Wbrew powszechnym opiniom, przeniesienie firmy poza miasto nie zawsze wiąże się z problemami kadrowymi. Co więcej, dla wielu przedsiębiorstw taka decyzja przynosi znaczące korzyści ekonomiczne. Jednakże firmy działające na obszarach pozamiejskich mogą napotkać specyficzne wyzwania związane z dostępnością wykwalifikowanych pracowników. W niniejszym artykule przyjrzymy się, jak automatyzacja procesów i systemy ERP mogą skutecznie adresować te problemy.
Dlaczego firmy przenoszą się poza miasto?
Istnieje kilka głównych powodów, dla których przedsiębiorstwa decydują się na lokalizację poza obszarami miejskimi. Przede wszystkim, obszary pozamiejskie oferują niższe koszty zatrudnienia nisko wykwalifikowanych pracowników. Na takich terenach często można znaleźć osoby gotowe pracować za niższe wynagrodzenie niż w dużych miastach, co znacząco obniża koszty operacyjne firm.
Dodatkowo ceny gruntów i nieruchomości poza miastem są zazwyczaj znacznie niższe niż w centrach miejskich. Dla wielu przedsiębiorstw sprzedaż miejskiej lokalizacji i przeniesienie działalności poza miasto może przynieść znaczące zyski kapitałowe, które można zainwestować w rozwój firmy.
Nie bez znaczenia pozostaje również fakt, że obszary pozamiejskie oferują więcej przestrzeni. Tereny te dają firmom możliwość swobodnego rozwoju infrastruktury, budowy rozległych hal produkcyjnych czy magazynów, co w warunkach miejskich byłoby niemożliwe lub wiązałoby się z ogromnym nakładem finansowym.
Główne wyzwania kadrowe poza miastem
Pomimo licznych korzyści ekonomicznych, firmy zlokalizowane poza miastami napotykają na szereg wyzwań kadrowych, które mogą wpływać na ich efektywność i rozwój.
1. Ograniczony dostęp do wykwalifikowanych specjalistów
Jednym z najpoważniejszych problemów firm działających na obszarach pozamiejskich jest ograniczony dostęp do wykwalifikowanych specjalistów. Na takich terenach trudniej znaleźć pracowników o wysokich i specjalistycznych umiejętnościach, szczególnie inżynierów, technologów, programistów, analityków danych i innych wysoko wykwalifikowanych fachowców. W miastach, szczególnie tych akademickich, mamy dostęp do szerszego przekroju osób z różnym wykształceniem i kompetencjami, podczas gdy poza miastem wybór jest znacznie ograniczony.
Dodatkowo specjaliści często preferują pracę w środowiskach miejskich, gdzie mogą znaleźć więcej możliwości rozwoju zawodowego i networking z innymi profesjonalistami z branży. To powoduje, że firmy zlokalizowane poza miastem muszą oferować dodatkowe zachęty, aby przyciągnąć i zatrzymać wartościowych pracowników, co zwiększa koszty zatrudnienia i może niwelować oszczędności wynikające z niższych kosztów ogólnych.
2. Wyzwania związane z dojazdem
Kolejnym istotnym wyzwaniem jest kwestia dojazdów. Pracownicy firm zlokalizowanych poza miastem często muszą pokonywać znaczne odległości, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem. W przeciwieństwie do miast z rozwiniętą siecią komunikacji miejskiej, obszary pozamiejskie charakteryzują się gorszą dostępnością transportu publicznego. To powoduje, że pracownicy zazwyczaj muszą polegać na własnych środkach transportu, co nie tylko generuje dodatkowe koszty, ale również może być problematyczne w przypadku awarii pojazdu czy trudnych warunków pogodowych.
Dodatkowo pracownicy są zazwyczaj rozproszeni na większym obszarze geograficznym, co utrudnia organizację ewentualnych dojazdów grupowych czy carpoolingu. Długie dojazdy mogą również wpływać na zmęczenie pracowników, ich efektywność oraz równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, co w dłuższej perspektywie może prowadzić do zwiększonej rotacji kadr.
3. Mniejsza atrakcyjność oferty pracy
Z perspektywy potencjalnego pracownika, konieczność dojazdu stanowi dodatkowy koszt – zarówno finansowy, jak i czasowy – który może znacząco obniżyć atrakcyjność oferty pracy. Gdy dwie firmy oferują podobne warunki zatrudnienia i wynagrodzenie, ale jedna wymaga długiego codziennego dojazdu, kandydaci naturalnie wybierają tę bardziej dostępną lokalizacyjnie. To zjawisko jest szczególnie widoczne w przypadku stanowisk niewymagających wysokich kwalifikacji, gdzie różnice w wynagrodzeniu między różnymi pracodawcami są zazwyczaj niewielkie.
