Zerowa faktura korygująca w Comarch ERP Optima może na pierwszy rzut oka wyglądać nietypowo, bo dokument nie zmienia wartości rozrachunku ani wyniku finansowego. Nie oznacza to jednak, że trzeba ją obsługiwać zupełnie inną ścieżką niż zwykłą korektę. Najczęściej księguje się ją tak samo jak pozostałe faktury korygujące, ale trzeba sprawdzić, czy schemat księgowy dopuszcza dokumenty o wartości 0,00.
Najpierw sprawdź sens wystawienia korekty zerowej
Warto zacząć od pytania, po co taka korekta została wystawiona. Czasem korekta zerowa ma znaczenie techniczne, porządkujące albo opisowe, np. koryguje dane, ale nie kwoty. Wtedy jej zaksięgowanie może mieć inny cel niż standardowe ujęcie wartości w kosztach, przychodach lub VAT.
Jeżeli dokument ma tylko zostawić ślad w obiegu, trzeba upewnić się, że przyjęty sposób księgowania jest zgodny z polityką księgową firmy. Jeżeli ma wpływać na ewidencję, należy sprawdzić, jakie zapisy powinny powstać mimo wartości zerowej.
Księgowanie jak zwykłej korekty, ale z kontrolą schematu
Co do zasady zerową fakturę korygującą można księgować tak samo jak pozostałe faktury korygujące. Problem pojawia się wtedy, gdy schemat księgowy zawiera warunki, które wymagają dodatniej albo ujemnej wartości dokumentu. W takim przypadku dokument z kwotą 0,00 może nie podpowiadać się do księgowania albo zostać pominięty przez automat.
Najczęściej trzeba sprawdzić, czy schemat nie filtruje dokumentów po wartości netto, VAT, brutto albo po rodzaju korekty. Jeśli taki warunek istnieje, schemat może wymagać dopisania obsługi korekt zerowych.
Definicja dokumentu i rodzaj księgowania
Drugim miejscem do sprawdzenia jest definicja dokumentu oraz ustawiony rodzaj księgowania. Jeżeli dokument nie zachowuje się jak standardowa korekta, może nie trafiać do tego samego procesu księgowania co pozostałe dokumenty.
W praktyce warto porównać zerową korektę z inną, prawidłowo zaksięgowaną korektą tego samego typu. Różnice w definicji, statusie, rejestrze albo ustawieniach dokumentu często szybko pokazują, dlaczego automat nie działa.
Gdy dokument nie podpowiada się do księgowania
Jeśli zerowa faktura korygująca nie pojawia się automatycznie do księgowania, nie oznacza to od razu błędu programu. Często system działa zgodnie z konfiguracją, a blokadą jest sam schemat księgowy. Można wtedy wskazać dokument ręcznie przy księgowaniu albo poprawić schemat tak, aby obsługiwał również przypadki zerowe.
Przy częstych korektach zerowych warto rozważyć osobny warunek albo osobny wariant schematu. Dzięki temu nie trzeba za każdym razem ręcznie analizować, dlaczego dokument nie został ujęty.
Kiedy poprawiać schemat księgowy?
Schemat warto poprawiać wtedy, gdy korekty zerowe pojawiają się cyklicznie i mają być obsługiwane w powtarzalny sposób. Jeżeli to jednorazowy przypadek, czasem wystarczy ręczne zaksięgowanie lub świadome pominięcie, ale tylko po weryfikacji z księgowością.
Najważniejsze jest to, żeby nie zmieniać schematu “na ślepo”. Warunki w schematach księgowych często obsługują wiele dokumentów, więc drobna zmiana może wpłynąć na standardowe faktury, korekty dodatnie, korekty ujemne albo dokumenty z innych rejestrów.
Perspektywa ELTE-S: problem zwykle leży w schemacie, nie w korekcie
Przy zerowych fakturach korygujących w Optimie najczęściej nie chodzi o to, że dokumentu nie da się zaksięgować. Chodzi raczej o to, że istniejący schemat księgowy nie przewidział przypadku dokumentu o wartości 0,00. Dlatego najlepsza diagnostyka to porównanie dokumentu z normalną korektą, sprawdzenie definicji dokumentu i przejrzenie warunków w schemacie księgowym.
Dopiero po takim sprawdzeniu można zdecydować, czy dokument księgować tak jak zwykłą korektę, wskazać go ręcznie, czy dopisać osobny warunek dla korekt zerowych.
Jeśli podobne wyjątki pojawiają się częściej, warto uporządkować schematy księgowe tak, żeby obsługiwały nie tylko standardowe faktury, ale też nietypowe przypadki bez ręcznych obejść.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.