Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i importowanie z niego dokumentów do systemów księgowych miało być rewolucją w automatyzacji. W praktyce jednak, wielu księgowych i przedsiębiorców zderza się ze ścianą technicznych niuansów. Jeden z częstych problemów, z którym zgłaszają się do nas użytkownicy Comarch ERP Optima, dotyczy odrzucania przez system faktur zakupowych z unijnym numerem NIP.
Wyobraź sobie sytuację: pobierasz fakturę, weryfikujesz ją na podglądzie (wizualizacji) – wszystko wygląda perfekcyjnie, NIP jest poprawny, a kontrahent widnieje w Twojej bazie od dawna. Mimo to, Optima sygnalizuje błędny NIP i blokuje przeniesienie dokumentu do rejestru VAT. Taki problem często występuje, gdy sprzedawca wystawił fakturę w zewnętrznym programie (np. inFakt) i stamtąd przesłał ją do KSeF.
Gdzie leży przyczyna i jak poradzić sobie z tym błędem? O tym w tym wpisie.
Dlaczego Optima odrzuca poprawny NIP?
Systemy ERP, a w szczególności moduły księgowe Comarch, charakteryzują się bardzo rygorystyczną walidacją struktury danych. Optima nie ocenia faktury po tym, jak ona “wygląda”, ale po tym, jak ułożone są dane w surowym pliku XML. Najczęstsze przyczyny problemu z NIP-em to:
1. Konflikt przedrostka kraju na karcie kontrahenta
Często problem nie leży w samym KSeF, ale w tym, jak historycznie wprowadzono dane w Optimie. W Comarch ERP Optima pole przeznaczone na NIP musi zawierać wyłącznie cyfry. Przedrostek kraju (np. “PL”, “DE”) posiada w systemie swoją dedykowaną, osobną kolumnę (Kraj).
Jeśli na karcie kontrahenta przed numerem NIP wpisano litery “PL”, importowany dokument natrafi na błąd walidacji, a mechanizm mapowania uzna NIP za niepoprawny. Wystarczy usunąć przedrostki “PL” z głównego pola NIP w kartotekach, aby system poprawnie parował dokumenty.
2. Struktura pliku XML z systemu zewnętrznego
Problem staje się bardziej złożony, gdy importujesz faktury wystawione przez Twojego dostawcę w innym oprogramowaniu – na przykład w inFakcie. Różne systemy mają różne standardy budowania pliku XML wysyłanego do KSeF.
Jeżeli system zewnętrzny sklei kod kraju (przedrostek) oraz sam numer NIP w jednym tagu XML, zamiast rozdzielić je zgodnie z preferencjami Optimy, import do rejestru VAT zakończy się błędem. Optima widząc litery w tagu, w którym spodziewa się tylko ciągu cyfr, zgłasza niepoprawny NIP.
Jak rozwiązać problem? Krok po kroku
Jeśli zderzyłeś się z tym błędem podczas importu faktur, zastosuj poniższą ścieżkę postępowania:
- Audyt kartotek w Optimie: Otwórz karty problematycznych kontrahentów. Upewnij się, że pole NIP zawiera same cyfry, a litery “PL” (lub inne) są przypisane wyłącznie w polu kodu kraju. To najczęstsza i najłatwiejsza do wyeliminowania przyczyna.
- Analiza surowego pliku XML z KSeF: Jeśli kartoteki są czyste, a błąd nadal występuje, winny jest najprawdopodobniej format wysyłki. Pobierz surowy plik XML i sprawdź strukturę tagu odpowiadającego za NIP.
- Zgłoszenie do dostawcy zewnętrznego: Jeżeli XML scala przedrostek z numerem w sposób nieczytelny dla walidatora Optimy, jedynym trwałym wyjściem jest kontakt z pomocą techniczną oprogramowania, w którym faktura została wystawiona (np. inFakt), aby dostosowali mapowanie pliku do standardów KSeF akceptowanych powszechnie przez systemy klasy ERP.
Automatyzacja, która oszczędza nerwy – podejście ELTE-S
W ELTE-S wiemy, że praca księgowego nie powinna polegać na rozszyfrowywaniu plików XML czy ręcznym poprawianiu kartotek. Czystość danych to fundament automatyzacji.
Dlatego podczas wdrożeń Comarch ERP Optima, zawsze kładziemy ogromny nacisk na poprawne uporządkowanie bazy danych oraz automatyzację mapowania. Ponadto, dzięki naszym autorskim dodatkom, potrafimy zintegrować Optimę niemal z każdym systemem zewnętrznym (od sklepów e-commerce po zewnętrzne platformy B2B), zapewniając płynny i bezbłędny przepływ danych, w tym poprawną walidację numerów NIP.
Nie trać czasu na ręczne poprawianie błędów systemowych. Skontaktuj się z nami – przeprowadzimy audyt Twoich procesów księgowych i pokażemy, jak wycisnąć 100% możliwości z Comarch ERP Optima, unikając frustracji przy codziennej pracy z KSeF.