Firmy muszą więc oferować znacząco lepsze warunki zatrudnienia, elastyczne godziny pracy lub możliwość pracy zdalnej, aby zrekompensować niedogodności związane z lokalizacją. Wszystkie te czynniki sprawiają, że pozyskanie i utrzymanie odpowiednich pracowników staje się jednym z głównych wyzwań dla firm działających poza obszarami miejskimi.
Jak automatyzacja i systemy ERP rozwiązują problemy kadrowe
W obliczu powyższych wyzwań, automatyzacja procesów i wdrożenie systemów ERP mogą stanowić skuteczną odpowiedź na problem niedoboru wykwalifikowanych pracowników dla firm działających na obszarach pozamiejskich. Technologie te pozwalają na znaczące zwiększenie efektywności operacyjnej przy jednoczesnej redukcji zapotrzebowania na pracowników, szczególnie tych wykonujących powtarzalne, manualne zadania.
Automatyzacja procesów magazynowych
Jednym z obszarów, gdzie automatyzacja przynosi najszybsze i najbardziej wymierne efekty, jest zarządzanie magazynem. Systemy WMS (Warehouse Management System) pozwalają na znaczącą optymalizację pracy magazynu przy jednoczesnej redukcji potrzebnej liczby pracowników.
Doświadczenia wielu firm pokazują, że zastosowanie nowoczesnego systemu WMS umożliwia obsługę tego samego wolumenu zamówień znacznie mniejszą liczbą magazynierów – w niektórych przypadkach redukcja może sięgać nawet ponad 50% (np. z 7 do 3 pracowników).
Jest to możliwe dzięki zaawansowanym algorytmom, które np. optymalizują ścieżki poruszania się pracowników w magazynie. System automatycznie planuje optymalną trasę kompletacji, uwzględniając fizyczne rozmieszczenie towarów, a nie alfabetyczną czy inną kolejność na dokumencie, co znacząco skraca czas potrzebny na realizację zamówienia.
Kolejną zaletą systemów WMS jest możliwość jednoczesnej obsługi wielu zamówień. Tradycyjnie magazynier realizuje jedno zamówienie, przechodząc od regału do regału zgodnie z listą. Nowoczesne systemy pozwalają na kompletowanie kilku zamówień jednocześnie, a system podpowiada pracownikowi, co i gdzie powinien pobrać oraz do którego zamówienia przypisać dany produkt. To rozwiązanie znacząco zwiększa efektywność pracy i przepustowość magazynu.
Nie bez znaczenia jest również fakt, że systemy WMS minimalizują liczbę błędów. Dzięki technologiom skanowania kodów kreskowych, *RFID czy *pick-by-light, ryzyko pomyłki przy kompletacji zamówienia jest drastycznie zredukowane – według danych z wdrożeń, liczba błędów może spaść nawet o 90% i więcej. To przekłada się na znaczące oszczędności związane z obsługą zwrotów i reklamacji, które pochłaniają nie tylko zasoby finansowe, ale również czas pracowników.
*RFID (Radio-Frequency Identification) – to technologia identyfikacji radiowej, która wykorzystuje fale radiowe do odczytu i zapisu danych na specjalnych tagach (etykietach) przymocowanych do obiektów. W magazynie pozwala na automatyczne śledzenie towarów bez konieczności fizycznego skanowania każdego produktu, co przyspiesza procesy i eliminuje błędy ludzkie.
*Pick-by-light – to system, który używa świetlnych wskaźników przy lokalizacjach magazynowych. Gdy pracownik realizuje zamówienie, system zapala światła przy odpowiednich półkach lub pojemnikach, wskazując dokładnie, skąd należy pobrać towar i w jakiej ilości. To eliminuje konieczność czytania listy kompletacyjnej i znacząco redukuje błędy przy pobieraniu towaru.
Przykład udanego wdrożenia integracji systemu ERP z WMS przeprowadziliśmy w firmie Paxit, czyli certyfikowanym dostawcy opakowań kartonowych wykorzystywanych w codziennej działalności firm z różnorodnych branż. Integracja z systemem WMS umożliwiła firmie precyzyjne zarządzanie magazynem, w tym określanie optymalnego opakowania i parametrów wysyłki na podstawie atrybutów produktów. Zapewniło to bardziej efektywne pakowanie i znacząco zmniejszyło ryzyko błędów.
