Jeśli klient co miesiąc wystawia te same faktury — za najem, abonament, stałe usługi — i robi to ręcznie, kopiując poprzedni dokument, to traci czas na czynność, która w Comarch ERP Optima może działać automatycznie. To funkcja standardowa systemu — wystarczy wiedzieć, gdzie jej szukać.
Gdzie znaleźć faktury cykliczne w Optimie?
Funkcja jest dostępna w module CRM: CRM → Umowy / Kontrakty → Dodaj kontrakt.
Kontrakt to wzorcowy dokument z przypisanym kontrahentem, pozycjami i harmonogramem generowania faktur.
Konfiguracja krok po kroku
Krok 1: Utwórz kontrakt
Podaj nazwę kontraktu, wybierz kontrahenta i ustaw datę początku. Opcjonalnie możesz ustawić datę końca — jeśli kontrakt jest terminowy.
Krok 2: Dodaj pozycje faktury
Dodaj nazwę usługi/towaru, ilość, cenę i stawkę VAT. To te same pozycje, które pojawiają się na każdej wygenerowanej fakturze.
Krok 3: Ustaw harmonogram
Określ częstotliwość (co miesiąc, co kwartał, co rok), dzień miesiąca wystawienia i termin płatności.
Krok 4: Zdecyduj o statusie generowanych faktur
Optima może generować faktury jako robocze (wymagające ręcznego zatwierdzenia) lub od razu jako zatwierdzone. Jeśli wybierzesz zatwierdzone — faktury mogą być automatycznie wysyłane do KSeF bez dodatkowych kroków.
Praktyczne zastosowania
Faktury cykliczne sprawdzają się przy: najmie lokali, abonamentach i licencjach, stałej obsłudze księgowej (biuro rachunkowe dla swoich klientów), leasingu gdy wystawca jest leasingodawcą, stałych opłatach za media.
Perspektywa ELTE-S
Najczęstszy błąd to brak daty końca kontraktu przy umowach terminowych — system będzie generował faktury w nieskończoność. Drugi częsty problem to faktury generowane jako robocze, które „zalegają” w systemie bez wysyłki, bo nikt nie pilnuje ich zatwierdzenia. Jeśli korzystasz z KSeF, warto ustawić automatyczne zatwierdzanie i wysyłkę — eliminuje jeden krok z procesu.
Jeśli chcesz skonfigurować cykliczne wystawianie faktur dla swoich klientów lub sprawdzić, czy moduł CRM działa poprawnie w Twojej instalacji, możemy to zrobić razem. Porozmawiajmy o usprawnieniach.
—
> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >