwstawne podpowiada się przy dodawaniu nowych zapisów bankowych lub kasowych, w pierwszej kolejności trzeba sprawdzić kartę kontrahenta.
Konto przeciwstawne może być przenoszone z danych kontrahenta, z zakładki księgowej. Jeżeli zostanie tam usunięte albo zmienione na poprawne, nie powinno już automatycznie pojawiać się w module Kasa/Bank przy kolejnych zapisach.
To szczególnie częste w bazach, w których plan kont był zmieniany, konta zostały oznaczone jako nieaktywne, ale w kartotekach kontrahentów nadal pozostały stare ustawienia księgowe.
Jeżeli trzeba poprawić konkretny zapis kasowy lub bankowy
Jeżeli problem dotyczy już istniejącego zapisu, trzeba wejść bezpośrednio w zapis kasowy lub bankowy.
Ścieżka:
Kasa/Bank -> Zapisy kasowe/bankowe
Następnie należy otworzyć konkretny zapis i wyczyścić albo zmienić pole Konto przeciwstawne.
<screen>
Taka zmiana dotyczy konkretnego dokumentu. Nie rozwiązuje jednak problemu na przyszłość, jeśli nieaktywne konto nadal jest zapisane na karcie kontrahenta lub w innej konfiguracji podpowiedzi.
Co jeśli pole “Konto przeciwstawne” jest zablokowane?
Jeżeli pole jest niedostępne do edycji, zapis może być już zaksięgowany, zatwierdzony albo objęty ograniczeniami wynikającymi z uprawnień operatora. W takiej sytuacji trzeba sprawdzić status zapisu.
Najczęściej konieczne jest cofnięcie księgowania albo wykonanie zmiany przez operatora z odpowiednimi uprawnieniami. Warto uważać, żeby nie zmieniać zaksięgowanych zapisów bez kontroli księgowej, bo może to wpłynąć na zgodność zapisów z księgą.
Dlaczego konto nadal się podpowiada mimo zmiany na zapisie?
Zmiana konta na jednym zapisie poprawia tylko ten konkretny przypadek. Jeśli konto nadal podpowiada się przy nowych zapisach, trzeba wrócić do źródła danych, czyli najczęściej do karty kontrahenta i zakładki księgowej.
W praktyce dobrym sposobem jest sprawdzenie:
– czy konto przeciwstawne jest wpisane na karcie kontrahenta,
– czy konto w planie kont jest aktywne,
– czy nie ma innych ustawień lub schematów, które podpowiadają stare konto,
– czy problem dotyczy jednego kontrahenta, czy wielu.
Perspektywa ELTE-S: popraw zapis, ale usuń też źródło podpowiedzi
Przy takich problemach najczęstszy błąd polega na poprawianiu pojedynczych zapisów bez sprawdzenia kartotek. Efekt jest taki, że użytkownik usuwa konto na jednym dokumencie, ale przy kolejnym zapisie system znowu podpowiada tę samą nieaktywną wartość.
Dlatego najlepiej działać w dwóch krokach: najpierw poprawić konkretny zapis w Kasa/Bank, jeśli jest taka potrzeba, a następnie sprawdzić kartę kontrahenta i usunąć nieaktywne konto z zakładki księgowej. Dopiero wtedy problem nie powinien wracać przy nowych zapisach.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.