Wielu przedsiębiorców korzystających z zewnętrznych programów do fakturowania (np. prostych aplikacji webowych) staje przed wyzwaniem: jak sprawnie przenieść wystawione faktury do systemu księgowego Comarch ERP Optima? Częstym, wydawałoby się logicznym krokiem, jest wygenerowanie z zewnętrznego programu pliku XML w formacie JPK_FA i próba jego wczytania do Optimy.
Niestety, kończy się to błędem i komunikatem o nieobsługiwanym formacie. Dlaczego tak się dzieje i jak prawidłowo zorganizować import faktur? Jako eksperci z ELTE-S spieszymy z wyjaśnieniem.
Dlaczego Optima nie czyta plików JPK_FA?
Odpowiedź techniczna jest krótka: Comarch ERP Optima nie obsługuje importu dokumentów z plików w strukturze JPK_FA.
Dlaczego? Musimy zrozumieć, czym w ogóle jest JPK_FA. Jest to Jednolity Plik Kontrolny dla faktur (Faktury VAT) – struktura stworzona ściśle na potrzeby kontroli podatkowych prowadzonych przez Krajową Administrację Skarbową (KAS). Jej celem jest ujednolicenie danych na wypadek audytu, a nie służenie jako uniwersalny format do migracji danych handlowych między różnymi programami na rynku.
Programy księgowe nie są budowane z myślą o “czytaniu” JPK_FA jako pliku wsadowego dla dokumentów handlowych, stąd próba jego importu zawsze zakończy się fiaskiem.
Jak zatem prawidłowo importować faktury do Optimy?
Jeśli chcesz uniknąć ręcznego przepisywania faktur z innych programów, masz do wyboru kilka sprawdzonych ścieżek:
1. Import poprzez plik JPK_V7 (JPK_VAT)
Jeśli celem jest wyłącznie zaksięgowanie dokumentów (przeniesienie ich do Rejestru VAT), najlepszą drogą jest wygenerowanie z systemu zewnętrznego pliku JPK_V7. Zostało to również potwierdzone w oficjalnym stanowisku Comarch w bazie wiedzy producenta.
- Zalety: Optima doskonale radzi sobie z wczytywaniem faktur z plików JPK_VAT do swoich rejestrów.
- Wady: W pliku JPK_VAT nie ma informacji o poszczególnych pozycjach towarowych na fakturze (jakie konkretnie towary sprzedano) – są tam tylko zbiorcze kwoty w rozbiciu na stawki VAT. Dla księgowości to zazwyczaj wystarcza, ale jeśli potrzebujesz analizy handlowej, to rozwiązanie będzie niewystarczające.
2. Format Comarch EDI (Praca na plikach XML)
Jeśli system zewnętrzny pozwala na dostosowanie formatu eksportu, najlepiej wykorzystać natywny dla Comarchu format wymiany danych (Comarch EDI / XML zgodny ze specyfikacją Optimy). Wiele popularnych systemów rynkowych posiada gotowe wtyczki eksportujące dane bezpośrednio do formatu czytelnego dla Optimy (tzw. praca z plikiem wsadowym VAT_R).
3. Dedykowany Integrator lub wykorzystanie API (Najlepsze rozwiązanie)
Żonglowanie plikami XML (generowanie, pobieranie, zaczytywanie) to proces podatny na błędy ludzkie (np. wczytanie dwa razy tego samego pliku). W dobie dzisiejszej technologii systemy powinny “rozmawiać” ze sobą automatycznie.
Rozwiązanie ELTE-S: Pełna automatyzacja
Jeśli zewnętrzny program fakturowy nie posiada gotowego eksportu do Optimy, nie musisz wracać do ręcznego wklepywania dokumentów.
W ELTE-S specjalizujemy się w łączeniu Comarch ERP Optima z dowolnymi systemami zewnętrznymi. Wykorzystując nasze autorskie integratory i Comarch ERP Optima API, potrafimy:
- Napisać dedykowany konwerter, który “w locie” przerobi dowolny plik z Twojego systemu na format idealnie czytelny dla Optimy.
- Zintegrować systemy bezpośrednio, tak aby wystawiona faktura w programie X automatycznie i w czasie rzeczywistym lądowała w Rejestrze VAT (lub module Handel) Optimy, bez konieczności pobierania jakichkolwiek plików.
Nie trać czasu na walkę z nieobsługiwanymi formatami. Skontaktuj się z nami – przeanalizujemy Twój proces fakturowania i wdrożymy automatyzację, która wyeliminuje ręczną pracę.
