Praca rozproszona w Comarch ERP Optima to model wymiany danych, w którym dokumenty i dane słownikowe są przekazywane między działem sprzedaży lub płac a działem księgowości. Do tej pory wiele firm korzystało z wariantu standardowego, czyli eksportu plików XML na dysk i późniejszego importu tych plików w bazie księgowej.
Od października importowanie takich plików XML do rejestru VAT zakupów, rejestru VAT sprzedaży oraz ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów będzie kontrolowane licencyjnie. Jeżeli import zakończy się powodzeniem, dokument pomniejszy dostępny pakiet Comarch OCR&KSeF.
Dla użytkownika oznacza to prostą zmianę: praca rozproszona w wariancie standardowym nadal będzie możliwa, ale przestanie być neutralna względem pakietu OCR&KSeF. Każdy poprawnie zaimportowany dokument może zużywać limit, który do tej pory wielu użytkowników kojarzyło głównie z OCR lub obsługą KSeF.
Kogo dotyczy zmiana licencjonowania pracy rozproszonej?
Zmiana jest szczególnie ważna dla firm i biur rachunkowych, które korzystają z pracy rozproszonej do przekazywania dokumentów między oddziałami, działami sprzedaży, płacami i księgowością. Dotyczy przede wszystkim tych procesów, w których plik wymiany danych jest zapisywany jako XML, przekazywany e-mailem, przez dysk sieciowy lub nośnik danych, a następnie importowany do bazy księgowej.
Najbardziej narażone na szybkie zużycie pakietu będą organizacje, które importują dużą liczbę dokumentów miesięcznie. Jeśli do księgowości trafiają setki albo tysiące faktur i zapisów, standardowa praca rozproszona może zacząć realnie wpływać na wykorzystanie pakietu OCR&KSeF.
Praca rozproszona standardowa a IWD – najważniejsza różnica
Comarch wskazuje dwa warianty pracy rozproszonej. Pierwszy to wariant standardowy, w którym plik XML jest zapisywany we wskazanym miejscu na dysku, a następnie przekazywany do komputera lub środowiska, w którym działa baza księgowa. To właśnie ten model importu XML ma zostać objęty kontrolą i zużyciem pakietu Comarch OCR&KSeF.
Drugi wariant to Internetowa Wymiana Dokumentów, czyli IWD. W tym modelu podczas eksportu plik trafia na serwer Comarch, a przy imporcie jest pobierany z tego serwera i wczytywany do bazy danych. Według przekazanych informacji import dokumentów przez IWD pozostaje bez opłat i nie wymaga licencji Comarch OCR&KSeF.
W praktyce IWD może stać się najbezpieczniejszą ścieżką dla użytkowników, którzy nie chcą zużywać pakietu OCR&KSeF na dokumenty importowane w ramach pracy rozproszonej. Dlatego firmy korzystające dziś ze standardowego importu XML powinny przeanalizować, czy mogą przejść na wymianę przez serwer Comarch.
Dlaczego warto rozważyć przejście na IWD?
Największą korzyścią z przejścia na IWD jest uniknięcie zużywania pakietu Comarch OCR&KSeF przy imporcie dokumentów przekazywanych w ramach pracy rozproszonej. Jeżeli firma działa na dużej liczbie dokumentów, różnica może być zauważalna już po pierwszym miesiącu.
Drugą korzyścią jest uporządkowanie procesu wymiany danych. W wariancie standardowym pliki XML trzeba zapisać, przekazać, odebrać i ręcznie wczytać w odpowiedniej bazie. W IWD plik przechodzi przez serwer Comarch, co zmniejsza ryzyko pracy na złej wersji pliku, przekazania dokumentu do niewłaściwej osoby albo pominięcia części danych.
Nie oznacza to, że każda firma powinna przełączać się bez analizy. Przed zmianą trzeba sprawdzić konfigurację baz, identyfikatory, rejestry, numerację dokumentów, rejestry kasowe/bankowe i uprawnienia użytkowników. Migracja procesu powinna być przygotowana, a nie wykonana „na szybko” w dniu, w którym zacznie obowiązywać nowa kontrola.
Co trzeba sprawdzić przed zmianą procesu?
Przed przejściem na IWD albo przed dalszym korzystaniem ze standardowego importu XML warto zweryfikować konfigurację pracy rozproszonej w Comarch ERP Optima. Kluczowa ścieżka konfiguracji to Konfiguracja Firmy / Ogólne / Praca rozproszona. To tam określa się, czy baza pracuje jako sprzedaż/płace, księgowość, czy w ogóle nie pracuje w modelu rozproszonym.
Ważne są identyfikatory działu sprzedaży/płac oraz identyfikator księgowości. Identyfikator księgowości powinien być zgodny w bazie operacyjnej i księgowej, ponieważ Optima wykorzystuje go do weryfikacji, czy dany plik XML jest przeznaczony dla właściwej bazy.
