Polisa ubezpieczeniowa opłacona z góry za 12 miesięcy, prenumerata roczna, leasing — to wszystko koszty, które powinny być rozkładane w czasie, a nie księgowane jednorazowo w dniu faktury. Jak obsługiwać te sytuacje w Comarch ERP Optima i gdzie jest potencjał do automatyzacji?
Jak działają RMK w standardowej Optimie?
Comarch ERP Optima posiada wbudowany moduł rozliczeń międzyokresowych. Pozwala:
– Założyć kartę RMK dla każdego rozliczenia z określoną kwotą i liczbą miesięcy
– Wygenerować dekrety RMK na dany miesiąc
– Śledzić, ile pozostało do rozliczenia na każdej karcie
System obsługuje RMK czynne (koszty opłacone z góry), RMK bierne (koszty poniesione, niezafakturowane) i międzyokresowe rozliczenia przychodów.
Problematyczny jest wymóg ręcznego uruchamiania — księgowa musi pamiętać o uruchomieniu RMK każdego miesiąca dla każdego klienta. W biurze rachunkowym obsługującym kilkudziesięciu klientów to powtarzalna, żmudna praca z ryzykiem pominięcia.
Częściowa automatyzacja przez schemat
Dla powtarzalnych, standardowych RMK można skonfigurować schemat księgowy, który przy zaksięgowaniu faktury automatycznie kieruje część kwoty na konto rozliczeń międzyokresowych — zamiast na konto kosztów bezpośrednio. To nie eliminuje karty RMK, ale skraca pracę przy początkowym księgowaniu.
Przykładowo: schemat dla faktur z kategorią „ubezpieczenie” może automatycznie zaksięgować koszty na konto 640 (RMK) zamiast 409 — i jednocześnie zaproponować założenie karty RMK z odpowiednią kwotą i liczbą miesięcy.
Pełna automatyzacja dla biur rachunkowych — co planujemy
Pełna automatyzacja RMK dla wielu baz jednocześnie — czyli automatyczne uruchamianie rozliczeń dla wszystkich klientów biura w jednej operacji — to temat, na który aktywnie zbieramy zapotrzebowanie od biur rachunkowych. Im więcej biur wskazuje ten problem, tym wyżej na liście priorytetów. Jeśli to Twój case, warto nam to zasygnalizować.
Perspektywa ELTE-S
RMK to jeden z tych obszarów, gdzie ryzyko błędu jest wysokie przy dużej liczbie klientów. Brakujący miesiąc RMK zmienia wynik finansowy okresu i wymaga korekty po zamknięciu — z wszystkimi konsekwencjami dla raportów i zestawień. Systematyczna kartoteka RMK zakładana w dniu fakturowania — nie „za miesiąc” — to minimum dobrej praktyki.
Jeśli masz konkretny case związany z automatyzacją RMK lub chcesz zasygnalizować zapotrzebowanie na narzędzie wielobazowe, czekamy na kontakt. Porozmawiajmy o usprawnieniach.
—
> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >