W Comarch ERP Optima faktury sprzedaży widoczne na liście KSeF mogą otrzymywać kwalifikację “Do archiwum”. Dla wielu użytkowników jest to zaskoczenie, szczególnie jeśli wcześniej dokumenty pojawiały się jako “Niezakwalifikowane” i były ręcznie przenoszone do rejestru VAT.
Warto jednak rozdzielić dwie sytuacje: faktury sprzedaży wystawiane w Optimie oraz faktury pobierane z KSeF jako dokumenty do dalszego ujęcia w księgowości.
Dlaczego faktura sprzedaży trafia do “Do archiwum”?
Jeżeli faktura sprzedaży została wystawiona w Optimie, to dokument źródłowy już istnieje w systemie, najczęściej w module Handel. Taka faktura po wysyłce do KSeF jest widoczna również na liście dokumentów KSeF, ale nie oznacza to, że trzeba ją ponownie przenosić do rejestru VAT.
Kwalifikacja “Do archiwum” jest w takim przypadku sygnałem, że dokument z KSeF nie powinien uruchamiać drugiego obiegu księgowego. Innymi słowy: faktura jest już w systemie i powinna być księgowana z miejsca, w którym została wystawiona.
Własnej sprzedaży z Optimy nie przenoś ponownie z KSeF do rejestru VAT
Jeżeli faktury sprzedaży są wystawiane w Optimie, powinny być przenoszone do rejestru VAT z modułu Handel, a nie ponownie z zakładki KSeF.
Przenoszenie własnej sprzedaży z KSeF do rejestru VAT może doprowadzić do zdublowania dokumentów albo płatności. System może potraktować fakturę pobraną z KSeF jako kolejny dokument, mimo że jej odpowiednik już istnieje w Handlu.
Skąd wzięła się wcześniejsza kwalifikacja “Niezakwalifikowane”?
Jeżeli wcześniej dokumenty miały status “Niezakwalifikowane”, mogło to wynikać z innego mechanizmu kwalifikacji, wcześniejszej wersji programu, ustawień procesu lub sposobu pracy na liście faktur z KSeF. Nie oznacza to automatycznie, że obecna kwalifikacja “Do archiwum” jest błędem.
W praktyce najważniejsze pytanie brzmi: skąd dana faktura ma trafić do księgowości?
Jeżeli została wystawiona w Optimie, właściwą ścieżką jest Handel -> Rejestr VAT / księgowanie zgodnie z przyjętym procesem. Jeżeli jest to dokument zewnętrzny, którego nie ma w systemie, wtedy kwalifikacja do dalszego przeniesienia ma sens.
Kiedy zmiana kwalifikacji może mieć sens?
Ręczne przywracanie dokumentu z “Do archiwum” do “Niezakwalifikowane” może być zasadne tylko wtedy, gdy firma świadomie chce obsłużyć dany dokument z poziomu KSeF i ma pewność, że nie istnieje on już w innym miejscu w Optimie.
Przed zmianą kwalifikacji warto sprawdzić, czy faktura nie jest już w module Handel, czy nie została zaksięgowana i czy nie wygenerowała płatności w preliminarzu. Bez tej kontroli łatwo zrobić duplikat.
Co sprawdzić w pierwszej kolejności?
Przy takim zgłoszeniu sprawdziłbym:
– czy faktury sprzedaży są wystawiane bezpośrednio w Optimie,
– czy są widoczne w module Handel,
– czy proces księgowania sprzedaży odbywa się z Handlu,
– czy po przeniesieniu z KSeF nie powstają duplikaty w rejestrze VAT,
– czy w preliminarzu nie pojawiają się zdublowane płatności,
– czy zmiana kwalifikacji jest rzeczywiście potrzebna.
Perspektywa ELTE-S: “Do archiwum” może chronić przed duplikatami
W przypadku własnych faktur sprzedaży wystawianych w Optimie kwalifikacja “Do archiwum” może być bardziej zabezpieczeniem niż problemem. Chroni przed sytuacją, w której ta sama faktura przechodzi przez system dwa razy: raz jako dokument handlowy, a drugi raz jako dokument pobrany z KSeF.
Dlatego zamiast szukać błędu wyłącznie w ustawieniach, warto przejrzeć cały obieg: wystawienie faktury w Handlu, wysyłkę do KSeF, księgowanie do rejestru VAT i generowanie płatności. Dopiero wtedy można ocenić, czy kwalifikacja faktycznie wymaga zmiany, czy po prostu system zapobiega dublowaniu danych.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.