Trzeba też sprawdzić rejestry VAT i ewidencje, do których mają trafiać importowane dokumenty. W konfiguracji wybiera się rejestry dla faktur sprzedaży i zakupu, faktur wewnętrznych oraz dokumentów magazynowych, takich jak WZ, PZ, RW, PW, MM, WKA i PKA. Jeżeli rejestru nie ma w bazie docelowej, może zostać założony przy imporcie, ale przy większej skali warto mieć ten proces pod kontrolą.
Numeracja dokumentów i rejestry kasowe/bankowe
Jeżeli praca rozproszona służy do przesyłania danych z oddziałów do działu księgowego, przed rozpoczęciem pracy trzeba ustalić symbole numeracji dokumentów i rejestry kasowe/bankowe w poszczególnych oddziałach. Każde stanowisko sprzedaży lub płac powinno mieć własne schematy numeracji dokumentów, żeby po imporcie w dziale księgowym nie powstawały duplikaty numerów.
Równie ważne jest zachowanie zgodności schematów numeracji między bazą sprzedażową/płacową a księgową. Jeśli w jednej bazie zmieniono schemat z FA/numer z zerami/rok kalendarzowy na FA/numer bez zer/miesiąc/rok kalendarzowy, taka sama logika powinna obowiązywać w bazie księgowej.
<screen>
W bazie sprzedażowej lub płacowej należy też utworzyć nowe, unikalne rejestry kasowe/bankowe dla każdego działu lub oddziału. Nie warto zmieniać nazwy domyślnej kasy KASA, chyba że taka sama zmiana zostanie wykonana również po stronie księgowej. W praktyce bezpieczniej jest dodać nowe rejestry i oznaczyć domyślną KASA jako nieaktywną, jeśli nie jest używana.
Jak przygotować firmę do październikowej zmiany?
Najpierw trzeba ustalić, czy firma korzysta ze standardowego importu XML przez pracę rozproszoną, czy z Internetowej Wymiany Dokumentów. Jeżeli dokumenty są dziś zapisywane jako pliki, przesyłane ręcznie i importowane do bazy księgowej, zmiana licencjonowania może dotyczyć właśnie tego procesu.
Następnie warto policzyć miesięczny wolumen dokumentów importowanych w ten sposób. Jeżeli liczba jest mała, koszt zużycia pakietu OCR&KSeF może być marginalny. Jeśli jednak firma lub biuro rachunkowe importuje duże paczki dokumentów, przejście na IWD może być najrozsądniejszym sposobem ograniczenia kosztów i ryzyka.
Ostatni etap to test. Przed zmianą procesu warto sprawdzić wymianę danych na wybranej bazie lub ograniczonym zakresie dokumentów. Test powinien obejmować eksport, import, zgodność rejestrów, numerację, płatności, kategorie, załączniki i poprawność dokumentów po stronie księgowej.
Najczęstsze pytania o zmianę licencjonowania pracy rozproszonej
Czy każdy import XML w pracy rozproszonej zużyje pakiet OCR&KSeF?
Zgodnie z informacją Comarch, każdy pomyślnie zaimportowany przez pracę rozproszoną dokument w zakresie objętym kontrolą będzie pomniejszał dostępny pakiet. Dotyczy to importu danych w formie plików XML do rejestrów VAT oraz ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów.
Czy IWD też zużywa pakiet OCR&KSeF?
Nie. Import dokumentów poprzez IWD, czyli Internetową Wymianę Dokumentów, pozostaje bez opłat i nie wymaga licencji Comarch OCR&KSeF.
Czy warto przejść z pracy rozproszonej standardowej na IWD?
W wielu przypadkach tak, szczególnie jeśli firma importuje dużo dokumentów i nie chce zużywać pakietu OCR&KSeF na import XML. Decyzję warto jednak poprzedzić analizą konfiguracji i testem wymiany danych.
Co się stanie, jeśli zostaniemy przy standardowym imporcie XML?
Import nadal będzie możliwy, ale będzie wymagał posiadania pakietu Comarch OCR&KSeF, a pomyślnie zaimportowane dokumenty będą pomniejszać dostępny limit pakietu.
Perspektywa ELTE-S: to dobry moment na przegląd obiegu dokumentów
Zmiana licencjonowania pracy rozproszonej nie jest tylko kwestią zakupu pakietu OCR&KSeF. To dobry moment, żeby sprawdzić cały obieg dokumentów między sprzedażą, płacami i księgowością. Jeśli proces opiera się na ręcznym przekazywaniu plików XML, warto zweryfikować, czy nadal jest to najbezpieczniejsza i najbardziej opłacalna ścieżka.
Dobrze przygotowane przejście na IWD może ograniczyć zużycie pakietu, zmniejszyć liczbę ręcznych operacji i uporządkować wymianę danych między bazami. Najgorszy scenariusz to czekać do października i dopiero wtedy odkryć, że import dużej liczby dokumentów zaczął pomniejszać pakiet OCR&KSeF.
Jeśli korzystasz z pracy rozproszonej w Comarch ERP Optima i chcesz uniknąć niepotrzebnego zużywania pakietu OCR&KSeF, warto już teraz sprawdzić konfigurację i przygotować przejście na IWD.
Zgłoś się, pomożemy uporządkować proces przed wejściem zmian.