KSeF wszedł na stałe do codziennej pracy w Optimie i sporo firm dopiero teraz odkrywa, że sama licencja to jedno, a jej poprawne podpięcie do konkretnego klucza HASP to zupełnie inna historia. Szczególnie w firmach, które mają kilka kluczy licencyjnych na różnych serwerach albo pod różne bazy, pojawia się pytanie – czy trzeba wykupić pakiet KSeF dla każdego klucza z osobna, czy jeden wystarczy dla całego środowiska. Poniżej rozkładamy to na czynniki pierwsze.
Gdzie fizycznie dodaje się licencję KSeF przy HASP
Gdy pracujesz na kluczu HASP, licencję KSeF zawsze aktualizuje się w Menadżerze kluczy przy pomocy pliku .RUS otrzymanego od Comarcha. To jest źródło prawdy – dopiero po tej operacji klucz “widzi”, że ma dostępną licencję KSeF.
W samej Konfiguracji Optimy (Konfiguracja → Firma → Dane firmy → KSEF) nie aktywujesz licencji – tę sekcję wykorzystujesz jedynie do wskazania innego klucza, jeśli licencja KSeF ma być czerpana z klucza działającego na innej maszynie niż ta, do której zalogowana jest dana baza.
<screen>
Kiedy wystarczy jedna licencja KSeF dla wielu kluczy
Comarch dopuszcza dość wygodne rozwiązanie dla firm z kilkoma kluczami HASP – jeśli wszystkie klucze obsługują ten sam NIP lub podmioty powiązane i są w tej samej sieci, wystarczy jeden pakiet KSeF wykupiony na jednym z tych kluczy. Pozostałe klucze mogą korzystać z tej samej licencji, nawet jeśli pracują na innej instalacji SQL. Warunek jest jeden – sieć, w której działają wszystkie klucze, musi umożliwiać im wzajemne “zobaczenie się”.
Jeśli natomiast klucze pracują w odrębnych środowiskach (różne sieci, różne NIP-y niepowiązane, oddziały niepołączone infrastrukturalnie) – trzeba wykupić licencję KSeF osobno dla każdego takiego środowiska.
Jak wskazać licencję z innego klucza – krok po kroku
Krok 1 – aktualizacja klucza plikiem RUS
Od Comarcha dostajesz plik .RUS z licencją KSeF przypisaną do konkretnego numeru klucza HASP. W Menadżerze kluczy wskazujesz ten plik i wykonujesz aktualizację licencji. Po tej operacji klucz główny fizycznie ma na sobie licencję KSeF.
<screen>
Krok 2 – sprawdzenie widoczności klucza w sieci
Jeżeli z tej samej licencji ma korzystać inny klucz HASP w tej samej sieci, upewnij się, że Menadżer kluczy na drugim serwerze widzi klucz główny. Zwykle wymaga to otwartego portu dla usługi Sentinel HASP oraz zgodnej konfiguracji sieci lokalnej. Bez tego kroku pozostałe stanowiska nie znajdą licencji.
<screen>
Krok 3 – wskazanie klucza z licencją KSeF w konfiguracji firmy
W bazach, które mają korzystać z licencji z drugiego klucza, wchodzisz w:
Konfiguracja → Firma → Dane firmy → KSEF
i wskazujesz numer klucza, z którego ma być czerpana licencja KSeF. Ten krok jest konieczny tylko wtedy, gdy baza domyślnie korzysta z innego klucza niż ten, na którym siedzi licencja KSeF. Jeśli operator/baza pracuje już na kluczu z licencją KSeF – tej sekcji nie ruszasz.
<screen>
Krok 4 – weryfikacja na dokumencie
Wystaw testową fakturę sprzedaży i sprawdź, czy opcje KSeF są aktywne (wysyłka, statusy, UPO). Jeśli mimo aktywnej licencji na kluczu funkcje są wyszarzone, wróć do Menadżera kluczy – najczęściej brakuje odświeżenia licencji lub baza łapie inny klucz niż myślisz.
<screen>
Perspektywa ELTE-S
Bałagan licencyjny KSeF przy kluczach HASP potrafi kosztować firmę więcej niż sama licencja – typowy scenariusz to “kupiliśmy pakiet KSeF, a i tak nie działa”, choć licencja siedzi na innym kluczu niż ten, którego używa baza produkcyjna. Dwóch rzeczy należy przy tym pilnować: po pierwsze, zawsze aktualizować licencję przez Menadżera kluczy plikiem RUS (nie przez konfigurację firmy – tam tylko wskazujesz), po drugie, przed wykupieniem drugiego pakietu KSeF sprawdzić, czy klucze rzeczywiście są w tej samej sieci i pracują na tym samym NIP-ie lub podmiotach powiązanych – jeśli tak, jeden pakiet obsłuży wszystkie. Warto też pamiętać, że zmiany kadrowe i migracje serwerów często niepostrzeżenie przenoszą bazę na inny klucz i nagle KSeF “przestaje działać” bez żadnej widocznej przyczyny.
Porozmawiajmy o uporządkowaniu licencji i KSeF w Twojej Optimie.