Znasz tę sytuację? Pobierasz fakturę zakupową z Krajowego Systemu e-Faktur do Comarch ERP Optima. Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda w porządku, więc puszczasz dokument dalej w obieg. Zatwierdzasz fakturę, z automatu powstaje dokument przyjęcia (PZ), a następnie towar zostaje sprzedany i zdejmujesz go z magazynu (rozchód). Na koniec miesiąca księgowość wysyła JPK-VAT i wylicza zaliczkę.
Aż nagle ktoś zauważa błąd. Okazuje się, że system źle zinterpretował plik XML i zaczytał złą cenę jednostkową z faktury KSeF, co lawinowo przełożyło się na błędne kwoty netto, VAT i brutto w całym obiegu. Jak to teraz odkręcić, skoro dokumenty są zamknięte, a towar sprzedany?
Nie panikuj – system sobie poradzi
Na pierwszy rzut oka sytuacja wydaje się beznadziejna, ponieważ błędna cena “rozlała się” już po całym systemie: od magazynu po pliki wysłane do urzędu skarbowego. Wiele osób myśli w tym momencie o ręcznym “grzebaniu” w bazie SQL lub siłowym anulowaniu dziesiątek powiązanych dokumentów.
Dobra wiadomość jest taka, że architektura Comarch ERP Optima została zaprojektowana na wypadek takich zdarzeń. Nie musisz ręcznie cofać każdego kroku.
Jak naprostować błąd krok po kroku?
Cały proces prostowania błędnej kwoty opiera się na naturalnych mechanizmach księgowo-handlowych. Zamiast cofać czas, musisz po prostu zaksięgować zmianę.
Wystaw korektę do Faktury Zakupu (FZ)
Odszukaj w systemie tę błędną, zatwierdzoną fakturę zakupu i wystaw do niej korektę w module Handel. Popraw na niej wartości tak, aby zgadzały się ze stanem faktycznym.
Pozwól zadziałać automatyzacji
W momencie zatwierdzenia tej korekty, Optima sama zajmie się resztą w obszarze magazynowym. System posiada funkcję automatycznego aktualizowania powiązanych dokumentów. Sam wygeneruje odpowiednie korekty do dokumentu przyjęcia zewnętrznego (PZ) i zaktualizuje wartości dla towarów, które zostały już z tego PZ rozchodowane.
Przenieś dokument do Rejestru VAT
Gdy strona handlowo-magazynowa jest już poprawna, musisz zaktualizować księgowość. Przenieś wystawioną korektę FZ do odpowiedniego rejestru VAT zakupów.
Złóż korekty w urzędzie
Ponieważ poprzedni miesiąc został już zamknięty i wysłany, pozostaje formalność przed urzędem skarbowym. Na podstawie zaktualizowanego Rejestru VAT wylicz ponownie zaliczkę na podatek dochodowy (będzie różnica w kosztach) oraz wygeneruj i wyślij korektę pliku JPK_V7.
Perspektywa ELTE-S: Błędy importu to sygnał ostrzegawczy
Dlaczego w ogóle doszło do błędnego zaczytania ceny z KSeF? Pliki XML z platformy ministerstwa mają sztywną strukturę, ale wystawcy faktur często umieszczają rabaty, upusty czy specyficzne zaokrąglenia w nietypowych polach, co potrafi zdezorientować standardowy mechanizm importu w Optimie.
Zamiast tracić czas na późniejsze robienie korekt i wysyłanie wyjaśnień do urzędu skarbowego, warto zainwestować w ułożenie procesu weryfikacji dokumentów z KSeF jeszcze w buforze.
Jeżeli Twoja Optima ma problemy z prawidłowym interpretowaniem faktur od kluczowych dostawców, nie zostawiaj tego własnemu losowi. W ELTE-S pomożemy przeanalizować pliki XML i skonfigurujemy system lub dostarczymy odpowiednie rozszerzenia tak, aby wyeliminować błędy u samego źródła.