Automatyzacja procesów handlowych
Firmy zlokalizowane poza miastami często przenoszą znaczną część swojej działalności handlowej do internetu, aby dotrzeć do szerszego grona klientów. W tym kontekście kluczowe staje się efektywne zarządzanie dokumentami i procesami sprzedażowymi. Automatyzacja tych procesów pozwala na znaczące zwiększenie efektywności przy jednoczesnej redukcji zapotrzebowania na personel biurowy.
Ważnym elementem automatyzacji procesów handlowych są integratory e-commerce, które stanowią pomost między sklepem internetowym a systemem ERP. Rozwiązania te automatycznie przekazują zamówienia złożone przez klientów do systemu zarządzania przedsiębiorstwem, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych.
Dodatkowo nowoczesne systemy ERP potrafią automatycznie generować dokumenty związane z realizacją zamówienia – zarówno dokumenty magazynowe, jak i faktury sprzedaży – bez udziału człowieka. Po wygenerowaniu dokumentów, system może również automatycznie je wysyłać do klientów drogą elektroniczną, eliminując potrzebę ręcznej obsługi tego procesu. Dzięki tym rozwiązaniom, firma może obsłużyć znacznie większą liczbę zamówień przy tej samej lub nawet mniejszej liczbie pracowników działu handlowego i księgowości.
Automatyzacja procesów handlowych nie ogranicza się tylko do obsługi zamówień. Nowoczesne systemy ERP oferują również funkcje automatycznego zarządzania zapasami, prognozowania popytu, planowania zakupów oraz analizy rentowności poszczególnych produktów czy kanałów sprzedaży. Dzięki tym narzędziom, firma może podejmować lepsze decyzje biznesowe przy mniejszym nakładzie pracy analitycznej ze strony pracowników.
Doskonałym przykładem skutecznej automatyzacji procesów handlowych jest przypadek firmy Solution Baby Care – dystrybutora artykułów i zabawek dla dzieci z segmentu premium. Firma, działając głównie w modelu B2B, borykała się z problemami wynikającymi z braku integracji między używanymi systemami: ERP Comarch Optima (księgowość), Idosell (sklep internetowy) oraz Fulfilment POV (magazyn i wysyłka).
Wdrożenie zintegrowanego systemu, łączącego moduł handlowo-magazynowy ERP z platformą BaseLinker, umożliwiło pełną synchronizację zamówień, stanów magazynowych i cen między sklepem internetowym a systemem zarządzania. Dodatkowo implementacja Automatycznego Systemu Rozliczeń zautomatyzowała procesy obsługi zwrotów, które wcześniej były źródłem licznych błędów i opóźnień.
Efekty wdrożenia były imponujące: czas realizacji zamówień skrócił się o 30%, a liczba obsługiwanych zamówień na jednego handlowca wzrosła o około 20%. Automatyzacja obiegu dokumentów oraz procesów rozliczania zwrotów znacząco ograniczyła ryzyko błędów i przyspieszyła obsługę klientów.
Innym przykładem jest firma Stiv-Meble, która zmagała się z problemami integracji systemów sprzedaży online z ERP, ręcznym zarządzaniem magazynem oraz czasochłonnymi procesami księgowymi. Firma sprzedawała swoje produkty na wielu platformach e-commerce, ale brak integracji powodował rozbieżności w stanach magazynowych i opóźnienia w realizacji zamówień.
Wdrożenie systemu ERP Comarch Optima z integracją z platformą BaseLinker umożliwiło automatyczne aktualizowanie stanów magazynowych na wszystkich platformach sprzedażowych oraz synchronizację danych o zamówieniach. Automatyzacja procesów księgowych, w tym generowania faktur, znacząco zmniejszyła ilość pracy ręcznej i ryzyko błędów.
Dzięki temu firma nie tylko zwiększyła efektywność operacyjną, ale także poprawiła jakość obsługi klienta poprzez szybszą realizację zamówień i redukcję błędów w wysyłkach. Co istotne, wszystkie te korzyści zostały osiągnięte pomimo lokalizacji poza obszarem miejskim, gdzie dostęp do wykwalifikowanych specjalistów IT był ograniczony.
Opłacalność wdrożeń
Przy rozważaniu inwestycji w automatyzację i systemy ERP, kluczowe jest pytanie o zwrot z inwestycji (ROI). Koszt wdrożenia takich rozwiązań może być znaczący, jednak w perspektywie długoterminowej zazwyczaj przynoszą one wymierne korzyści finansowe.
W przypadku kompleksowych rozwiązań, takich jak pełne wdrożenie profesjonalnego systemu WMS (przykładowo, rozwiązania od dostawców jak Data Consult), inwestycja może wynieść od 100 do nawet 300 tysięcy złotych, w zależności od skali i złożoności operacji magazynowych. Zwrot z takiej inwestycji następuje zazwyczaj w perspektywie kilku lat.
