Pobierasz faktury z KSeF, wchodzisz w moduł Handel, a lista dokumentów jest pusta. To częsty widok u użytkowników Optimy, który na początku potrafi zdezorientować. Naturalnie nasuwa się pytanie: dlaczego faktury nie zaczytują się od razu i czy da się to zrobić inaczej?
W rzeczywistości system nie popełnił błędu. Optima zachowała się dokładnie tak, jak powinna. To celowy mechanizm.
Dwuetapowy import – jak to działa w praktyce?
Comarch ERP Optima nie wrzuca faktur z KSeF bezpośrednio do modułu Handel ani do Rejestrów VAT. Zamiast tego dokumenty lądują najpierw w specjalnej poczekalni – dedykowanym module KSeF.
To Ty jako użytkownik musisz tam wejść, przejrzeć pobrane dane i ręcznie je zakwalifikować. Dopiero wtedy decydujesz, czy dany dokument ma trafić do Handlu, czy do Rejestrów VAT. Na pierwszy rzut oka wydaje się to uciążliwe. Przecież cała ta automatyzacja miała sprawić, że faktury będą księgować się same.
Dlaczego więc wprowadzono taki bufor?
Bufor jako tarcza przed fałszywymi fakturami
Wymóg ręcznej kwalifikacji to nie są braki w funkcjonalności systemu, tylko bardzo celowe zabezpieczenie Twojej firmy.
W KSeF-ie ląduje absolutnie wszystko. Być może słyszałeś o sytuacjach, w których ktoś przy zakupach podał dane zupełnie innej firmy. Taki dokument z automatu wpadnie do KSeF-u danej firmy.
Gdyby Optima automatycznie przenosiła każdą pobraną fakturę prosto do modułu Handel albo bezpośrednio w koszty księgowe, miałbyś w dokumentach gigantyczny bałagan. Co więcej, mógłbyś nieświadomie zaakceptować i opłacić nieodpowiednie faktury.
Dzięki temu, że dokumenty zatrzymują się w module KSeF, zyskujesz pełną kontrolę. Możesz spokojnie zweryfikować każdy plik, odrzucić te, które nie są Twoje, a do księgowości przepuścić tylko poprawne rozliczenia.
Proces ten można byłoby w pewnym stopniu zoptymalizować, wdrażając funkcję dodatkowe, które na bazie specyficznych reguł (np. dla zaufanych kontrahentów) przyspieszą ten proces. Jednak całkowite pominięcie weryfikacji to po prostu zbyt duże ryzyko biznesowe.
Alternatywa: Ręczny import pliku XML
Istnieje jeszcze inny sposób na wciągnięcie faktury do systemu. Jeżeli z jakiegoś powodu nie chcesz lub nie możesz skorzystać z automatycznego pobierania przez moduł KSeF, do Optimy można wgrać dokumenty ręcznie.
Wystarczy pobrać e-fakturę w formacie pliku XML (np. bezpośrednio z portalu Ministerstwa Finansów lub z innej platformy), a następnie zaimportować ten plik bezpośrednio do bazy. To bardzo przydatne rozwiązanie zwłaszcza w sytuacjach awaryjnych lub gdy pracujesz na pojedynczych, specyficznych dokumentach.
Chcesz ułożyć procesy z KSeF w swojej firmie?
Jeżeli proces obsługi dokumentów z KSeF w Twojej Optimie zajmuje za dużo czasu lub nie wiesz, jak optymalnie go zorganizować, skontaktuj się z nami. W ELTE-S analizujemy, jak pracujesz, i dobieramy ustawienia oraz narzędzia tak, aby automatyzacja była bezpieczna i wygodna.
