Wdrażanie KSeF budzi wiele pytań dotyczących samej ścieżki obiegu dokumentów w firmie. Częsty dylemat dotyczy przedsiębiorstw usługowych, fundacji (np. fundacji rodzinnych) oraz firm, które nie prowadzą gospodarki magazynowej.
Użytkownicy pytają: czy pobrane faktury z KSeF należy najpierw importować do modułu Handel, potem do Rejestru VAT, a na końcu do ksiąg? A co z fakturami, które są zwolnione z VAT (tzw. “NP” lub “ZW”)?
Jako eksperci z ELTE-S, podpowiadamy, jak zoptymalizować ten proces w Comarch ERP Optima, by zaoszczędzić sobie zbędnych kliknięć.
Moduł Handel: Kiedy jest potrzebny, a kiedy zbędny?
W firmach handlowych i produkcyjnych, faktura zakupowa trafia do modułu Handel, aby zaktualizować stany magazynowe i ułatwić obrót towarem. Jeśli jednak Twoja firma (np. fundacja rodzinna) nie posiada magazynu, przepuszczanie każdej faktury kosztowej przez moduł Handel to niepotrzebne dokładanie sobie pracy.
Złota zasada dla firm bez magazynu:
Faktury pobrane z KSeF należy kwalifikować bezpośrednio do Rejestru VAT. Z tego poziomu dokumenty mogą zostać zadekretowane wprost do Księgi Handlowej (KH) lub Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Omijamy moduł Handel, oszczędzając czas.
Co z fakturami bez VAT?
Częstym powodem, dla którego użytkownicy mają wątpliwości przed omijaniem modułu Handel, są faktury, które teoretycznie nie powinny trafić do rozliczeń VAT (np. usługi ubezpieczeniowe, transakcje zwolnione, niepodlegające). Jak to poprawnie ująć w Optimie? Masz dwie drogi:
1. Przepuszczenie przez Rejestr VAT (Rekomendowane)
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby faktury bez VAT (np. ze stawką ZW lub NP) przeszły przez Rejestr VAT. Z punktu widzenia praktyki księgowej jest to wręcz najlepsze i najwygodniejsze podejście. Zyskujesz jedno, centralne miejsce, w którym panujesz nad wszystkimi fakturami zakupu pobranymi z KSeF. System podczas dekretacji poprawnie uwzględni je w kosztach (w KH lub KPiR), a na samej deklaracji VAT nie zrobią one żadnego bałaganu (wystarczy odpowiednie przypisanie kolumn księgowych).
2. Bezpośredni zapis jako Polecenie Księgowania (PK)
W przypadku specyficznych dokumentów, niektórzy księgowi decydują się na ujęcie faktury bez VAT bezpośrednio w Księdze Handlowej jako Polecenie Księgowania (PK). Choć jest to technicznie poprawne, rozprasza to dokumenty zakupowe między różnymi modułami (część ląduje w Rejestrze VAT, część bezpośrednio jako PK). Z perspektywy przejrzystości i późniejszej automatyzacji łatwiej trzymać wszystkie faktury zakupowe z KSeF w jednym miejscu – Rejestrze VAT.
A co z archiwizacją dokumentów z KSeF?
Nie musisz eksportować i archiwizować każdej faktury pobranej z KSeF do osobnych folderów na komputerze. Pobrane z KSeF dokumenty (pliki XML wraz z ich wizualizacją) są przechowywane bezpośrednio w bazie danych Twojej Optimy.
Kluczem do bezpieczeństwa nie jest tworzenie dublujących się archiwów na dysku, ale regularna, codzienna kopia zapasowa (backup) całej bazy danych Optimy (np. na bezpieczny serwer w chmurze lub zewnętrzny nośnik).
Optymalizuj i automatyzuj procesy z ELTE-S
Zastanawiasz się, jak ustawić schematy księgowe, by Optima sama wiedziała, co zrobić z fakturą za paliwo, a co z usługą informatyczną? Chcesz, by wyciągi bankowe rozliczały Twoje zobowiązania z automatu?
W ELTE-S wiemy, jak uprościć księgowość. Dzięki naszym audytom, rozwiązaniom i dodatkom automatyzującym pracę, wyeliminujesz ręczne księgowanie i zyskasz pewność, że system pracuje na Ciebie, a nie odwrotnie. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak usprawnić swoje Comarch ERP Optima!
