Przy zakładaniu nowej bazy Comarch ERP Optima często pojawia się pytanie, czy trzeba ręcznie przepisywać pracowników, czy da się przenieść ich z poprzedniej bazy. Dobra wiadomość jest taka, że Optima ma do tego gotowy mechanizm. Trzeba jednak uważać, bo import pracowników nie zawsze oznacza wyłącznie proste przeniesienie kartotek osobowych.
W module Płace i Kadry można skorzystać z funkcji Przenoszenie danych. Pozwala ona wyeksportować dane ze starej bazy i zaimportować je w nowej bazie z pliku XML. To wygodna ścieżka, ale przed jej użyciem warto dobrze zaplanować zakres importu i wykonać kopię bezpieczeństwa.
Gdzie w Optimie znajduje się przenoszenie danych pracowników?
Funkcja przenoszenia danych dostępna jest z poziomu listy pracowników. W Comarch ERP Optima należy przejść do Płace i Kadry, następnie Kadry, a na górnym pasku wybrać Przenoszenie danych. Z tego miejsca można zarówno eksportować dane ze starej bazy, jak i importować je do nowej.
<screen>
W praktyce proces wygląda następująco: w starej bazie wykonuje się eksport danych do pliku XML, a następnie w nowej bazie uruchamia się import tego pliku. Przed importem konieczna jest kopia bezpieczeństwa, ponieważ operacja może wprowadzić do bazy nie tylko pracowników, ale też powiązane elementy kadrowe.
Jakie dane można wyeksportować z bazy Optimy?
Przy eksporcie dostępne są dwa podstawowe warianty. Pierwszy obejmuje tylko dane kadrowe. Drugi obejmuje dane kadrowe i płacowe. Wybór zakresu zależy od tego, po co tworzona jest nowa baza i jak dużo historii ma zostać przeniesione.
Jeżeli nowa baza ma służyć tylko do dalszej obsługi kadrowej, czasem wystarczy import danych kadrowych. Jeżeli jednak potrzebne są również informacje płacowe, historia wypłat albo elementy potrzebne do dalszych naliczeń, trzeba rozważyć szerszy eksport danych kadrowych i płacowych.
Na co uważać przy imporcie pracowników do nowej bazy?
Najważniejsze ryzyko dotyczy duplikatów. Podczas przenoszenia danych mogą zostać zaimportowane także powiązane elementy kadrowe, takie jak kalendarze, typy wypłat czy stanowiska. Jeśli podobne elementy istnieją już w nowej bazie, mogą się zdublować i później utrudniać codzienną pracę.
Dlatego przed importem warto sprawdzić, co już znajduje się w nowej bazie i czy słowniki są puste, częściowo uzupełnione, czy skonfigurowane od nowa. Import do świeżej bazy zwykle jest prostszy niż import do bazy, w której ktoś zdążył już dodać własne kalendarze, składniki wynagrodzeń albo stanowiska.
<screen>
Czy przed importem trzeba zrobić kopię bezpieczeństwa?
Tak, kopia bezpieczeństwa przed importem jest obowiązkowa. Import danych kadrowych i płacowych może zmienić strukturę danych w nowej bazie, dodać pracowników, słowniki i elementy konfiguracyjne. Jeśli wynik importu będzie niezgodny z oczekiwaniem, kopia bezpieczeństwa pozwoli wrócić do stanu sprzed operacji.
Warto też najpierw przetestować import na kopii albo bazie testowej. Dzięki temu można zobaczyć, jakie dane faktycznie zostaną przeniesione, czy pojawią się duplikaty i czy kartoteki pracowników są kompletne.
Kiedy lepiej nie robić importu „na szybko”?
Importu nie warto wykonywać pochopnie, jeśli nowa baza jest już skonfigurowana i używana, a użytkownik nie wie, jakie dane dodatkowe znajdują się w pliku XML. Szczególną ostrożność trzeba zachować przy przenoszeniu danych płacowych, bo mogą one wpływać na dalsze naliczanie wynagrodzeń, podstaw chorobowych, urlopów czy raportów kadrowo-płacowych.
Jeśli celem jest przejęcie większej liczby pracowników albo migracja danych między środowiskami, warto wcześniej ustalić zakres przenoszenia, przygotować mapę danych i wykonać kontrolny import na kopii bazy.
Perspektywa ELTE-S
Import pracowników między bazami Optimy jest możliwy, ale nie powinien być traktowany jak zwykłe kopiuj-wklej. Razem z kartotekami mogą przejść elementy konfiguracji kadrowej, które później wpływają na naliczenia, kalendarze i raporty. Największy problem pojawia się wtedy, gdy po imporcie w bazie zostają zdublowane typy wypłat, stanowiska albo kalendarze.
Dlatego przy takim przenoszeniu najważniejsze jest przygotowanie: kopia bezpieczeństwa, wybór zakresu eksportu, kontrola słowników i test importu. Dopiero po takim sprawdzeniu warto wykonywać operację na docelowej bazie.
Jeśli chcesz przenieść pracowników z jednej bazy Optimy do drugiej, warto najpierw sprawdzić zakres danych i ryzyko duplikatów, żeby nie porządkować nowej bazy dopiero po imporcie.
Zgłoś się, pomożemy przygotować bezpieczny import pracowników i danych kadrowo-płacowych w Comarch ERP Optima.