Dla dużej firmy z rozbudowanym magazynem i wysokim wolumenem zamówień, okres zwrotu może wynosić 1-2 lata, podczas gdy dla mniejszych podmiotów może to być 3-5 lat. Jest to jednak inwestycja, która oprócz bezpośrednich oszczędności kadrowych, przynosi również korzyści w postaci zwiększonej dokładności i szybkości realizacji zamówień, co przekłada się na wyższy poziom satysfakcji klientów i mniejszą liczbę zwrotów.
Alternatywą dla kompleksowych rozwiązań są systemy modułowe, które pozwalają na automatyzację konkretnych procesów przy znacznie niższym nakładzie finansowym. Mniejsze, dedykowane rozwiązania automatyzujące specyficzne zadania mogą przynieść zwrot z inwestycji znacznie szybciej – nawet w ciągu kilku miesięcy. Dotyczy to szczególnie rozwiązań ograniczających liczbę błędów przy wysyłce, które generują ukryte koszty w postaci czasu pracy poświęconego na obsługę reklamacji i zwrotów.
Takie podejście “krok po kroku” pozwala firmie stopniowo zwiększać poziom automatyzacji, dostosowując tempo wdrożeń do możliwości finansowych i organizacyjnych.
Przykładem mogą być nasze dedytkowane funkcjonalności do programów Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL takie jak:
- Automat Rozliczeń – aplikacja, która odzyskuje Twój czas poprzez automatyzację procesów księgowych, eliminując ręczne wprowadzanie danych z różnych źródeł (banki, platformy płatności, e-commerce). Automatycznie dopasowuje płatności do faktur, tworzy dokumenty sprzedaży po opłaceniu proform i obsługuje różnorodne formaty danych, których standardowy Comarch ERP nie wspiera.
- Inwentaryzator Online – narzędzie usprawniające proces inwentaryzacji poprzez wykorzystanie urządzeń mobilnych do skanowania i rejestrowania towarów. Eliminuje błędy przy liczeniu zapasów, znacząco przyspiesza proces inwentaryzacji i automatycznie synchronizuje dane z systemem ERP.
- Aktualizator Towarów ERP – narzędzie, które odzyskuje Twój czas poprzez automatyzację procesów zarządzania danymi towarowymi w systemach ERP. Umożliwia szybki import danych z plików Excel, aktualizację atrybutów, zdjęć i tłumaczeń produktów oraz dodawanie nowych kart towarowych bez ręcznego przepisywania.
Bądź na bieżąco z nowinkami ERP – zapisz się na newsletter!
Regularnie otrzymasz aktualności, techniczne triki i porady ekspertów, które pomogą usprawnić działanie Twojej firmy z Comarch ERP. Zyskaj dostęp do najnowszych funkcji i rozwiązań dla efektywnego zarządzania!
Praktyczne przykłady automatyzacji w firmach
Przykład: Firma produkcyjna
Firma Metaloplast, producent metalowych elementów dla przemysłu odzieżowego, przeniosła swoją działalność z Krakowa do Sułkowic. Decyzja ta była podyktowana niższymi kosztami gruntów oraz dostępnością tańszej siły roboczej. Jednakże, po przeprowadzce firma napotkała trudności związane z pozyskaniem wykwalifikowanych operatorów maszyn CNC i inżynierów produkcji, którzy niechętnie decydowali się na dojazdy z Krakowa. Aby rozwiązać ten problem, Metaloplast zdecydował się na wdrożenie kompleksowego systemu ERP z modułem zarządzania produkcją.
System ten pozwolił na automatyzację wielu procesów produkcyjnych i magazynowych, dzięki czemu firma mogła funkcjonować z mniejszą liczbą wysoko wykwalifikowanych pracowników. Maszyny CNC zostały zintegrowane z systemem ERP, co umożliwiło automatyczne planowanie produkcji i monitorowanie jakości wyrobów.
Dodatkowo system ERP zautomatyzował procesy związane z zakupami materiałów, zarządzaniem zapasami i kontrolą jakości. Dzięki tym rozwiązaniom, Metaloplast był w stanie utrzymać wysoką jakość produkcji i terminowość dostaw pomimo trudności z pozyskaniem specjalistów. Co więcej, niższe koszty operacyjne związane z lokalizacją poza miastem pozwoliły firmie zainwestować zaoszczędzone środki w dalszą automatyzację i rozwój technologiczny, co wzmocniło jej pozycję konkurencyjną na rynku.
