Znasz tę sytuację? Księgujesz listę płac i musisz rozbić wynagrodzenie części zespołu na różne centra kosztowe (tzw. “piątki”). Konfigurujesz schemat księgowy, dodajesz pozycje, ale przy księgowaniu system nie łapie wyjątków i księguje wszystko błędnie lub zatrzymuje się z błędem. To jeden z najczęstszych problemów na styku kadr i księgowości.
Wbrew pozorom, rozwiązanie tego problemu nie sprowadza się tylko do wpisania odpowiedniego konta “po Wn” w jednym wierszu schematu. Wymaga zrozumienia, jak system Comarch traktuje składniki wynagrodzeń.
Dwie kluczowe kwestie do ustalenia przed budową schematu
Zanim zaczniesz modyfikować warunki w oknie schematów księgowych, musisz odpowiedzieć sobie na dwa krytyczne pytania:
1. Czy proporcja rozksięgowania (podziału) jest stała dla tych konkretnych pracowników? (np. zawsze 50/50, albo 70/30).
2. Czy konta zespołu 5 posiadają analitykę rodzajową? A jeśli tak, to czy są to różne analityki w odniesieniu do składników wynagrodzeń i wszystkie mają być odpowiednio podzielone?
Odpowiedzi na te pytania zdeterminują, z której ścieżki wdrożeniowej musisz skorzystać.
Ścieżka 1: Proporcja podziału jest stała
Jeśli odpowiedź na pierwsze pytanie brzmi “TAK” (czyli podział dla tych 10 pracowników jest z góry ustalony i niezmienny), sprawa jest stosunkowo prosta.
Możesz wprowadzić w schemacie stałą proporcję. Należy wtedy oprzeć schemat księgowania na poziomie pracownika, stosując warunek PIE_Znacznik = 'P'. Wewnątrz schematu wprowadzasz odrębne pozycje dla wybranych akronimów (czyli konkretnych pracowników).
W praktyce wygląda to tak: księgujesz pełną kwotę dla pozostałych pracowników na standardowe konta zespołu 5, a dla tej wybranej “dziesiątki” system stosuje zapisaną na sztywno proporcję na wymagane konta.
Ścieżka 2: Proporcja podziału jest zmienna
Jeżeli proporcja jest zmienna (czyli co miesiąc zależy od innych czynników), pojawia się problem. Musisz sprawdzić, czy w module Kadry i Płace w ogóle generowany jest jakikolwiek opis analityczny dla wynagrodzenia, z którego wynika ten podział.
Jeśli opis analityczny istnieje, lecz w księgowości stosujesz podział na konta zespołu 5 z analityką rodzajową – trafisz na systemowy mur. Comarch ERP na tym etapie nie pozwala na tak precyzyjny podział wynagrodzenia. Możesz co najwyżej rozbić kwoty na zgrubne kategorie: Brutto, ZUS i PPK. System nie wyodrębni samodzielnie poszczególnych, drobnych składników wynagrodzenia na różne analityki.
Jak z tego wybrnąć? Klucz podziałowy
Finalnie, jeśli proporcja kosztów jest zmienna, a konta zespołu 5 posiadają analitykę rodzajową, najlepszym i najbezpieczniejszym podejściem jest proces dwuetapowy:
1. Zaksięguj całą Listę Płac bez wyodrębniania tych pracowników (lub dla ułatwienia księgowań zaksięguj ten koszt technicznie na jedno, odrębne konto przejściowe).
2. Użyj klucza podziałowego, który rozksięguje zgromadzoną kwotę na właściwe konta docelowe.
Klucz podziałowy to potężne narzędzie – może on zaciągać dane z dowolnego źródła. Informacje o odpowiednich proporcjach mogą płynąć bezpośrednio z Comarch ERP XL, modułu HR, czy nawet z zewnętrznej aplikacji. Kwestią do ustalenia pozostaje tylko wybór odpowiedniej metody dostarczenia tych danych do bazy.
Perspektywa ELTE-S: Nie rzeźb w schematach bez planu
Konfiguracja schematów księgowych na styku z listami płac to jeden z najbardziej narażonych na błędy obszarów. Próby tworzenia “kombinowanych” warunków na siłę zazwyczaj kończą się tym, że przy pierwszym nietypowym składniku wynagrodzenia schemat po prostu się sypie, a koszty lądują w niewłaściwych miejscach.
Jeśli Twój podział analityczny jest skomplikowany i schematy przestały sobie z tym radzić, chętnie przeanalizujemy to na żywym organizmie. Możemy ułożyć odpowiednie warunki dla stałych proporcji lub zaprojektować automatyczne klucze podziałowe pod Twoją unikalną strukturę “piątek”.