Treść pisma Ministerstwa Finansów:

Szanowni Państwo,

już za kilka tygodni zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur – reforma wprowadzająca jednolity sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. To zmiana, która przyniesie wiele usprawnień przedsiębiorcom i osobom wystawiającym faktury oraz wpłynie na poprawę warunków i bezpieczeństwa prowadzenia działalności gospodarczej.

Jakie korzyści oferuje KSeF

KSeF to realne i wymierne korzyści dla podatników, w szczególności:

• brak konieczności drukowania faktur,

• stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności przechowywania ich samodzielnie,

• zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami,

• skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

Terminy wdrożenia KSeF

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będzie dotyczył podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Pozostali podatnicy zostaną objęci tym wymogiem od 1 kwietnia 2026 r.

Dodatkowo, z myślą o najmniejszych przedsiębiorcach, wprowadzono dodatkowe odroczenia. Podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, o ile łączna wartość sprzedaży (z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Tacy podatnicy będą obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wdrażany etapowo, wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbioru faktur już od lutego 2026 r. – bez względu na poziom osiąganej sprzedaży.

Od czego zacząć przygotowania

Zachęcam, aby jak najszybciej zacząć przygotowania do korzystania z KSeF. Najważniejsze kroki to:

• sprawdzenie, od kiedy KSeF będzie dla Państwa obowiązkowy,

• przejrzenie, jak obecnie wygląda u Państwa proces wystawiania faktur,

• upewnienie się, że dostawca programu księgowego wprowadził potrzebne aktualizacje do obsługi KSeF,

• wybranie metody logowania do systemu i nadanie odpowiednich uprawnień,

• jeśli firma nie jest osobą fizyczną i nie ma pieczęci kwalifikowanej – złożenie zawiadomienia ZAW-FA.

Narzędzia do e-fakturowania

Z KSeF można korzystać za pośrednictwem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma) oraz poprzez dowolny program komercyjny zintegrowany z systemem. Decyzja o wyborze właściwego narzędzia należy do Państwa. Powinna ona być podyktowania specyfiką oraz skalą prowadzonej działalności gospodarczej, aby jak najlepiej wpisywała się w Państwa potrzeby biznesowe.

Skąd czerpać informacje na temat KSeF

Wszystkie niezbędne materiały, filmy instruktażowe oraz baza pytań dotyczących KSeF dostępna jest na stronie ksef.podatki.gov.pl.

Warto przygotować się do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur z wyprzedzeniem – uporządkować procesy, dostosować systemy księgowe i obieg dokumentów. Dzięki temu wdrożenie będzie prostsze, praca bardziej efektywna, a Państwo szybciej odczują zalety z korzystania z systemu.

Z wyrazami szacunku

Krzysztof Rogowski

Dyrektor Departamentu Analiz Krajowej Administracji Skarbowej w Ministerstwie Finansów