Na fakturze w jednej firmie widnieje numer KSeF, który odpowiada dokumentowi innego klienta. Dodatkowo obie faktury mają taki sam numer sprzedaży, na przykład 34/2026. Taka sytuacja wymaga wyjaśnienia, ale sama zbieżność numeracji nie wystarcza do ustalenia przyczyny.
W diagnostyce rozdzielamy dwie kwestie: powiązanie numeru KSeF z konkretną fakturą oraz sposób, w jaki ten numer znalazł się przy dokumencie w Optimie. Dopiero sprawdzenie obu pozwala ocenić, czy problem wynika z działania programu, czy wymaga analizy innej drogi wprowadzenia danych.
Ten sam numer sprzedaży nie wyjaśnia przypisania numeru KSeF
Numer KSeF powinien być powiązany z konkretną fakturą. Nie należy więc traktować zgodnego numeru sprzedaży w dwóch bazach jako wystarczającego wyjaśnienia, dlaczego przy dokumentach różnych firm widnieje ten sam numer KSeF. To ważna obserwacja do zgłoszenia, ale jeszcze nie rozpoznanie mechanizmu błędu.
Nie przesądzamy również, że powtarzające się przypadki oznaczają potwierdzony błąd Optimy. Jeśli nieprawidłowość wystąpiła w kilku firmach, warto uwzględnić te przypadki w analizie. Nadal trzeba jednak ustalić okoliczności każdego z nich, zamiast zakładać wspólną przyczynę wyłącznie na podstawie podobnego efektu.
Na początku zbieramy dane pozwalające porównać dokumenty: wersję Optimy, ich statusy oraz informację, czy faktury były wysyłane do KSeF z obu baz. Bez tego trudno ocenić przebieg obsługi faktur i zawęzić zakres dalszego sprawdzania.
Przykładowo osoba prowadząca księgowość zauważa numer KSeF przy fakturze 34/2026 w bazie drugiego klienta. Zamiast uznać zgodną numerację za przyczynę, ustala status obu dokumentów i sprawdza, czy każdy z nich był wysyłany do KSeF. W ten sposób oddziela zaobserwowaną niezgodność od przypuszczenia dotyczącego jej źródła.
Jak uporządkować weryfikację w Optimie?
Sprawdzenie warto przeprowadzić w stałej kolejności. Dzięki temu zgłoszenie nie ograniczy się do informacji, że „numery przeszły między bazami”, lecz będzie zawierało dane potrzebne do analizy.
- Ustal wersję Optimy. To jedna z podstawowych informacji potrzebnych do diagnozy. Sam opis objawu nie zastępuje wskazania środowiska, w którym wystąpił.
- Porównaj statusy dokumentów w obu bazach. Uwzględnij zarówno fakturę z podejrzanym przypisaniem, jak i dokument, z którego numer KSeF miał pochodzić.
- Ustal, czy faktury wysyłano do KSeF z obu baz. Nie zakładaj, że dokumenty przeszły taką samą drogę obsługi tylko dlatego, że oba mają uzupełniony numer KSeF.
- Sprawdź możliwe sposoby wprowadzenia numerów. Do weryfikacji pozostają integracja, import oraz ręczna zmiana. Są to możliwości do sprawdzenia, a nie potwierdzone przyczyny.
Sprawdzenie ręcznej zmiany nie oznacza przypisywania komukolwiek celowego działania. Tak samo uwzględnienie integracji lub importu nie przesądza o ich nieprawidłowym działaniu. Chodzi o ustalenie, jak dane znalazły się przy konkretnym dokumencie.
Jeżeli po weryfikacji okaże się, że nieprawidłowe przypisanie numerów KSeF wynika z błędu Optimy, sprawę należy przekazać Partnerowi lub bezpośrednio do Asysty Comarch. Na podstawie samego opisu nie możemy potwierdzić przyczyny ani wskazać konkretnej poprawki.
Perspektywa ELTE-S
Przed zmianą podejrzanych przypisań warto odnotować stan zastany: których dokumentów i baz dotyczy problem oraz jakie numery KSeF przy nich widnieją. Poprawienie danych przed opisaniem przypadku może utrudnić późniejsze odtworzenie tego, co wymagało wyjaśnienia.
Przy kilku firmach rekomendujemy zebranie tych samych informacji dla każdego przypadku. Ułatwi to porównanie okoliczności bez zakładania z góry, że wszystkie niezgodności mają jedno źródło.
Możemy pomóc uporządkować dane do weryfikacji przypisań numerów KSeF w Optimie. Porozmawiajmy o usprawnieniach.