Przy wprowadzaniu zaległych faktur do rejestru VAT w Comarch ERP Optima może pojawić się komunikat, że dokument dotyczy zatwierdzonej deklaracji, a administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian. Taka sytuacja utrudnia uzupełnienie dokumentów za wcześniejszy okres.
Najpierw rozdzielamy dwie sprawy: techniczną blokadę pracy z dokumentami oraz ocenę, czy uzupełnienie faktur wymaga korekty rozliczenia. Opisany komunikat kieruje nas do ustawień operatora.
Co oznacza blokada po zatwierdzeniu VAT-7?
W tym przypadku sprawdzamy prawo operatora do zmiany dokumentów po zatwierdzeniu deklaracji VAT-7 lub pliku JPK_V7. Ustawienie „Nie pozwalaj” blokuje takie zmiany. Wskazanym działaniem jest przełączenie go na „Ostrzegaj”.
Istotne jest to, na którym operatorze pracuje osoba wprowadzająca faktury. Zmianę wykonujemy dla tego operatora, a nie dla dowolnego użytkownika widocznego na liście. Wybranie innej osoby nie zmieni ustawienia konta, na którym pojawia się komunikat.
To rozwiązanie dotyczy dostępu do zmian w dokumentach. Nie jest odpowiedzią na pytanie o obowiązek ani sposób korygowania wysłanego rozliczenia. Nie należy więc traktować zmiany uprawnienia jako rozstrzygnięcia kwestii księgowych lub podatkowych.
Gdzie zmienić ustawienie operatora?
W konfiguracji programu przechodzimy do Użytkowe > Operatorzy i wybieramy operatora, na którym pracujemy podczas wprowadzania faktur. Jeśli nie mamy dostępu do tej konfiguracji, prosimy o wykonanie zmiany osobę, która może ją obsłużyć.
<screen>
Następnie otwieramy zakładkę Parametry i podzakładkę Księgowość. Odszukujemy parametr „Prawo do zmiany dokumentów po zatwierdzeniu deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7” i zmieniamy jego wartość z „Nie pozwalaj” na „Ostrzegaj”.
<screen>
Po tej zmianie wracamy do wprowadzania dokumentów i sprawdzamy działanie programu. Wybrana wartość oznacza ostrzeganie zamiast blokowania, dlatego sam komunikat ostrzegawczy nie powinien być utożsamiany z dotychczasowym zakazem wykonania operacji.
Przykładowo osoba prowadząca księgowość chce uzupełnić sierpniowy rejestr, ale pracuje na operatorze z ustawieniem „Nie pozwalaj”. Najpierw sprawdzamy jej operatora i zmieniamy wskazany parametr. Dopiero potem wracamy do pracy z fakturami. Nie zmieniamy ustawień pozostałych operatorów tylko dlatego, że znajdują się na tej samej liście.
Perspektywa ELTE-S
Przed zmianą warto ustalić, czy ma ona obowiązywać także w dalszej pracy tej osoby. Parametr jest prawem operatora, a nie jednorazową zgodą na dodanie konkretnej faktury. Dlatego zakres zmiany dobrze uzgodnić z osobą odpowiedzialną za organizację pracy w księgowości.
Warto też ustalić, jak użytkownik ma postępować po otrzymaniu ostrzeżenia. Zastąpienie blokady ostrzeganiem pozostawia sygnał, że dokument dotyczy zatwierdzonego rozliczenia – nie należy traktować go jako nieistotnego komunikatu.
Jeśli blokada utrudnia uzupełnienie rejestru VAT, możemy pomóc sprawdzić ustawienia właściwego operatora. Porozmawiajmy o usprawnieniach.