Branża IT dynamicznie przechodzi na modele abonamentowe. Comarch również podąża w tym kierunku. W rezultacie model oparty na wieczystej licencji i płatnych aktualizacjach (upgrade) jest stopniowo wygaszany. Z kolei dla firm oznacza to konieczność wyboru nowej formy rozliczeń. Warto wiedzieć, że pozostanie przy starym systemie wiąże się z rosnącymi kosztami i brakiem dostępu do nowych technologii.
Spis treści
- Dlaczego warto zdecydować się na migrację już teraz?
- Konsekwencje pozostania przy starej licencji
- Jak przejść na subskrypcję Comarch ERP Optima? Instrukcja krok po kroku
- Przejście na licencje subskrypcyjne – wymagania techniczne dla dodatków współpracujących z ERP Optima
- Tabela mapowania licencji – jak zmieniły się pakiety?
- Zależności między pakietami i modułami w modelu subskrypcyjnym
- Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
- Podsumowanie i wsparcie przy migracji
Dlaczego warto zdecydować się na migrację już teraz?
Przejście na model subskrypcyjny to nie tylko zmiana sposobu rozliczania, ale przede wszystkim dostęp do nowych funkcji, większej przewidywalności kosztów i rozwoju systemu w kolejnych latach.
- Dostęp do nowości – tylko w subskrypcji firma otrzymuje dostęp do najnowszych funkcji. Obejmuje to m.in. rozwiązania rozwijane w obszarze AI, nowy interfejs webowy oraz bieżący rozwój usług online.
- Wersja webowa Comarch ERP Optima – dostęp do wersji webowej jest dostępny dla klientów pracujących w modelu subskrypcyjnym.
- KSeF w cenie do końca 2026 roku – w modelu subskrypcyjnym obsługa KSeF jest obecnie dostępna bez dodatkowej opłaty do końca 2026 roku.
- Pomoc telefoniczna Comarch w cenie – dla Comarch ERP Optima wsparcie Premium, czyli obsługa telefoniczna producenta, jest zawarte w cenie subskrypcji.
- Przewidywalność kosztów – zamiast odkładać decyzję i ponosić rosnące koszty utrzymania starego modelu, firma przechodzi na rozwiązanie bardziej uporządkowane kosztowo.
- Lepsze warunki migracji teraz niż później – odkładanie decyzji może oznaczać mniej korzystne warunki przejścia w kolejnych latach.
- Elastyczność licencji – model subskrypcyjny ułatwia dopasowanie liczby licencji do aktualnych potrzeb firmy. To szczególnie przydatne w okresach wzmożonej sprzedaży, sezonowych obciążeń lub podczas inwentaryzacji, gdy czasowo potrzebna jest większa liczba stanowisk.
Konsekwencje pozostania przy starej licencji
Odkładanie decyzji o migracji może oznaczać wyższe koszty, ograniczony rozwój systemu i mniej elastyczne możliwości rozbudowy w kolejnych latach.
- Wyższe koszty utrzymania – Comarch planuje wzrost kosztów tradycyjnych aktualizacji: 20% w 2025 roku, 22% w 2026 roku i 24% w 2027 roku. Dodatkowo ceny licencji rosną średnio o około 8% rok do roku, co w praktyce oznacza realny wzrost kosztów utrzymania gwarancji licencji nawet o blisko 20%. W starym modelu pojawi się także dodatkowa opłata za korzystanie z KSeF, podczas gdy w modelu subskrypcyjnym obsługa KSeF jest dostępna bez dodatkowej opłaty do końca 2026 roku.
- Brak rozwoju systemu: Nowe funkcje ominą użytkowników licencji stacjonarnych.
- Brak perspektyw: W dłuższej perspektywie stary model straci wsparcie. Co więcej, dokupowanie nowych modułów będzie możliwe wyłącznie w wariancie subskrypcyjnym.
- Ograniczenia w rozbudowie stanowisk i licencji – od 2027 roku dodatkowe licencje dla nowego pracownika lub dla obecnego użytkownika będzie można dokupić wyłącznie w modelu subskrypcyjnym. Dla części firm może to oznaczać konieczność migracji w mniej dogodnym momencie i na mniej korzystnych warunkach.
