Próba przeniesienia faktur do rejestru VAT w Comarch ERP Optima może zakończyć się komunikatem: „Nie dodano dokumentu XYZ do rejestru VAT”. Gdy część dokumentów przechodzi poprawnie, a część nie, sam wynik operacji nie wyjaśnia jeszcze, co je różni.
Najpierw rozdzielamy dwie kwestie: informację o nieudanym dodaniu dokumentu oraz rozpoznanie przyczyny. Komunikat potwierdza pierwszą z nich, ale nie wskazuje jednego konkretnego błędu. Punktem wyjścia do dalszego sprawdzenia są więc dokumenty i ich porównanie.
Co wynika z komunikatu, a czego nie należy zakładać?
Nie ma podstaw, by na podstawie samej treści komunikatu uznać, że problem powoduje określona data, stawka VAT albo kontrahent. Przyczyna może zależeć od rodzaju faktury i konfiguracji programu. Każdy z tych obszarów wymaga weryfikacji, a nie przypisania mu z góry roli źródła błędu.
Najbardziej przydatnym punktem odniesienia będzie podobny dokument, który został poprawnie dodany do rejestru VAT. Porównanie przypadkowych faktur może pokazać wiele różnic, ale niekoniecznie pomoże ustalić, które z nich mają znaczenie dla analizowanej sytuacji.
Warto też ustalić zakres problemu. Czy nie przenoszą się dokumenty wybranych kontrahentów? Czy trudność dotyczy określonych faktur, podczas gdy inne dokumenty tych samych kontrahentów przechodzą poprawnie? Takie rozróżnienie pomaga uporządkować dalszą diagnostykę, lecz samo w sobie nie jest jeszcze rozpoznaniem przyczyny.
Jak porównać fakturę odrzuconą z poprawnie przeniesioną?
Zaczynamy od jednej faktury, której nie udało się dodać, i podobnej faktury przeniesionej poprawnie. Następnie sprawdzamy kolejno:
- Typ dokumentu – ustalamy, czy porównywane faktury są tego samego rodzaju. Jeśli nie, uwzględniamy tę różnicę w dalszej analizie.
- Daty – porównujemy daty na obu dokumentach. Nie zakładamy jednak, że wykryta różnica automatycznie wyjaśnia komunikat.
- Stawki VAT – sprawdzamy, jakie stawki występują na fakturze, która się nie przenosi, i na dokumencie odniesienia.
- Rejestr VAT – porównujemy rejestr, do którego mają trafić dokumenty, aby uwzględnić go w ocenie różnic.
- Wcześniejsze zaksięgowanie – weryfikujemy, czy dokument objęty komunikatem nie został już wcześniej zaksięgowany.
To obszary do sprawdzenia, a nie lista potwierdzonych przyczyn. Samo znalezienie różnicy nie oznacza jeszcze, że należy zmienić dane faktury. Trzeba najpierw ocenić ją w kontekście rodzaju dokumentu i konfiguracji Optimy.
Przykładowo osoba prowadząca księgowość zauważa, że nie przeniosła się jedna z kilku podobnych faktur. Zamiast od razu zmieniać jej daty, wybiera poprawnie dodany dokument i porównuje wskazane elementy. Następnie sprawdza pozostałe nieprzeniesione faktury, aby ustalić, czy powtarza się w nich ta sama różnica.
Jeżeli porównanie nie wyjaśni sytuacji, dalsze sprawdzenie powinno uwzględnić konkretny rodzaj faktury i konfigurację programu. Bez tych informacji nie warto wskazywać jednej przyczyny ani proponować zmiany ustawień na próbę.
Perspektywa ELTE-S
Przed wprowadzaniem zmian warto zachować opis stanu wyjściowego: którego dokumentu dotyczył komunikat, z jaką poprawną fakturą go porównano i jakie różnice zauważono. Dzięki temu dalsza analiza nie opiera się wyłącznie na pamięci osoby wykonującej operację.
Nie traktujemy poprawnie przeniesionej faktury jako wzorca, do którego trzeba mechanicznie dopasować pozostałe. Dokumenty mogą zasadnie różnić się danymi. Porównanie ma pomóc znaleźć zależność, a nie zastąpić ocenę poprawności zapisów.
Możemy pomóc uporządkować porównanie dokumentów i sprawdzić konfigurację związaną z ich przenoszeniem do rejestru VAT. Porozmawiajmy o usprawnieniach.