Wystawiasz jedną fakturę sprzedaży, na której łączysz różne usługi. Klasycznym przykładem jest faktura za wynajem lokalu: najem dotyczy bieżącego miesiąca (np. maja), ale refaktura za media obejmuje miesiąc poprzedni (kwiecień).
Z perspektywy klienta i modułu Handel masz jeden spójny dokument. Jednak księgowość staje przed wyzwaniem: przychód podatkowy trzeba rozpoznać w dwóch różnych miesiącach. Optima domyślnie księguje cały dokument pod jedną datą. Czy musisz w takim razie rozbijać sprzedaż na dwie osobne faktury?
Nie. Comarch ERP Optima posiada wbudowany mechanizm, który rozwiązuje ten problem.
Schematy stowarzyszone – podział dokumentu w księgowości
Odpowiedzią na takie scenariusze są schematy stowarzyszone. To narzędzie w module Księga Handlowa, które pozwala wygenerować dwa (lub więcej) odrębne dowody księgowe na podstawie dokładnie tego samego dokumentu źródłowego.
Jak to działa w praktyce?
Zamiast jednego sztywnego księgowania, budujesz schemat główny i podpinasz do niego schemat stowarzyszony. Podczas księgowania faktury system dzieli operację na dwa równoległe procesy:
- Pierwszy dowód księgowy obejmuje np. samą usługę najmu i księguje się z datą majową.
- Drugi dowód księgowy wyłapuje z faktury wyłącznie kwoty dotyczące mediów i księguje je z datą kwietniową.
Jak podzielić kwoty i zmienić daty?
Cała magia dzieje się w warunkach schematu księgowego. Optima potrafi rozpoznać, która kwota dotyczy najmu, a która mediów, jeśli odpowiednio to sparametryzujesz. Najczęściej wykorzystuje się do tego kategorie dopięte do pozycji na fakturze, opisy analityczne albo atrybuty dokumentu.
System pozwala przypisać niezależną datę księgowania do każdego schematu stowarzyszonego. W konfiguracji schematu możesz wskazać konkretną datę z dokumentu lub określić regułę przesunięcia w czasie dla danej części przychodu.
Perspektywa ELTE-S: elastyczność wymaga precyzji
Schematy stowarzyszone dają księgowości ogromną swobodę. Dzięki nim zdejmujesz z działu handlowego obowiązek sztucznego mnożenia dokumentów tylko po to, by zgadzały się okresy podatkowe.
Z drugiej strony – to jedno z bardziej zaawansowanych miejsc w Optimie. Błąd w warunkach schematu może spowodować zdublowanie kwot na kontach albo problemy z prawidłowym ujęciem VAT-u. Przy tworzeniu reguł podziału trzeba bardzo uważać, by system wyłapał dokładnie to, co powinien.
Potrzebujesz pomocy z ustawieniem skomplikowanych schematów księgowych w swojej firmie?