- Koniec możliwości powrotu do opieki gwarancyjnej na dotychczasowych zasadach – od maja 2026 roku możliwość powrotu do opieki gwarancyjnej w wariantach 33% i 44% nie będzie już dostępna. Klienci, którzy nie przedłużą gwarancji w terminie, a nadal będą chcieli korzystać z nowych wersji systemu, poprawek błędów i e-mailowej pomocy konsultantów Comarch, będą mogli przejść na Comarch ERP Optima wyłącznie w modelu subskrypcyjnym.
Jak przejść na subskrypcję Comarch ERP Optima? Instrukcja krok po kroku
Zanim zaczniesz zmieniać klucze i konfigurację w systemie, wykonaj te 3 kluczowe kroki bezpieczeństwa:
🛡️ Zanim zmienisz klucz — Checklista bezpieczeństwa:
- Zrób backup bazy danych – to dobra praktyka przed każdą zmianą systemową w ERP.
- Wyloguj innych użytkowników – upewnij się, że wszyscy pracownicy zamknęli program Comarch ERP Optima.
- Zaktualizuj oprogramowanie – sprawdź, czy posiadasz najnowszą wersję programu oraz Menadżera Kluczy (min. wersja 2025.0).
Jeśli masz już nowy klucz subskrypcyjny i sprawdziłeś checklistę, przejdź do poniższej instrukcji.
1. Aktywacja nowego klucza
Najpierw dodaj nowy numer klucza subskrypcyjnego w Menadżerze Kluczy. Następnie upewnij się, że posiada on status „Aktywny”. Pamiętaj, aby korzystać z aktualnej wersji Menadżera Kluczy (min. 2025.0).
2. Wskazanie klucza przy logowaniu
Uruchom okno logowania programu Comarch ERP Optima. Następnie wykonaj poniższe kroki:
1. Na zakładce Ogólne wskaż operatora z uprawnieniami administratora i wybierz firmę.
2. Przejdź na zakładkę Pozostałe opcje i kliknij przycisk Zmień.
3. W polu Numer klucza wybierz nowy numer subskrypcyjny.
4. Zaznacz parametry: Ignoruj inne ustawienia systemu dotyczące serwera klucza.
5. Zaloguj się do programu.
3. Konfiguracja uprawnień i modułów
Po zalogowaniu przypisz dostęp do modułów. Przejdź do: Start / Konfiguracja / Program / Użytkowe / Operatorzy. Na karcie każdego operatora (zakładka Ogólne, sekcja Operator używa modułów) zaznacz pakiety zgodne z nową licencją. Pełną listę dostępnych modułów znajdziesz w Menadżerze Kluczy.
Jeśli nowy klucz ma działać tylko w konkretnych firmach, wskaż go bezpośrednio na karcie operatora (zakładka Bazy)
lub w ustawieniach firmy (Start / Konfiguracja / Firma / Ogólne / Parametry). W konsekwencji przy kolejnych logowaniach system automatycznie zaznaczy przypisane moduły.
Bądź na bieżąco z nowinkami ERP – zapisz się na newsletter!
Regularnie otrzymasz aktualności, techniczne triki i porady ekspertów, które pomogą usprawnić działanie Twojej firmy z Comarch ERP. Zyskaj dostęp do najnowszych funkcji i rozwiązań dla efektywnego zarządzania!
Przejście na licencje subskrypcyjne – wymagania techniczne dla dodatków współpracujących z ERP Optima
Migracja Comarch ERP Optima do modelu subskrypcyjnego to nie tylko zmiana licencji w samym systemie. W praktyce trzeba również sprawdzić, czy wszystkie dodatki współpracujące z Optimą są gotowe do obsługi logowania w nowym modelu.
Aktualizacja dodatków ELTE-S
Przed migracją należy zainstalować najnowsze wersje dodatków ELTE-S. Aktualne wydania są dostosowane do obsługi logowania w modelu subskrypcyjnym i powinny zostać zweryfikowane przed zmianą licencji.
Aktualizacja dodatków firm trzecich
Jeżeli firma korzysta z dodatków zewnętrznych od innych producentów, one również muszą wspierać nowy model licencyjny. W praktyce może to oznaczać konieczność aktualizacji tych rozwiązań do wersji zgodnych z logowaniem subskrypcyjnym.
