W pracy rozproszonej Comarch ERP Optima, szczególnie przy imporcie z BF do BR, automatyczne zakładanie kontrahentów zależy nie tylko od jednego zaznaczonego parametru. System podczas importu analizuje dane kontrahenta, identyfikatory, istniejące kartoteki oraz ustawienia po stronie bazy Biura Rachunkowego. Dlatego sytuacja, w której dokumenty importują się, ale nowi kontrahenci nie są zakładani, najczęściej wymaga sprawdzenia danych wejściowych, parametrów importu, duplikatów NIP i logów.
Import BF -> BR działa według parametrów w bazie BR
Import pracy rozproszonej do BR odbywa się według parametrów ustawionych w Optimie po stronie BR. To właśnie tam należy weryfikować konfigurację importu, a nie tylko ustawienia po stronie źródła danych. Jeżeli w bazie BR parametry są inne niż zakłada użytkownik, system może nie tworzyć nowych kart kontrahentów mimo tego, że po stronie eksportu wszystko wygląda poprawnie.
Sprawdź identyfikator kontrahenta w danych z BF
Najważniejsze pytanie brzmi: po czym Optima rozpoznaje kontrahenta przy imporcie. Najczęściej będzie to NIP, ale w niektórych przypadkach może pojawić się PESEL albo inny identyfikator. Jeżeli dane przychodzą bez NIP, z błędnym NIP albo z formatem innym niż oczekiwany, program może nie założyć nowej karty albo może nie dopasować jej tak, jak oczekuje użytkownik. Warto sprawdzić jeden konkretny rekord z pliku lub importu i porównać go z kartoteką w BR.
<screen>
Jeżeli kontrahent o tym NIP już istnieje
Częsty scenariusz wygląda tak: użytkownik oczekuje założenia nowej karty, ale w bazie BR istnieje już kontrahent o tym samym NIP. Wtedy Optima może nie tworzyć kolejnego kontrahenta, tylko podpiąć importowany dokument do już istniejącej karty. To nie musi być błąd. Z punktu widzenia systemu założenie drugiej karty z tym samym NIP mogłoby prowadzić do bałaganu w rozrachunkach i kartotekach.
<screen>
Blokada tworzenia kontrahentów z tym samym NIP
W Optimie może działać blokada tworzenia nowych kart kontrahenta o tym samym NIP. Jeżeli taka blokada jest aktywna, import nie założy nowego kontrahenta, kiedy znajdzie już taki identyfikator w bazie. W biurach rachunkowych często jest to dobre zabezpieczenie, ale przy imporcie danych może tłumaczyć, dlaczego system nie zakłada nowych kontrahentów.
<screen>
Konfiguracja importu i log
Poza samym parametrem zakładania kontrahentów trzeba sprawdzić konfigurację importu w BR: rodzaj źródła, mapowanie pól, filtry oraz ustawienia decydujące o tym, czy kontrahent ma zostać utworzony, zaktualizowany czy tylko dopasowany. Jeżeli mapowanie pola NIP, nazwy albo typu kontrahenta jest niepoprawne, import może pominąć utworzenie kartoteki lub połączyć dokument z innym rekordem. Dużo informacji daje też log importu, bo często pokazuje, czy kontrahent został pominięty, dopasowany do istniejącej karty albo zablokowany przez regułę duplikatu NIP.
<screen>
Test na jednym prostym rekordzie
Jeżeli problem jest niejasny, najlepszy test to pojedynczy rekord kontrahenta, którego na pewno nie ma w bazie BR. Najlepiej użyć czystej bazy testowej albo przynajmniej kontrahenta z jednoznacznym NIP i prostymi danymi. Taki test pozwala odróżnić problem konfiguracji importu od problemu w danych wejściowych albo w dopasowaniu po NIP.
Perspektywa ELTE-S: najpierw dopasowanie po NIP, potem parametry importu
Przy problemach BF -> BR nie warto zaczynać od przypadkowego przestawiania opcji. Najpierw trzeba ustalić, co dokładnie widzi Optima: jaki NIP przychodzi z BF, czy taki kontrahent już istnieje w BR, czy działa blokada duplikatów i co pokazuje log importu. Dopiero po tej diagnostyce można bezpiecznie zmieniać parametry pracy rozproszonej, mapowanie pól albo zasady zakładania nowych kart kontrahentów.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.