Pobierasz fakturę zakupową z KSeF, otwierasz dokument w Optimie i widzisz tylko podstawowe dane: kontrahenta, daty oraz sumę brutto?
Brakuje najważniejszego, czyli listy towarów lub usług?
Zamiast kilkunastu wierszy, z którymi mógłbyś pracować w module Handel, masz pusty środek dokumentu?
Wiele osób w pierwszej chwili myśli, że to błąd systemu albo problem z plikiem XML przesłanym przez dostawcę. Najczęściej jednak przyczyna leży po prostu w konfiguracji samego programu.
Magiczny parametr: „Przenieś tylko nagłówek dokumentu”
Sposób, w jaki Comarch ERP Optima traktuje importowane e-faktury, zależy od jednego małego przełącznika.
Aby go sprawdzić, wejdź w:
Start → Konfiguracja → Firma → Dane firmy → KSeF i otwórz zakładkę Odbiór faktur.
Kluczową rolę odgrywa tam parametr „Przenieś tylko nagłówek dokumentu”.
Jeżeli ta opcja jest zaznaczona, Optima celowo zignoruje szczegółowe wiersze faktury. System pobierze wyłącznie informacje nagłówkowe – czyli od kogo jest dokument, z jaką datą i na jaką kwotę. Jeżeli chcesz widzieć konkretne towary czy usługi, musisz po prostu odznaczyć ten parametr.
Nagłówek czy pełne pozycje – co wybrać?
Dlaczego Comarch w ogóle daje taki wybór? Odpowiedź zależy od tego, jaki dział przetwarza dokument.
Jeżeli jesteś w dziale księgowości, często nie interesuje Cię informacja o tym, że firma kupiła piętnaście różnych rodzajów nakrętek czy śrub. Potrzebujesz całkowitej kwoty netto, kwoty podatku VAT i rozrachunku. Sam nagłówek w zupełności wystarczy, by zaksięgować koszt.
Sytuacja wygląda zupełnie inaczej w dziale handlowym lub na magazynie. Wtedy pełne pozycje faktury to fundament pracy. Gdy odznaczysz wspomniany parametr, do modułu Handel trafią konkretne indeksy. Optima pozwoli na zmapowanie tych pozycji z własną bazą produktów (np. po kodach EAN lub nazwach dostawcy), a to otwiera drogę do automatycznej aktualizacji stanów magazynowych.
Perspektywa ELTE-S: konfiguruj pod proces, nie przyzwyczajenia
Obserwujemy u klientów sytuację, w której pracownicy magazynu ręcznie dopisują towary do pobranego nagłówka, bo „system tak zaciągnął fakturę z KSeF-u”. To zabija cały sens automatyzacji i generuje błędy.
Prawidłowa konfiguracja importu z KSeF powinna ściśle wynikać z obiegu dokumentów w firmie. Jeśli księgowości zależy na jednym zbiorczym dekrecie, a Handlowi na stanach na magazynie – Optima potrafi to pogodzić, ale wymaga dobrego zaplanowania mapowania towarów.
Jeżeli czujesz, że automatyzacja zakupów z KSeF w Twojej Optimie mogłaby działać sprawniej – warto omówić to z wdrożeniowcem.
