Znasz tę sytuację? Zamówienia spływają automatycznie, paragony i faktury wystawiają się same, ale gdy klient zwraca paczkę, cały proces zwalnia i wymaga ręcznej interwencji. Pracownik przyjmuje zwrot w module RMA w BaseLinkerze, klika zwrot środków (np. przez Allegro), a następnie w księgowości ktoś i tak musi ręcznie odszukać dokument w Optimie, skorygować ilości i ustawić odpowiedni sposób płatności. To wąskie gardło, które bardzo często pozostaje niezałatane w wielu firmach e-commerce.
Czy można w pełni zamknąć i zautomatyzować ten proces?
Automatyczne korekty paragonów i faktur – jak to działa?
Integrator ELTE-S BaseLinker Sync pozwala na zautomatyzowanie ostatniego ręcznego ogniwa. Narzędzie zostało wyposażone w dedykowany moduł korekt, który śledzi moduł zwrotów (RMA) po stronie platformy BaseLinker.
Generowanie dokumentu korygującego (czy to do paragonu, czy do faktury) wyzwalane jest odpowiednim statusem zwrotu. Kiedy pracownik zweryfikuje paczkę i zmieni status w BaseLinkerze, łącznik samodzielnie tworzy stosowny dokument w Comarch ERP Optima.
Ważne jest to, że system obsługuje korekty częściowe. Oznacza to, że korekta tworzy się precyzyjnie w oparciu o produkty (i ich ilości), które fizycznie znalazły się w zewidencjonowanym zwrocie.
Powrót danych do Base. (PDF i numer dokumentu)
Wystawienie dokumentu księgowego to połowa sukcesu, ale dział e-commerce musi mieć do niego podgląd, by chociażby obsłużyć akcje automatyczne i komunikację z klientem.
Nasz łącznik, po poprawnym wygenerowaniu korekty w Optimie, potrafi pobrać jej numer oraz plik PDF, a następnie przekazać je z powrotem do BaseLinkera. Zgodnie z najlepszymi praktykami, pliki PDF dla korekt z modułu RMA dodawane są jako załączniki do pola dodatkowego w samym zwrocie. Z kolei PDF-y standardowych dokumentów sprzedażowych trafiają do pola dodatkowego lub dedykowanej sekcji w panelu zamówień.
Jeśli chcesz, aby dokument automatycznie trafiał do klienta w mailu z informacją o zwrocie, wystarczy w Base. zmodyfikować szablon emaila – po prostu wskazujesz, by system zaciągał plik ze wspomnianego pola dodatkowego.
Dokładne ustawienia tego mechanizmu można podejrzeć w oficjalnej dokumentacji: Instrukcja modułu korekt Premium (PDF).
Perspektywa ELTE-S: Zamknij proces e-commerce w 100%
Zostawianie korekt jako “ostatniego ręcznego ogniwa” to bardzo częsty błąd we wdrożeniach systemów e-commerce z programami klasy ERP. W okresach poświątecznych lub przy wzmożonych zwrotach sezonowych księgowość traci dziesiątki godzin na mozolne przeklikiwanie dokumentów, a ryzyko ludzkiej pomyłki (szczególnie przy przepisywaniu kwot) drastycznie rośnie.
Jeśli Twój proces obsługi Allegro i własnego sklepu jest już rozbudowany po stronie BaseLinkera, nie warto marnować potencjału. Poprawna konfiguracja łącznika i modułu RMA gwarantuje, że procesy magazynowe i księgowe w Comarch ERP Optima będą toczyć się całkowicie w tle.
Jeżeli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu synchronizacji pod swoje scenariusze zwrotów, nasz zespół z chęcią przeanalizuje Twój proces.