Przy obsłudze klienta na ryczałcie może pojawić się potrzeba zatrzymania pobierania faktur zakupowych z KSeF. W opisanej sytuacji użytkownik wiąże ich pobieranie ze zużyciem około 100 stron miesięcznie z pakietu OCR&KSeF i szuka ustawienia dotyczącego całej firmy, a nie pojedynczego użytkownika.
Najważniejsze jest tu rozróżnienie dwóch poziomów: bazy firmowej oraz uprawnień operatora. Ograniczenie przypisane do osoby obsługującej firmę nie jest tym samym co blokada obowiązująca wszystkich użytkowników tej bazy.
Brak parametru blokującego odbiór dla całej firmy
W Comarch ERP Optima nie ma parametru pozwalającego zablokować pobieranie danych faktur zakupowych z KSeF na poziomie bazy firmowej. Nie można więc wskazać ustawienia, które spełniłoby oczekiwanie użytkownika niezależnie od tego, kto zaloguje się do firmy.
Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy jedną bazę obsługuje kilka osób. Zmiana uprawnień jednego operatora nie stanowi ograniczenia dla pozostałych. Nie należy zatem traktować jej jako odpowiednika firmowego wyłącznika odbioru faktur.
Możemy natomiast rozważyć organizację pracy opartą na dedykowanym operatorze. Jest to sposób do wypróbowania, a nie potwierdzona blokada na poziomie całej bazy. Jego istotnym warunkiem jest kontrola tego, kto korzysta z danej firmy.
Co można spróbować zrobić z uprawnieniami operatora?
Można wydzielić dedykowanego operatora do obsługi tej bazy firmowej i nadać mu uprawnienia do wysyłania danych do KSeF, bez uprawnień do ich odbioru. W programie trzeba sprawdzić właśnie zakres uprawnień do wysyłania i odbierania danych. Nie chodzi o znalezienie parametru blokującego odbiór dla firmy.
<screen>
Pracę nad takim rozwiązaniem warto uporządkować następująco:
- Ustalić, który operator będzie przeznaczony do obsługi tej firmy.
- Przygotować jego uprawnienia w opisanym zakresie: wysyłanie danych do KSeF bez odbioru.
- Uzgodnić z osobami obsługującymi klienta, że do tej bazy korzystają z dedykowanego operatora.
- Zweryfikować działanie takiego sposobu pracy, zanim zostanie uznany za rozwiązanie problemu.
W opisanym przypadku każde zalogowanie do bazy operatora innego niż dedykowany będzie skutkowało pobraniem faktur zakupowych z KSeF. To kluczowe ograniczenie proponowanego podejścia. Sama zmiana uprawnień wybranego operatora nie wystarczy, jeśli inni nadal będą logować się do tej firmy.
Przykładowo osoba prowadząca księgowość może pracować na dedykowanym operatorze bez prawa odbioru danych. Jeśli jednak inna osoba zaloguje się do tej samej bazy na swoim operatorze, aby wykonać zastępstwo, w opisanym scenariuszu nastąpi pobranie faktur zakupowych. Dlatego trzeba uwzględnić nie tylko codzienną obsługę, lecz także okazjonalny dostęp innych osób.
Perspektywa ELTE-S
Przed zmianą uprawnień najpierw sprawdzamy, czy firma rzeczywiście może być obsługiwana w takim modelu. Warto ustalić zasady zastępstw i doraźnego dostępu do bazy. Jeżeli wymaga on logowania innych operatorów, proponowane rozwiązanie nie zapewni oczekiwanej blokady.
Osobno warto ocenić rezultat pod kątem celu użytkownika, czyli zużycia pakietu. Opisany sposób dotyczy uprawnień do odbioru danych z KSeF i nie daje podstaw do obiecania konkretnej oszczędności stron OCR&KSeF.
Możemy pomóc sprawdzić, czy sposób obsługi tej bazy pozwala zastosować dedykowanego operatora bez uprawnień do odbioru danych. Porozmawiajmy o usprawnieniach.