Weryfikacja kompatybilności przed migracją
Przed przejściem na subskrypcję warto sprawdzić, czy wszystkie używane rozszerzenia są zgodne:
- z aktualną wersją Comarch ERP Optima,
- z nowym modelem subskrypcyjnym,
- z mechanizmem logowania wymaganym po migracji.
Skąd wziąć aktualne instalatory?
Aby migracja przebiegła bezproblemowo, warto wcześniej skompletować aktualne wersje wszystkich używanych dodatków:
- w przypadku rozwiązań ELTE-S prosimy o kontakt mailowy: helpdesk@elte-s.eu,
- w przypadku dodatków firm trzecich należy skontaktować się bezpośrednio z ich dostawcami.
Ważne: przed migracją warto zweryfikować wszystkie dodatki i integracje działające w środowisku Comarch ERP Optima. Brak aktualizacji choćby jednego rozszerzenia może spowodować problemy po przejściu na model subskrypcyjny.
Tabela mapowania licencji – jak zmieniły się pakiety?
W modelu subskrypcyjnym dotychczasowe moduły łączą się w pakiety. Sprawdź w poniższej tabeli, co odpowiada Twoim starym licencjom
| Pakiety subskrypcyjne | Odpowiedniki starych modułów |
|---|---|
| Logistyka Basic | Kasa Bank Plus, Handel |
| Logistyka PRO | Handel Plus, Serwis |
| Finanse BASIC | Kasa/Bank PLUS, Księga Podatkowa, Faktury |
| Finanse PRO | Księga Handlowa PLUS, Środki Trwałe, e-Sprawozdania |
| RETAIL Basic | Kasa/Bank PLUS, Handel, Detal |
| RETAIL PRO | Handel Plus, Serwis |
| HR Basic | Kasa/Bank PLUS, Płace i Kadry, HRM BASIC |
| HR Pro | Kasa Bank PLUS, Płace i Kadry (funkcjonalności PLUS), HRM PLUS, PPK |
| Podstawowy | Kasa/Bank PLUS, Faktury, Płace i Kadry, Księga Podatkowa |
| Dodatkowe moduły | |
|---|---|
| Pakiety subskrypcyjne | Odpowiedniki starych modułów |
| Księga Handlowa | Księga Handlowa + Kasa Bank PLUS |
| Faktury | Faktury + Kasa Bank PLUS |
| Opis Analityczny | Opis Analityczny |
| CRM | CRM |
| Środki Trwałe | Środki Trwałe |
| Obieg Dokumentów | Obieg Dokumentów |
Zależności między pakietami i modułami w modelu subskrypcyjnym
W modelu subskrypcyjnym nie wszystkie moduły działają niezależnie. Część z nich pełni rolę pakietów bazowych, a część można zamówić dopiero jako rozszerzenie lub dodatek. Dlatego przy wyborze subskrypcji warto najpierw sprawdzić, które pakiety są nadrzędne i jakie zależności obowiązują między modułami.
1. Pakiety bazowe i ich rozszerzenia
Niektóre pakiety działają w układzie BASIC + PRO, co oznacza, że wariant PRO nie funkcjonuje samodzielnie i wymaga wcześniejszego posiadania odpowiedniego pakietu bazowego.
Dotyczy to następujących obszarów:
- Finanse PRO – wymaga posiadania pakietu Finanse BASIC
- Logistyka PRO – wymaga posiadania pakietu Logistyka BASIC
- Retail PRO – wymaga posiadania pakietu Retail BASIC
Warto też pamiętać, że:
- liczba modułów Finanse PRO może być maksymalnie równa liczbie modułów Finanse BASIC
- liczba modułów Logistyka PRO może być maksymalnie równa liczbie modułów Logistyka BASIC
- liczba modułów Retail PRO może być maksymalnie równa liczbie modułów Retail BASIC
Przykład:
jeśli firma ma 3 moduły Logistyka BASIC, może mieć maksymalnie 3 moduły Logistyka PRO. Nie można zamówić większej liczby modułów PRO niż pakietów BASIC.
