Twoja firma lub biuro rachunkowe od dawna korzysta z usługi Comarch OCR do wczytywania skanów faktur. Jednak odkąd weszliście w obieg Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), dokumenty kosztowe zaciągają się do systemu automatycznie i bez błędów. Skany przestają być potrzebne, a usługa OCR, za którą co miesiąc lub co rok płacicie, staje się po prostu zbędnym kosztem.
Podejmujecie logiczną decyzję o rezygnacji, ale pojawia się problem operacyjny: jak to formalnie zrobić? Czy wystarczy po prostu przestać używać usługi, czy trzeba gdzieś wysłać papierowe wypowiedzenie?
Wypowiedzenie OCR zależy od Twojego modelu rozliczeń
Comarch dystrybuuje pakiety usługowe w dwóch głównych modelach, i to właśnie od nich zależy Twoja ścieżka rezygnacji. Warto sprawdzić, jaki pakiet widnieje na Twojej ostatniej fakturze zakupowej lub w systemie Comarch Cloud.
Scenariusz 1: Posiadasz pakiet roczny
To najprostsza sytuacja. Kupując pakiet roczny (np. ważny do końca danego roku kalendarzowego), płacisz za usługę z góry. W tym przypadku nie musisz wysyłać żadnych oficjalnych wypowiedzeń. Gdy minie rok od zakupu, pakiet po prostu wygaśnie, a usługa zostanie wyłączona, dopóki jej ręcznie nie odnowisz na kolejny okres.
Scenariusz 2: Korzystasz z pakietu miesięcznego
Jeśli opłacasz Comarch OCR w trybie subskrypcji miesięcznej, usługa odnawia się automatycznie. Zwykłe zaprzestanie skanowania faktur nie zatrzyma wystawiania kolejnych faktur przez Comarch. W tym przypadku musisz złożyć oficjalne wypowiedzenie.
Zgodnie z dokumentacją i procedurami producenta, obowiązuje jednomiesięczny okres wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.
Gdzie to zgłosić? Wypowiedzenie najszybciej złożysz, wysyłając odpowiedniego maila bezpośrednio na adres logistyki Comarchu: logistyka.erp@comarch.pl (warto podać swój NIP, numer licencji oraz informację o rezygnacji z pakietu miesięcznego OCR).
Perspektywa ELTE-S: Audyt licencji przed zmianą procesów
Rezygnacja z narzędzi, które dublują się z nowymi rozwiązaniami (jak KSeF), to naturalny krok w dojrzałym biznesie. Pamiętaj jednak, że rezygnacja z pakietu OCR&KSeF odcina Ci nie tylko funkcję skanera, ale w niektórych starych konfiguracjach może wpłynąć na pakiety przesyłowe.
Zanim na stałe zrezygnujesz z jakiejkolwiek usługi w ekosystemie Comarch ERP, zrób szybki audyt. Upewnij się, że masz wykupiony odpowiednio duży “czysty” pakiet Comarch KSeF, który udźwignie wolumen Twoich e-faktur (wysyłanych i odbieranych) bez wsparcia z puli OCR. Warto też zachować pakiet do momentu, w którym upewnisz się, że wszyscy Twoi dostawcy faktycznie przeszli na KSeF i nie będziesz dostawał papierowych dokumentów od mniejszych firm.
Jeśli potrzebujesz pomocy w zweryfikowaniu swoich pakietów lub chcesz mądrze przejść z tradycyjnego skanowania na pełną obsługę KSeF w swojej Optimie, daj nam znać.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.