Wielu klientów biur rachunkowych ma wydzielony moduł kadrowy w osobnej bazie Optimy — oddzielnej od bazy z księgowością. Jak sprawnie przeksięgować listę płac z jednej bazy do drugiej bez ręcznego przepisywania kwot? To zależy od tego, jak wygląda konkretny układ systemu.
Scenariusz 1: kadry i księgowość w tej samej bazie
Najprostszy przypadek. Schematy stowarzyszone na zakładce 2 listy płac automatycznie:
– Przeksięgowują ZUS pracownika i pracodawcy na właściwe konta
– Obsługują rozróżnienie KUP/ENKUP
– Przesuwają ZUS pracodawcy na miesiąc później (datę wypłaty)
– Generują przelewy do ZUS i Urzędu Skarbowego
Wszystko działa automatycznie po ustawieniu schematów — operator nie musi ręcznie wprowadzać kwot.
Scenariusz 2: osobna baza kadrowa, klient ma tylko księgowość
Jeśli system źródłowy (baza kadrowa) jest oddzielny od bazy księgowej, najefektywniejsze podejście to: eksport gotowego dekretu księgowego z bazy kadrowej i import tego dekretu do bazy księgowej. Nie przenosimy całej listy płac — przenosimy gotowe zapisy księgowe.
Jeśli baza kadrowa jest inna niż Optima, możemy przygotować importer dostosowany do formatu eksportu tego systemu.
Scenariusz 3: praca rozproszona — kadry w oddziałach
Przy firmach z wieloma oddziałami, gdzie kadry są prowadzone lokalnie a konsolidacja odbywa się centralnie, stosuje się import przez narzędzie ELTE-S. Każdy oddział eksportuje swoje dane płacowe, centrala importuje je do wspólnej bazy księgowej.
Perspektywa ELTE-S
Kluczowym warunkiem sprawnego działania schematów płacowych jest ustalenie standardu nazewnictwa składników płacowych z działem kadrowym. Jeśli nowy benefit (np. karta sportowa) zostanie dodany pod inną nazwą niż przewidywał schemat, system nie wpisze go automatycznie. Warto wcześniej uzgodnić, że nowe składniki będą przestrzegać określonej konwencji nazewniczej.
Jeśli prowadzisz biuro z klientami mającymi wydzielone bazy kadrowe, możemy skonfigurować odpowiedni przepływ danych. Porozmawiajmy o usprawnieniach.
—
> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >