Podczas importu szczegółowej faktury zakupu z KSeF pojawia się kluczowe wyzwanie: w jaki sposób Optima ma rozpoznać towar od dostawcy i trafnie dopasować go do właściwej kartoteki w Twoim cenniku?
Z pomocą przychodzi funkcja „Automatyczne mapowanie pozycji”. Pozwala ona zaoszczędzić mnóstwo czasu pracownikom, którzy w przeciwnym razie musieliby „ręcznie” klikać każdy wprowadzany na stan towar.
Wieloetapowy proces dopasowania
Zaznaczenie parametru „Automatyczne mapowanie pozycji” uruchamia w systemie inteligentny proces wyszukiwania. Comarch ERP Optima nie zgaduje. Działa według ścisłej, określonej z góry ścieżki.
W pierwszej kolejności system zawsze zagląda do swojej pamięci. Jeśli w przeszłości zaimportowałeś już fakturę od tego dostawcy i powiązałeś konkretną pozycję (np. „Śruba M8”) z konkretną kartoteką w Optimie, program to zapamięta. Przy kolejnej fakturze zastosuje to powiązanie automatycznie.
Jeśli to nowy towar, Optima przechodzi do drugiego kroku – hierarchii wyszukiwania ustalonej w konfiguracji. System sprawdza po kolei wskazane tam kryteria, na przykład:
- kod EAN,
- nazwę towaru,
- kod towaru u dostawcy.
Optima stosuje tu porównanie równościowe. Oznacza to, że dane z faktury muszą zgadzać się 1:1 z polem w Twojej kartotece cennikowej.
Co się dzieje, gdy wyłączysz automatyczne mapowanie?
Możesz odznaczyć ten parametr, jednak musisz przygotować się na dodatkową pracę. W takiej sytuacji podczas przenoszenia faktury do rejestru lub Handlu, na ekranie zawsze wyskoczy okno wyboru.
Użytkownik musi wtedy dla każdej nowej pozycji z faktury ręcznie wskazać odpowiednią kartotekę w systemie.
Jeśli tego nie zrobisz i pozostawisz pozycje bez przypisania, Optima wyświetli komunikat ostrzegawczy. System zapyta, czy ma automatycznie założyć nowe kartoteki cennikowe dla tych towarów. Zgoda w tym miejscu bez wcześniejszej kontroli to najprostsza droga do zabałaganienia bazy i stworzenia dziesiątek duplikatów.
Perspektywa ELTE-S: porządek w bazie to fundament KSeF
Automatyczne mapowanie brzmi jak idealne rozwiązanie, ale zadziała prawidłowo tylko w jednym przypadku – jeśli masz w firmie porządek w bazie towarowej.
Z perspektywy naszych wdrożeń widzimy, że klienci, którzy przed wejściem KSeF-u nie uporządkowali kodów EAN czy nazw dostawców, mają z mapowaniem najwięcej problemów. W rezultacie system tworzy im niepotrzebne duplikaty albo wymusza ręczne klikanie setek dokumentów.
Prawidłowe ustawienie hierarchii mapowania i weryfikacja bazy towarowej to kroki, które warto wykonać zanim import e-faktur ruszy pełną parą.
Jeżeli w Twojej firmie import pozycji z KSeF do Optimy powoduje powstawanie duplikatów towarów lub zajmuje zbyt dużo czasu, warto to skonsultować.
