Import pliku JPK do rejestru VAT bywa najbardziej stresującym momentem miesiąca, a jeśli program odrzuci część pozycji z komunikatem o błędnym NIP, cała deklaracja przestaje się zgadzać z tym, co faktycznie wystawiłeś.
Optima podczas importu JPK sprawdza NIP kontrahenta pod kątem formatu i zgodności z kartoteką w bazie. Jeśli w pliku pojawi się dodatkowa spacja, prefiks kraju (np. “PL”) w miejscu, gdzie program go nie oczekuje, albo znak “-” w nietypowym miejscu, import odrzuci taką pozycję zamiast ją zaimportować z błędnymi danymi. To samo dotyczy sytuacji, gdy kontrahenta w ogóle nie ma jeszcze w kartotekach — wtedy trzeba go najpierw założyć, najlepiej z danymi zweryfikowanymi w wyszukiwarce GUS, żeby NIP, nazwa i adres się zgadzały.
Pierwszym krokiem jest zawsze przejrzenie logu importu JPK — to tam widać dokładnie, które pozycje zostały odrzucone i jaki NIP je zablokował. Dopiero mając tę listę, warto poprawiać dane w pliku źródłowym lub w kartotekach kontrahentów.
<screen>
Jeśli część faktur z tego samego pliku zdążyła się już zaimportować, nie dokładaj brakujących pozycji ręcznie do rejestru — usuń cały wynik poprzedniego importu i uruchom go od nowa po poprawkach. W przeciwnym razie część dokumentów zdubluje się w rejestrze, a kwota deklaracji i tak nie będzie się zgadzać.
Perspektywa ELTE-S
Zanim poprawisz cokolwiek w pliku produkcyjnym, zrób kopię bazy — powtarzany import po błędach to jedna z tych operacji, które łatwo pogłębić, jeśli coś pójdzie nie tak przy usuwaniu częściowo zaimportowanych rekordów. Warto też wprowadzić nawyk sprawdzania logu importu JPK po każdym większym wgraniu pliku, zanim jeszcze ktokolwiek zacznie się martwić o zgodność deklaracji z rejestrem — łatwiej złapać błędny NIP od razu niż tłumaczyć rozbieżność w US kilka miesięcy później.
Jeśli błędy przy imporcie JPK pojawiają się częściej niż raz na jakiś czas, warto sprawdzić, skąd biorą się te niezgodne NIP-y u źródła — może to być kwestia systemu, z którego eksportowane są faktury przed importem do Optimy. Odezwij się, pomożemy to ustawić raz na dobre.