Wystawianie faktur na jednostki samorządu terytorialnego w Comarch ERP Optima potrafi sprawić problem, szczególnie wtedy, gdy dokument dotyczy jednostki podrzędnej, która nie jest vatowcem albo nie da się jej pobrać z GUS. Użytkownik wpisuje dane ręcznie, wystawia fakturę tak jak zawsze, a mimo to dokument nie pojawia się jako faktura wystawiona na JST.
Najczęściej problem nie leży w samym pobieraniu danych z GUS, tylko w tym, jak ustawiono relację między nadrzędną JST a jednostką podrzędną na karcie kontrahenta i jak te dane są przekazywane do KSeF.
Kto powinien być nabywcą na fakturze dla JST?
Po centralizacji VAT głównym nabywcą na fakturze nie powinna być jednostka podrzędna, tylko nadrzędna jednostka samorządu terytorialnego, np. gmina, powiat albo inna jednostka nadrzędna rozliczająca VAT. Jednostka podrzędna powinna występować jako odbiorca.
To rozróżnienie jest kluczowe. Jeśli jednostka podrzędna zostanie wpisana jako główny nabywca, Optima może nie potraktować dokumentu jako faktury wystawionej na JST. Prawidłowy układ powinien odzwierciedlać relację: JST nadrzędna jako nabywca, jednostka podrzędna jako odbiorca.
Jak ustawić jednostkę podrzędną w Optimie?
Na karcie jednostki podrzędnej w Comarch ERP Optima trzeba wejść w zakładkę Ogólne i ustawić typ powiązania jako Jednostka Samorządu Terytorialnego. Następnie w polu Jednostka podlega pod należy wskazać nadrzędną JST, czyli właściwą gminę, powiat albo inną jednostkę nadrzędną.
<screen>
Dane jednostki podrzędnej można wpisać ręcznie. Brak możliwości pobrania danych z GUS nie jest tutaj problemem samym w sobie. Ważniejsze jest poprawne wskazanie relacji z nadrzędną JST oraz uzupełnienie identyfikatorów potrzebnych do KSeF.
Co z NIP-em i IDWew KSeF?
Jeżeli jednostka podrzędna ma NIP, należy go wpisać na jej karcie, nawet jeśli sama jednostka nie jest vatowcem. Sam fakt, że jednostka nie jest podatnikiem VAT, nie oznacza automatycznie, że nie może mieć danych identyfikacyjnych potrzebnych do poprawnego opisania odbiorcy.
Jeżeli jednostka podrzędna nie ma NIP-u, potrzebny będzie identyfikator IDWew KSeF. Taki identyfikator powinien zostać uzyskany od nadrzędnej JST. Bez niego prawidłowe przekazanie danych jednostki podrzędnej do KSeF może być problematyczne.
Co powinno stać się po wybraniu jednostki podrzędnej na fakturze?
Po poprawnym ustawieniu relacji i wybraniu jednostki podrzędnej na fakturze Optima powinna automatycznie ustawić nadrzędną JST jako nabywcę, a jednostkę podrzędną jako odbiorcę. Dodatkowo na zakładce KSeF dokumentu jednostka powinna pojawić się w dodatkowych danych z rolą JST – odbiorca.
<screen>
Jeżeli faktura nadal nie jest rozpoznawana jako wystawiona na JST, trzeba sprawdzić, czy karta kontrahenta i ustawienia KSeF są zgodne z tym scenariuszem. Szczególnie ważne są parametry dotyczące wysyłki danych odbiorcy.
Co jeszcze sprawdzić, gdy faktura nie pojawia się jako JST?
W pierwszej kolejności warto sprawdzić kartę kontrahenta i upewnić się, że nie jest zaznaczony parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. Taki parametr może blokować wysyłkę dokumentu niezależnie od tego, czy dane nabywcy i odbiorcy są poprawne.
Drugim miejscem jest konfiguracja KSeF. Trzeba zweryfikować, czy włączono wysyłanie danych odbiorcy. Jeśli te dane nie są wysyłane, faktura może nie odzwierciedlać prawidłowo relacji między JST nadrzędną a jednostką podrzędną.
<screen>
Warto też sprawdzić wersję Comarch ERP Optima. Przy starszych wersjach obsługa JST i danych KSeF może działać inaczej albo zawierać błędy poprawione w kolejnych aktualizacjach. Bezpiecznym minimum jest wersja 2026.4, ale najlepiej pracować na najnowszej dostępnej wersji programu.
Perspektywa ELTE-S
Przy fakturach dla JST najważniejsze jest nie samo to, czy jednostka podrzędna pobiera się z GUS, tylko czy w Optimie poprawnie opisano relację nabywca – odbiorca. W praktyce głównym nabywcą powinna być nadrzędna JST, a jednostka podrzędna powinna być przypisana jako odbiorca z właściwymi danymi do KSeF.
Jeżeli firma albo biuro rachunkowe obsługuje większą liczbę jednostek podległych, warto uporządkować kartoteki kontrahentów, identyfikatory IDWew, NIP-y oraz ustawienia wysyłki danych odbiorcy. Dzięki temu faktury do KSeF będą wystawiane powtarzalnie, bez ręcznego poprawiania każdej pozycji.
Jeśli faktury na JST w Optimie nie trafiają do KSeF tak, jak powinny, warto najpierw uporządkować kartoteki i konfigurację, zamiast szukać obejść na pojedynczym dokumencie.
Zgłoś się, pomożemy sprawdzić i ustawić ten proces w Comarch ERP Optima.