Twoja firma korzysta z usług faktoringowych i musisz na wystawianych fakturach regularnie zamieszczać informacje o podmiocie trzecim (faktorze), na rzecz którego dokonywana jest płatność? W dobie Krajowego Systemu e-Faktur takie dane muszą znaleźć się w odpowiednich węzłach pliku XML, by platforma ministerstwa poprawnie zinterpretowała przepływ finansowy.
W Comarch ERP Optima, na poziomie samego formularza wystawianej faktury, na zakładce KSeF, istnieje specjalne pole pozwalające na ręczne wskazanie podmiotu trzeciego. Problem pojawia się, gdy takich faktur wystawiasz dziesiątki lub setki miesięcznie. Uzupełnianie tych danych z palca przy każdym dokumencie to zaproszenie do pomyłek.
Naturalnym krokiem wydaje się wejście w kartotekę kontrahenta i przypisanie tam faktora na stałe. Czy system na to pozwala?
Brak systemowego automatu dla karty kontrahenta
W obecnej architekturze Comarch ERP Optima nie ma wbudowanego mechanizmu, który pozwalałby na stałe zmapowanie dodatkowego podmiotu (takiego jak faktor) bezpośrednio w głównej kartotece kontrahenta w taki sposób, aby dane te automatycznie przenosiły się na tworzone dokumenty w zakładkę KSeF.
Jesteś zmuszony do ręcznego uzupełniania tej sekcji przed zatwierdzeniem i wysłaniem e-faktury. Z informacji płynących od producenta wynika, że rozbudowa kartotek kontrahentów o tego typu stałe powiązania znajduje się w planach rozwojowych, jednak na oficjalną aktualizację wprowadzającą ten “magiczny przycisk” przyjdzie nam jeszcze poczekać.
Jak zautomatyzować przypisywanie faktora już teraz?
Jeśli ręczne wypełnianie pól na każdej fakturze paraliżuje pracę działu księgowości, nie musisz czekać na ruch Comarchu. Tego typu automatyzacje można wdrożyć za pomocą autorskich funkcji dodatkowych, działających bezpośrednio na bazie danych.
Warto jednak zaznaczyć, że jest to zadanie wymagające precyzji programistycznej. Mechanizm ten nie polega na prostej zmianie jednej wartości czy aktualizacji pola. System KSeF w Optimie opiera się na złożonych tabelach, co oznacza, że automatyzacja musi fizycznie dodawać nowe wiersze danych do odpowiednich tabel podrzędnych w momencie generowania dokumentu, a nie tylko aktualizować istniejące wartości.
Perspektywa ELTE-S: Niestandardowe procesy wymagają dedykowanych rozwiązań
Krajowy System e-Faktur wciąż odsłania braki w standardowych funkcjonalnościach wielu systemów ERP. Półśrodki, takie jak dopisywanie danych faktora w opisie dokumentu czy w uwagach, w dobie strukturyzowanych plików XML po prostu nie zadziałają – urząd ich nie odczyta we właściwy sposób.
W ELTE-S zjedliśmy zęby na wyciąganiu i wprowadzaniu niestandardowych danych “pod bazą” Optimy. Tworzenie funkcji dodatkowych, które same analizują kontrahenta i w locie dopisują odpowiednie rekordy w tabelach KSeF dla podmiotu trzeciego, to dla nas chleb powszedni.
Jeżeli temat faktoringu i ciągłego poprawiania faktur jest u Ciebie pilny i spowalnia rozliczenia – nie zwlekaj. Chętnie zajrzymy do Twojej bazy i zaprogramujemy automatyczne dopinanie faktora, by ściągnąć ten ciężar z Twoich pracowników.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.