Wprowadzasz w Comarch ERP Optima fakturę do paragonu z formą płatności gotówka i chcesz uniknąć jej ujęcia w raporcie kasowym. Zanim zmienimy ustawienia, trzeba ustalić, jak dokument trafił do programu.
W tym przypadku istotne jest rozróżnienie między fakturą wpisaną bezpośrednio do rejestru VAT a fakturą wystawioną w module Handel i dopiero później przeniesioną do rejestru. Sam fakt, że dokument jest widoczny w rejestrze VAT, nie rozstrzyga, który sposób zastosowano.
Najpierw ustalamy sposób wprowadzenia faktury
Jeżeli pracujesz w obszarze księgowym, zacznij od sprawdzenia pochodzenia konkretnej faktury. Nie opieraj decyzji jedynie na tym, że dokument dotyczy paragonu i ma wskazaną płatność gotówką.
Opisane rozwiązanie dotyczy faktury wprowadzanej bezpośrednio do rejestru VAT. Dla takiego sposobu pracy wskazanym ustawieniem jest parametr automatycznej generacji kasy dla rejestrów VAT.
Jeśli natomiast faktura została wystawiona w module Handel, a następnie przeniesiona do rejestru VAT, nie należy automatycznie stosować tego samego rozwiązania. Ten obieg wymaga osobnego sprawdzenia – poniższe kroki nie są instrukcją dla dokumentów pochodzących z Handlu.
Jak zmienić ustawienie dla rejestrów VAT?
Po potwierdzeniu, że fakturę wprowadzono bezpośrednio do rejestru VAT, przejdź do konfiguracji firmy, do części Kasa/Bank. Odznacz parametr „automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT”.
<screen>
Kolejność działania jest następująca:
- Ustal, czy faktura została wpisana do rejestru VAT, czy pochodzi z modułu Handel.
- Dla dokumentu wprowadzanego bezpośrednio do rejestru zastosuj opisaną zmianę ustawienia.
- Po zmianie zweryfikuj zachowanie programu na dokumencie odpowiadającym temu sposobowi pracy.
Przykładowo osoba prowadząca księgowość wprowadza do rejestru VAT fakturę do paragonu wystawioną na Jana Kowalskiego, z płatnością gotówką. Najpierw potwierdza, że dokument nie został przeniesiony z Handlu. Dopiero wtedy zmienia wskazane ustawienie i sprawdza, czy przy takim wprowadzaniu dokumentu nie powstaje niechciany zapis kasowy.
Nie należy przy tym zakładać, że zmiana parametru uporządkuje zapisy, które już znalazły się w raporcie kasowym. Jeśli problem dotyczy istniejącego zapisu, jego stan i sposób powstania trzeba zweryfikować oddzielnie.
Perspektywa ELTE-S
Przed zmianą warto ustalić, czy inni użytkownicy tej firmy korzystają z automatycznego generowania zapisów kasowych przy wprowadzaniu dokumentów do rejestrów VAT. Zmieniamy ustawienie firmy, a nie indywidualną regułę dla Jana Kowalskiego lub pojedynczej faktury.
Dlatego rekomendujemy najpierw uzgodnić oczekiwany sposób obsługi pozostałych dokumentów gotówkowych. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której rozwiązanie jednego problemu zmienia przyjęty sposób pracy księgowości bez wiedzy pozostałych osób.
Jeśli chcesz sprawdzić, czy to ustawienie odpowiada obiegowi faktur do paragonów w Twojej firmie, możemy pomóc zweryfikować konfigurację. Porozmawiajmy o usprawnieniach.