Korekta kursu waluty na fakturze zaliczkowej potrafi wyglądać myląco. W Comarch ERP Optima użytkownik widzi korektę, przyczynę, tabelę VAT i różnice po przeliczeniu na PLN. Po stronie KSeF ten sam dokument może jednak nie pokazywać prostego zestawienia „kurs przed korektą – kurs po korekcie”. To nie musi oznaczać, że korekta została wysłana błędnie. Zgodnie z odpowiedzią specjalisty najważniejszy jest XML, bo to on pokazuje, co faktycznie zostało przekazane do KSeF.
Optima pokazuje korektę czytelniej niż podgląd KSeF
Przy korekcie kursu faktury zaliczkowej Optima może pokazywać zmianę w sposób bardziej zrozumiały dla księgowego. Sama korekta kursu nie musi zmieniać wartości w walucie obcej. Zmienia przede wszystkim wartości przeliczone na PLN, czyli podstawę opodatkowania, VAT i należność wynikającą z zastosowania właściwego kursu. Dlatego w Optimie tabela VAT może pokazywać różnicę między wartościami przed korektą i po korekcie, a wizualizacja w KSeF może wyglądać dużo mniej opisowo.
KSeF nie jest historią zmian kursu
Wizualizacja KSeF nie działa jak raport porównawczy, który pokazuje użytkownikowi: „było 4,10, jest 4,25”. KSeF prezentuje dokument zgodnie ze strukturą e-faktury. Przy korekcie faktury zaliczkowej wartości podstawy opodatkowania, podatku i należności mogą być pokazane jako różnica względem dokumentu pierwotnego, a nie jako pełna historia zmian kursów. Dlatego brak czytelnego opisu korekty kursu na podglądzie KSeF sam w sobie nie przesądza o błędzie wysyłki.
Co powinno być widoczne w XML
Specjalista wskazał, że w strukturze FA(3) dla takiej korekty trzeba sprawdzić przede wszystkim elementy techniczne dokumentu. Chodzi o RodzajFaktury = KOR_ZAL, DaneFaKorygowanej, numer KSeF faktury pierwotnej, P_15ZK jako kwotę zapłaty przed korektą, KursWalutyZK jako kurs stosowany przed korektą oraz wartości różnicowe w PLN. PrzyczynaKorekty również może wystąpić, ale to pole jest fakultatywne, więc sam brak bardzo opisowej przyczyny w podglądzie nie musi jeszcze oznaczać błędu.
<screen>
Najpierw XML, dopiero potem kolejna korekta
Jeżeli użytkownik próbuje wystawić kolejną korektę wartości i wyzerować fakturę zaliczkową, trzeba uważać na kolejność dokumentów. Optima może pracować na aktualnym stanie dokumentu po pierwszej korekcie, a nie na stanie sprzed tej korekty. To oznacza, że program nie zawsze pozwoli wrócić do kursu pierwotnego w sposób, którego użytkownik oczekuje. W praktyce najpierw trzeba sprawdzić XML pierwszej korekty, powiązanie z fakturą pierwotną i wartości po korekcie. Dopiero po tej kontroli można zdecydować, czy kolejna korekta ma sens i jak ją wystawić, żeby nie pogłębić problemu.
<screen>
Kiedy problem zgłaszać do Comarch
Jeżeli XML zawiera poprawne dane, faktura korygująca jest powiązana z właściwą fakturą zaliczkową, a wartości różnicowe w PLN są zgodne, problem może dotyczyć tylko sposobu prezentacji dokumentu w KSeF. Jeżeli jednak w XML brakuje kursu, powiązania z dokumentem pierwotnym albo wartości są inne niż w Optimie, wtedy temat trzeba zgłosić serwisowo do Comarch. Do zgłoszenia najlepiej dołączyć fakturę pierwotną, korektę, XML oraz opis różnicy między tym, co pokazuje Optima, a tym, co widać w KSeF.
Perspektywa ELTE-S: nie zeruj dokumentu bez kontroli XML
Przy korektach kursu na fakturach zaliczkowych najgorsze, co można zrobić, to wystawiać kolejne korekty metodą prób i błędów. Jeżeli jedna korekta już poszła do KSeF, kolejna może opierać się na zmienionym stanie dokumentu. Bez sprawdzenia XML łatwo doprowadzić do sytuacji, w której dokumenty są formalnie powiązane, ale użytkownik nie ma pewności, co faktycznie zostało przekazane do KSeF. Najpierw kontrola XML i powiązań, potem decyzja o dalszej korekcie.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.