Przykład: Firma handlowa
Firma Practic, zajmująca się dystrybucją drewnianych, metalowych oraz plastikowych akcesoriów kuchennych, przenosząc się z Krakowa najpierw do Wieliczki, a następnie do Targowiska, stanęła przed wyzwaniem utrzymania wysokiej efektywności operacyjnej przy zmniejszonej dostępności pracowników biurowych i magazynowych. Lokalizacja w Targowisku, choć korzystna pod względem kosztów nieruchomości i bliskości autostrady A4, wiązała się z trudnościami w rekrutacji specjalistów od logistyki i handlu elektronicznego.
Poza tym w ostatnich latach Practic znacząco rozwinął sprzedaż internetową, co przyniosło nowe wyzwania. Firma musiała poradzić sobie z obsługą kilku tysięcy zamówień miesięcznie, prowadząc sprzedaż przez różne kanały, w tym Allegro i Amazon. W ELTE-S odpowiedzialiśmy na te potrzeby kompleksowym rozwiązaniem poprzez:
- Wdrożenie BaseLinker i integracją z systemem Comarch ERP Optima
- Automatyzację procesu fakturowania i eliminację ręcznego wystawiania dokumentów
- Synchronizację zamówień między różnymi platformami sprzedażowymi
- Optymalizację procesów logistycznych i magazynowych
- Wdrożenie automatycznych rozliczeń księgowych
Automatyzacja procesów związanych z obsługą zamówień internetowych umożliwiła firmie obsługę znacznie większej liczby zamówień przy tej samej liczbie pracowników. Automatyzacja procesów fakturowania i raportowania sprzedaży zmniejszyła obciążenie działu księgowości, eliminując potrzebę zatrudnienia dodatkowych specjalistów.
Dzięki tym rozwiązaniom, firma Practic jest w stanie utrzymać wysoką jakość obsługi klienta pomimo zmiany lokalizacji i ograniczonego dostępu do wykwalifikowanych pracowników. Co więcej, zwiększona efektywność operacyjna pozwoliła firmie rozszerzyć asortyment produktów i wejść na nowe rynki, co przełożyło się na znaczący wzrost przychodów w kolejnych latach po przeprowadzce.
Skontaktuj się z naszym ekspertem
Określ swoje potrzeby biznesowe, a my zaoferujemy Ci dedykowane rozwiązanie.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów i wdrożenie systemów ERP stanowią skuteczną odpowiedź na wyzwania kadrowe firm zlokalizowanych na obszarach pozamiejskich. Dzięki tym technologiom, przedsiębiorstwa mogą czerpać korzyści z niższych kosztów nieruchomości i siły roboczej, jednocześnie minimalizując problemy związane z ograniczonym dostępem do wykwalifikowanych specjalistów.
Szczególnie istotne obszary, w których automatyzacja przynosi najlepsze efekty, to zarządzanie magazynem poprzez systemy WMS, które optymalizują procesy składowania i kompletacji zamówień, redukując zapotrzebowanie na pracowników magazynowych. Równie ważna jest automatyzacja procesów handlowych i obiegu dokumentów poprzez wdrożenie systemów ERP, które minimalizują potrzebę zatrudniania specjalistów od administracji i księgowości. Nie można też zapominać o optymalizacji procesów wewnętrznych, która zwiększa ogólną efektywność organizacji i pozwala na lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów ludzkich.
Kluczowym czynnikiem sukcesu wdrożeń automatyzacyjnych jest identyfikacja obszarów, które pochłaniają najwięcej czasu pracowników i są najbardziej podatne na błędy ludzkie, a następnie wdrożenie odpowiednich rozwiązań automatyzujących te procesy. Choć kompleksowe systemy informatyczne mogą wymagać znaczących inwestycji początkowych, to modułowe rozwiązania dedykowane do konkretnych problemów mogą przynieść szybki zwrot z inwestycji i stanowić pierwszy krok w kierunku pełnej automatyzacji.
W dobie rosnącej konkurencji, presji na efektywność operacyjną i coraz większych trudności z pozyskaniem wykwalifikowanych pracowników, automatyzacja procesów staje się nie tyle opcją, co koniecznością dla firm chcących utrzymać przewagę konkurencyjną – niezależnie od ich lokalizacji. Przedsiębiorstwa, które najszybciej adaptują te technologie, będą w stanie nie tylko przetrwać, ale również prosperować w zmieniającym się otoczeniu biznesowym, wykorzystując zalety lokalizacji poza miastem przy jednoczesnym minimalizowaniu związanych z tym wyzwań kadrowych.
