Gdy Optima pobiera faktury z KSeF, nie zawsze jest oczywiste, czy program zachowuje sam plik XML w formacie, w jakim przyszedł z systemu Ministerstwa Finansów, czy tylko przetwarza go na własne potrzeby.
Warto rozdzielić dwie rzeczy: import danych z KSeF do rejestrów Optimy oraz przechowywanie samego, oryginalnego pliku XML faktury w strukturze logicznej FA(3). Program operuje na danych już zaimportowanych do bazy i na wygenerowanej wizualizacji faktury – od wersji 2026.4 nie daje jednak użytkownikowi dostępu do surowego pliku XML pobranego z KSeF. Struktura logiczna FA(3) musi zostać zachowana wyłącznie po to, żeby dokument mógł zostać poprawnie przyjęty przez KSeF – to wymóg techniczny samej wysyłki, a nie funkcja udostępniania tego pliku do pobrania czy eksportu.
<screen>
Jeśli potrzebujesz surowego pliku XML – na przykład do własnej archiwizacji, kontroli lub integracji z innym systemem – trzeba go pobrać bezpośrednio z systemu KSeF, a nie z Optimy. Program nie jest miejscem przechowywania oryginalnych dokumentów XML dla użytkownika.
Perspektywa ELTE-S
Jeśli archiwizacja oryginalnych plików XML ma dla Ciebie znaczenie prawne lub rozliczeniowe, nie warto zakładać, że Optima to zrobi za Ciebie – lepiej ustalić osobny proces pobierania i archiwizowania tych plików bezpośrednio z KSeF, równolegle do pracy w Optimie. To samo dotyczy kontroli liczby dokumentów rozliczanych w płatnej usłudze KSeF Comarch – to zupełnie inna kwestia niż przechowywanie XML i najlepiej zweryfikować ją bezpośrednio u dostawcy usługi, a nie w konfiguracji samego programu.
Jeśli chcesz mieć pełną kontrolę nad archiwizacją faktur ustrukturyzowanych obok pracy w Optimie, możemy pomóc to zaprojektować. Odezwij się.