2. Obszar kadrowo-płacowy
W części kadrowo-płacowej pakietem nadrzędnym jest:
- Podstawowy – Płace i Kadry – obsługa do 50 pracowników
Dla większych potrzeb dostępne są pakiety:
- HR Basic 20
- HR Basic 50
- HR Pro 100
- HR Pro 200
- HR Pro 300
- HR Pro 400
- HR Pro 500
- HR Pro No Limit
W tym obszarze kluczowa jest jedna zasada: pakiety HR dobiera się do liczby pracowników zatrudnionych w firmie, niezależnie od liczby osób pracujących w kadrach.
Przykład:
jeśli w dziale kadr pracuje 5 osób, ale firma zatrudnia 480 pracowników, właściwym wyborem będzie HR Pro 500.
3. Moduły dodatkowe wymagające co najmniej jednego pakietu
Poniższe moduły można zamówić pod warunkiem, że w subskrypcji znajduje się co najmniej jeden dowolny pakiet główny:
- Operacje wielofirmowe
- Środki Trwałe
- CRM
- Opis analityczny
- Analizy BI
- Analizy BI PLUS
- Obieg Dokumentów
- Księga Handlowa
- BI Point
- Comarch BPM + Repozytorium
- Comarch Mobile
- Obsługa drukarek fiskalnych przez terminal
- Współpraca z kasami fiskalnymi
- Import/eksport ECOD/EDI
- Comarch Data Editor
- Menadżer kluczy
- Upgrade premium
Przykład:
jeśli klient chce zamówić sam moduł CRM, musi mieć w subskrypcji przynajmniej jeden pakiet główny. Sam CRM nie funkcjonuje jako całkowicie niezależny zakup.
4. Moduł działający niezależnie
Wyjątkiem od tej zasady jest:
- Faktury – moduł niewymagający zamówienia dodatkowego pakietu nadrzędnego
Przykład:
moduł Faktury można zamówić bez konieczności dokupowania dodatkowego pakietu bazowego.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Przejście na nowy model rozliczeń rodzi wiele pytań. Zebraliśmy najczęstsze obawy klientów i odpowiadamy na nie wprost.
Czy subskrypcja oznacza, że moje dane lądują w chmurze Comarchu?
Nie. Subskrypcja to wyłącznie zmiana modelu płatności za oprogramowanie. Twoje dane mogą pozostać na Twoim lokalnym serwerze lub u Twojego dotychczasowego dostawcy hostingu. Nic się nie zmienia w architekturze Twojej instalacji.
Co dzieje się z moją obecnie wykupioną licencją wieczystą?
Twoja licencja wieczysta jest Twoja. Jeśli chcesz, możesz przy niej pozostać, jednak wiąże się to z podwyżkami kosztów aktualizacji i brakiem dostępu do nowych funkcji (jak AI czy darmowy KSeF). Migrując na subskrypcję, “wymieniasz” prawo do starych warunków na nowe, korzystniejsze pakiety.
Czy mogę wrócić do starego modelu, jeśli subskrypcja mi się nie spodoba?
Nie. Migracja na model subskrypcyjny jest procesem w jedną stronę. Comarch wygasza model licencji wieczystych, więc powrót do nich nie będzie możliwy.
Podsumowanie i wsparcie przy migracji
Migracja na subskrypcję Comarch ERP Optima to bezpieczny krok w stronę nowoczesnych narzędzi i przewidywalnych kosztów. Ponieważ jesteśmy wieloletnim partnerem Comarch, dogadaliśmy się z producentem w imieniu naszych klientów, aby zapewnić maksymalne rabaty na przejście w tym roku.
Migrację warto zaplanować nie tylko z perspektywy warunków handlowych, ale również od strony technicznej. Przed zmianą modelu licencjonowania należy sprawdzić zgodność wszystkich dodatków, integracji i rozszerzeń działających z Comarch ERP Optima, aby cały proces przebiegł bezpiecznie i bez przestojów.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu subskrypcji lub wolisz, żebyśmy policzyli to za Ciebie? Nasz zespół pomoże Ci dostosować oprogramowanie i przejść przez migrację bez przestojów w pracy.
Zapraszamy na darmową prezentację produktów Comarch. Skontaktuj się z nami!
Telefonicznie 12 260 44 50 lub mailowo.
Jeżeli jesteś zainteresowany innymi ułatwieniami w prowadzeniu firmy.
Zapraszamy do naszego sklepu!
