Zakup KSeF w Comarch odbywa się na kluczu licencyjnym – dostajesz PIN, numer klucza i numer klienta, i często to jedyne dokumenty, które trafiają do Ciebie mailem. Pytanie, które na tym etapie zadaje sobie większość użytkowników: gdzie ja to mam wpisać w Optimie i jak poznam, że KSeF w ogóle zadziałał?. Odpowiedź jest dwuczęściowa – najpierw aktywujesz licencję na kluczu w Menadżerze Kluczy, potem w samej Optimie podpinasz numer klucza pod dane firmy i weryfikujesz stan pakietu.
Do czego służą PIN, numer klucza i numer klienta
Te trzy dane to Twoje uprawnienia do aktywacji licencji KSeF na kluczu HASP – dokładnie tak samo jak przy aktywowaniu każdego innego modułu Comarch. Nie wpisujesz ich bezpośrednio do Optimy – one służą do wygenerowania i zaciągnięcia pliku licencji (typowo .RUS) na kluczu HASP wpiętym do serwera. Po tej operacji na Twoim kluczu “siedzi” wykupiony pakiet KSeF (np. na 100 dokumentów) i Optima będzie mogła z niego korzystać. Bez tego kroku – nawet jeśli wpiszesz numer klucza w Optimie, Optima nie znajdzie pasującej licencji na HASP i wysyłka do KSeF nie ruszy.
Krok po kroku – jak aktywować pakiet KSeF w Optimie
Krok 1 – aktywuj licencję KSeF w Menadżerze Kluczy
Na serwerze z kluczem HASP uruchom Menadżer Kluczy (Comarch ERP Menadżer Kluczy). Wybierz opcję aktualizacji licencji, użyj PIN, numeru klucza i numeru klienta (te dane dostałeś po zakupie), pobierz plik licencji .RUS i wgraj go do Menadżera Kluczy. Po zakończeniu aktualizacji na liście licencji klucza HASP powinien pojawić się pakiet KSeF z liczbą dokumentów do wykorzystania.
<screen>
Krok 2 – wpisz numer klucza KSeF w Optimie
Zaloguj się do Optimy i wejdź w Konfiguracja → Firma → Dane Firmy → KSeF. W polu Numer klucza KSeF wpisz numer klucza z aktywowanej licencji (ten sam numer, który widziałeś w Menadżerze Kluczy po aktywacji). Zapisz konfigurację. To jest krok, który mówi Optimie: “licencja KSeF, której ta baza ma używać, siedzi na tym konkretnym kluczu”.
<screen>
Krok 3 – sprawdź, czy KSeF jest aktywny
Aktywność pakietu KSeF weryfikujesz w dwóch miejscach. Pierwsze – menu główne KSeF → Pakiet KSeF – tam zobaczysz stan pozostałych dokumentów w pakiecie (np. “96 z 100”). Drugie – próba wystawienia i wysłania testowej faktury – jeśli licencja jest aktywna, Optima połączy się z KSeF i zwróci status wysyłki. Jeśli licencja nie jest aktywna, przy próbie wysyłki dostaniesz komunikat o braku licencji lub o braku klucza.
<screen>
Krok 4 – zweryfikuj poprawność danych firmy w konfiguracji KSeF
W Konfiguracja → Firma → Dane Firmy → KSeF oprocz numeru klucza sprawdź, czy są poprawnie ustawione NIP firmy, środowisko (Demo lub Produkcja – to musi być to samo, na które został wygenerowany token operatora KSeF) oraz dane autoryzacyjne operatora KSeF. Niespójność między środowiskiem tokena a środowiskiem konfiguracji to najczęstsza przyczyna błędu 401 przy pierwszej wysyłce po aktywacji.
<screen>
Kiedy pakiet KSeF się skończy – co zobaczysz
Wykupiony pakiet ma z góry określoną liczbę dokumentów (np. 100 na miesiąc). Każda faktura wysłana do KSeF zmniejsza licznik o 1. Kiedy pakiet się wyczerpie, przy próbie kolejnej wysyłki Optima pokaże komunikat o braku dostępnych dokumentów w pakiecie i wysyłka się nie powiedzie. Żeby uzupełnić pakiet, musisz dokupić kolejny cykl (od Comarch lub partnera) i powtórzyć kroki z aktywacją licencji w Menadżerze Kluczy – te same PIN/numer klucza/numer klienta dostaniesz na drugi cykl.
Perspektywa ELTE-S
Kupno KSeF w Optimie to schemat licencyjny, który ma dwa poziomy – klucz HASP (miejsce, gdzie żyje licencja) i konfiguracja bazy (miejsce, gdzie mówisz Optimie, której licencji ma używać). Wielu użytkowników utyka na tym, że robi jeden z dwóch kroków – wgra licencję na klucz, ale zapomni wpisać numeru klucza w Konfiguracji → Firma → Dane Firmy → KSeF, albo odwrotnie: wpisze numer, który “gdzieś widział”, nie aktywując licencji na kluczu. Praktyczna wskazówka: zaraz po zakupie zapisz sobie zestaw danych (PIN, numer klucza, numer klienta, data zakupu, ilość dokumentów w pakiecie, środowisko Demo/Prod) w wewnętrznej dokumentacji IT lub w bazie haseł. Przy kolejnym cyklu odnowienia będziesz mieć wszystko pod ręką i unikniesz sytuacji, w której fakturowanie stoi, bo ktoś zgubił maila z Comarch.
Porozmawiajmy o uporządkowaniu integracji KSeF w Twojej Optimie.