Przy wprowadzaniu opłat i prowizji na wyciągu bankowym w Comarch ERP Optima pojawia się pytanie: wskazać bank jako kontrahenta czy wybrać „Nieokreślony”? Różne odpowiedzi usłyszane na szkoleniach mogą budzić wątpliwości, zwłaszcza gdy dotyczą pozornie tej samej operacji.
Żeby wybrać sposób ujęcia, najpierw rozróżniamy zwykłą opłatę pobraną na wyciągu od sytuacji, w której występuje faktura banku lub potrzeba rozliczenia z nim dokumentu. Nie sprowadzamy więc decyzji do samej nazwy kosztu.
Co rozstrzyga o wyborze przy opłacie bankowej?
Przy standardowej opłacie lub prowizji wpisywanej bezpośrednio na wyciągu zwykle wybieramy „Nieokreślony”. W takim przypadku nie jest to rozrachunek z kontrahentem. Koszt ujmujemy odpowiednią kategorią lub kontem.
<screen>
Wybór kontrahenta i sposób ujęcia kosztu odpowiadają na dwa różne pytania. Pierwsze dotyczy tego, czy zapis ma uczestniczyć w rozrachunku z bankiem. Drugie – tego, jak ujmujemy samą opłatę. Nie należy traktować wskazania banku jako zamiennika przypisania kosztu do odpowiedniej kategorii lub konta.
Jeżeli opłata wynika z faktury wystawionej przez bank albo ma być rozliczana z nim jako kontrahentem, sposób postępowania może być inny. Dlatego zalecenia ze szkoleń warto porównywać razem z opisem sytuacji, której dotyczyły. Bez tego nie da się przesądzić, czy rzeczywiście były sprzeczne.
Jak ustalić sposób ujęcia konkretnej prowizji?
Przed wprowadzeniem zapisu proponujemy przejść przez następującą kolejność:
- Ustal, czy chodzi o standardową opłatę wpisywaną bezpośrednio na wyciągu, czy o opłatę powiązaną z fakturą banku.
- Sprawdź, czy dokument ma utworzyć rozrachunek z bankiem. To najważniejsze kryterium decyzji, a nie samo wystąpienie nazwy banku w opisie operacji.
- Dobierz sposób ujęcia kosztu. Przy zwykłej opłacie bez rozrachunku stosujemy odpowiednią kategorię lub konto; przy fakturze lub planowanym rozliczeniu z bankiem trzeba dodatkowo ustalić sposób obsługi tego rozrachunku.
Przykładowo osoba prowadząca księgowość widzi na wyciągu prowizję, do której nie ma faktury i która nie ma być rozliczana z bankiem jako kontrahentem. To odpowiada standardowemu przypadkowi opisanemu wyżej. Przy kolejnej opłacie otrzymuje jednak fakturę banku – przed zastosowaniem tego samego schematu powinna sprawdzić, jak dokument ma zostać rozliczony.
Nie przenosimy automatycznie jednej odpowiedzi na wszystkie opłaty bankowe. Sam fakt wystawienia faktury również nie wystarcza tutaj do opisania pełnej procedury w programie. Dalsze działania zależą od przyjętego sposobu rozliczenia z bankiem.
Perspektywa ELTE-S
Jeżeli podobne zapisy były dotychczas wprowadzane różnie, przed ich zmianą warto sprawdzić, czy różnica wynikała z rodzaju dokumentu i potrzeby rozrachunku. Ujednolicanie zapisów wyłącznie na podstawie opisu „opłata bankowa” może zatrzeć istotne rozróżnienie między tymi sytuacjami.
Przy ustalaniu zasad pracy zespołu proponujemy opisywać osobno zwykłe opłaty z wyciągu oraz przypadki z fakturą lub rozliczeniem z bankiem. Dzięki temu instrukcja nie będzie opierała się na wyrwanym z kontekstu zaleceniu ze szkolenia.
Możemy pomóc uporządkować sposób ujmowania opłat bankowych w Optimie na podstawie dokumentów i potrzeb rozrachunkowych. Porozmawiajmy o usprawnieniach.