Obsługa sprzedaży zagranicznej przez platformy takie jak Amazon potrafi przyprawić dział księgowości o zawrót głowy. Tysiące drobnych transakcji, różne kraje dostawy, odmienne stawki podatkowe – a to wszystko objęte procedurą VAT OSS.
Warto na wstępie zaznaczyć, dlaczego w ogóle rozmawiamy o wprowadzaniu tych transakcji bezpośrednio do Rejestru VAT, a nie do modułu Handel. Wynika to ze specyfiki tego modelu. W takim scenariuszu firma (lub biuro rachunkowe) zazwyczaj nie prowadzi magazynu w Optimie i nie wysyła z niej faktur sprzedaży (FS) do klienta końcowego – robi to za nią Amazon lub zewnętrzny system. Celem osoby księgującej jest wyłącznie zaewidencjonowanie sprzedaży po odpowiednich stawkach, aby poprawnie rozliczyć podatek VAT z urzędem skarbowym.
Najczęstszy scenariusz wygląda tak: ściągacie z Amazona wielki plik Excel i zaczyna się ręczne “wklepywanie”. Każdy kraj (np. Niemcy, Austria, Francja) ma założonego osobnego kontrahenta, do tego dochodzi płatnik w postaci “Amazon Płatności”. Kiedy krajów i zamówień z każdym miesiącem przybywa, ta żmudna praca pożera cenne godziny.
Pojawia się całkowicie naturalne pytanie – czy da się to zrobić sprawniej? Może wrzucić to jednym zbiorczym dokumentem?
Importery z Excela do Optimy – koniec z ręczną pracą
Rozwiązaniem, które dość skutecznie eliminuje problem ręcznego wprowadzania sprzedaży, są odpowiednie importery z Excela. Zamiast spędzać pół dnia na przepisywaniu cyferek, możesz zaciągnąć cały, surowy raport z platformy Amazon w dosłownie kilkanaście sekund.
Dobry importer potrafi:
- automatycznie rozpoznać kraj dostawy i przypisać operację do procedury OSS,
- narzucić właściwą, zagraniczną stawkę VAT dla konkretnego państwa,
- wygenerować poprawne wpisy w Rejestrze VAT ze wskazanym kontrahentem (np. “Amazon DE”) oraz poprawnym płatnikiem.
Alternatywa: Pełna integracja i system OMS
Wielu przedsiębiorców zadaje w tym momencie słuszne pytanie: A gdybym tak w pełni zintegrował Optimę z Amazonem za pomocą systemu OMS? Przecież wtedy to byłaby podstawowa funkcjonalność.
Odpowiedź brzmi co pewnie nie będzie zaskoczeniem: to zależy. Amazon to potężny ekosystem, który oferuje kilka bardzo różnych modeli współpracy:
- FBA (Fulfillment by Amazon – Amazon zajmuje się magazynowaniem i wysyłką towaru do klienta za Ciebie),
- FBM (Fulfillment by Merchant – Ty magazynujesz i samodzielnie wysyłasz towar do klienta),
- Invoicing by Amazon (Amazon wystawia faktury za Ciebie),
- Vendor (sprzedaż hurtowa do Amazona).
Jeśli korzystasz np. z FBA i Invoicing by Amazon, pełna integracja przez system OMS w teorii powinna rozwiązać problem i automatycznie przesyłać odpowiednie dane do Optimy. W praktyce jednak bywa z tym różnie. Przykładem z życia jest jedno z naszych wdrożeń w branży e-commerce (Natubay). Mimo funkcjonującego tam zaawansowanego systemu OMS (IdeaCommerce), ze względu na specyfikę rozliczeń i tak konieczne było stworzenie dla nich dedykowanego importu z Excela.
Co więcej, ścieżka z OMS odpada, jeśli prowadzisz biuro rachunkowe. Jako księgowość nie integrujesz się z systemami sprzedażowymi, a po prostu dostajesz od klienta na koniec miesiąca gotowy raport (plik) z zadaniem wprowadzenia faktur do Rejestru VAT. W takim scenariuszu szybki importer z Excela to dla Ciebie jedyne sensowne narzędzie.
Bądź na bieżąco z nowinkami ERP – zapisz się na newsletter!
Regularnie otrzymasz aktualności, techniczne triki i porady ekspertów, które pomogą usprawnić działanie Twojej firmy z Comarch ERP. Zyskaj dostęp do najnowszych funkcji i rozwiązań dla efektywnego zarządzania!
Opcja rekomendowana: Prowadzenie magazynu i fakturowanie bezpośrednio w ERP
A co, jeśli zależy Ci na obcięciu kosztów prowizji dla platformy i pełnej kontroli nad sprzedażą? Bardzo dobrym kierunkiem jest wyłączenie drogiej usługi Invoicing by Amazon i przeniesienie procesu wystawiania faktur sprzedaży (FS) oraz prowadzenia magazynu bezpośrednio np. do Comarch ERP Optima.
Takie podejście rozwiązuje problem u samego źródła:
- Obniżasz koszty operacyjne (Amazon nie pobiera opłat za wystawianie faktur w Twoim imieniu).
- Masz pełną kontrolę nad stanami magazynowymi i wszystkimi dokumentami bezpośrednio u siebie w systemie ERP.
- Wystawione faktury mogą wtedy automatycznie przechodzić do Rejestru VAT w Twoim własnym ekosystemie (nie musisz niczego dodatkowo importować z zewnątrz).
A co w przypadku, gdy korzystasz z zewnętrznego biura rachunkowego? Tutaj pojawia się kolejna przewaga. Mając faktury fizycznie wystawione w swoim systemie, możesz wykorzystać wbudowany w system mechanizm Pracy Rozproszonej. Twoje biuro rachunkowe (jeśli również pracuje na Optimie) automatycznie, po kliknięciu jednego przycisku, odbierze od Ciebie paczkę dokumentów i zaciągnie je prosto do swoich rejestrów. Koniec z przesyłaniem ciężkich plików Excel i generowaniem niepotrzebnego chaosu.
Nasza perspektywa: Zadbaj o logikę przetwarzania danych
Gotowych programów importujących znajdziesz na rynku wiele. Ale przy imporcie e-commerce diabeł zawsze tkwi w szczegółach. Zanim cokolwiek wdrożysz, musisz odpowiedzieć sobie na jedno ważne pytanie: czy logika przetwarzania danych w gotowcu w 100% pokrywa się z tym, jak chcesz, by te dane lądowały w Twoich Rejestrach VAT?
W ELTE-S zjedliśmy na tym zęby. Stworzyliśmy ponad 500 różnych funkcji dodatkowych i automatyzacji dla systemów Comarch. Wiemy, że każda firma ma swoją własną specyfikę rozliczeń i plan kont. Nasze autorskie importery nie tylko “bezmyślnie” wklejają komórki z Excela, ale inteligentnie je przetwarzają zgodnie z Twoimi konkretnymi wymogami (mapując płatników, kraje i atrybuty dokumentów).
Nie trać więcej czasu na ręczną księgowość transakcji zagranicznych. Odezwij się do nas, chętnie przeanalizujemy Twój plik i zaproponujemy automatyzację.
