Faktury cykliczne w Comarch ERP Optima są wygodne przy powtarzalnej sprzedaży, ale potrafią zaskoczyć w momencie tworzenia szablonu. Użytkownik widzi nabywcę, nie widzi odbiorcy i zaczyna zakładać, że mechanizm cykliczny obsługuje tylko jeden podmiot. W praktyce możliwość wskazania nabywcy i odbiorcy istnieje, tylko trzeba uzupełnić dane w odpowiednim miejscu szablonu.
Gdzie dodać nabywcę i odbiorcę
Podczas tworzenia faktury cyklicznej należy przejść do zakładki 3. Podmiot. To właśnie tam dodaje się dane nabywcy oraz odbiorcy. Jeżeli odbiorca nie zostanie wskazany na szablonie, później przy generowaniu dokumentu użytkownik może odnieść wrażenie, że faktura cykliczna nie obsługuje takiego układu.
Najważniejsze jest więc nie samo zatwierdzenie pierwotnej faktury, ale poprawne uzupełnienie szablonu cyklicznego. To szablon decyduje, jakie dane zostaną użyte przy kolejnych generowanych fakturach.
Co dzieje się podczas generowania faktury
Jeżeli w szablonie faktury cyklicznej na zakładce Podmiot uzupełniono zarówno nabywcę, jak i odbiorcę, podczas generowania dokumentu Optima tworzy fakturę sprzedaży z tymi danymi. Oznacza to, że mechanizm cykliczny może przenieść oba podmioty na wygenerowaną FA.
<screen>
Warto po wygenerowaniu pierwszego dokumentu testowego wejść w formularz faktury i sprawdzić, czy nabywca oraz odbiorca są wpisani poprawnie. To najprostszy sposób odróżnienia problemu z danymi od problemu z samym wydrukiem.
Szablon dokumentu a wydruk faktury
Czasem problem nie leży w szablonie faktury cyklicznej, tylko w wydruku. Podczas generacji powstaje standardowa FA, a wydruk idzie domyślnym wydrukiem z Optimy. Jeżeli formularz dokumentu zawiera nabywcę i odbiorcę, ale na wydruku widać tylko jednego z nich, trzeba sprawdzić wzorzec wydruku, a nie samą fakturę cykliczną.
<screen>
To ważne rozróżnienie, bo użytkownik może poprawnie ustawić szablon, ale nadal widzieć niepełny efekt na papierze lub PDF, jeśli używany wzorzec wydruku nie prezentuje odbiorcy.
Perspektywa ELTE-S: sprawdź szablon i wydruk osobno
Przy fakturach cyklicznych najlepiej rozdzielić dwa etapy: dane zapisane w szablonie oraz sposób prezentacji na wydruku. Jeżeli w zakładce 3. Podmiot wpiszesz nabywcę i odbiorcę, Optima powinna wygenerować FA z oboma podmiotami. Jeżeli mimo to odbiorcy nie widać, trzeba sprawdzić, czy problem dotyczy wygenerowanej faktury, czy tylko domyślnego wydruku.
Przy większej liczbie faktur cyklicznych warto przygotować jeden poprawny szablon i przetestować pierwszy wygenerowany dokument razem z wydrukiem, żeby później automatyzacja nie powielała niepełnych danych.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.