Praca z Saldeo i Comarch ERP Optima w biurze rachunkowym zwykle oznacza obsługę wielu firm, wielu baz i wielu dokumentów o podobnych numerach. Dlatego problem, w którym po próbie podglądu faktury pojawia się lista dokumentów z różnych podmiotów, nie zawsze wynika z błędnej konfiguracji. Często jest konsekwencją samego mechanizmu wyszukiwania dokumentów w Saldeo.
Najpierw doprecyzuj, czy chodzi o import czy podgląd
Jeżeli dokumenty z Saldeo importują się do niewłaściwej bazy Optimy, to jest to problem konfiguracji integracji, uprawnień albo mapowania firm. Jeżeli natomiast chodzi o podgląd dokumentu wywoływany skrótem klawiaturowym, mówimy o innym mechanizmie.
W tym drugim przypadku Saldeo nie analizuje całego kontekstu pracy w Optimie. Mechanizm nie wie automatycznie, w której bazie firmy pracuje użytkownik i jakiego klienta aktualnie obsługuje.
Jak działa wyszukiwanie skrótem w Saldeo
Po użyciu skrótu CTRL+ALT+W albo CTRL+SHIFT+W Saldeo otrzymuje zawartość aktualnie podświetlonego pola. Może to być numer faktury zaznaczony w Optimie, ale równie dobrze tekst z Excela, Outlooka, Inserta albo zwykłego notatnika. Z perspektywy Saldeo jest to po prostu fragment tekstu wysłany do wyszukania.
To ważne, bo wraz z numerem faktury nie jest przesyłany NIP firmy, identyfikator bazy Optimy ani informacja o tym, na jakim podmiocie pracuje użytkownik. System nie ma więc pewnego kontekstu, który pozwoliłby od razu zawęzić wynik do jednej firmy.
Dlaczego pojawia się lista faktur z różnych firm
Jeżeli w Saldeo istnieje kilka dokumentów o takim samym albo bardzo podobnym numerze, system pokazuje listę pasujących wyników. Przykład jest prosty: numer 1/2026 może występować u kilku klientów biura rachunkowego. Bez dodatkowego kontekstu Saldeo nie wie, który dokument użytkownik miał na myśli, więc pyta o wybór podmiotu lub pokazuje kilka możliwości.
To nie jest klasyczny błąd Optimy i zwykle nie da się tego naprawić jednym parametrem. Wynika to z tego, że wyszukiwarka działa po zaznaczonym tekście, a nie po pełnym kontekście firmy.
Czy da się to całkowicie wyłączyć?
W opisanym mechanizmie najczęściej nie da się całkowicie wyeliminować listy wyników z różnych firm, jeśli numery dokumentów powtarzają się między klientami. Można natomiast ograniczyć skalę problemu przez bardziej jednoznaczne dane, lepsze nazewnictwo, dopisywanie dodatkowych identyfikatorów tam, gdzie proces na to pozwala, oraz jasną procedurę pracy z podglądem dokumentów.
Jeżeli problem dotyczy importu do błędnej bazy, wtedy trzeba analizować konfigurację integracji. Jeżeli dotyczy tylko podglądu po skrócie, ograniczeniem jest sam sposób działania wyszukiwania.
Perspektywa ELTE-S: rozdziel problem techniczny od oczekiwania użytkownika
W takich przypadkach najważniejsze jest nazwanie właściwego źródła problemu. Użytkownik oczekuje, że Saldeo rozpozna firmę na podstawie tego, że pracuje w danej bazie Optimy, ale skrót klawiaturowy przekazuje tylko zaznaczony tekst. Dlatego przy powtarzalnych numerach faktur lista wyników z różnych firm jest naturalnym efektem działania mechanizmu, a nie ustawieniem, które można po prostu odkliknąć.
Jeśli w biurze rachunkowym takie sytuacje pojawiają się często, warto uporządkować sposób wyszukiwania, opisywania dokumentów i pracy z podglądem, żeby operatorzy wiedzieli, kiedy system wymaga ręcznego wyboru podmiotu i dlaczego nie zawsze da się tego uniknąć.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.