Znasz tę sytuację? Klient opłacił zamówienie z góry, zatwierdzasz fakturę, dokument leci do KSeF, a po chwili klient dzwoni z pretensjami, że na wydruku wciąż widnieje status “do zapłaty”.
Wielu użytkowników próbuje to obejść „na około”: wyłączają automatyczną wysyłkę do KSeF po zatwierdzeniu, rozliczają fakturę z palca w buforze i dopiero potem klikają wysyłkę. To jednak strata czasu, która psuje całą automatyzację. System ERP ma pracować dla Ciebie, a nie zmuszać Cię do dodatkowego klikania.
Gdzie leży prawdziwy problem? Prawie nigdy w ustawieniach samego KSeF. Winny jest Typ formy płatności.
Klucz do problemu: Typ “Przelew” a typ “Gotówka”
W Comarch ERP Optima każda forma płatności (niezależnie od tego, jak ją nazwiesz) ma pod spodem przypisany swój Typ. To on decyduje, jak zachowa się system podczas zatwierdzania dokumentu.
Typ: Przelew
Nawet jeśli nazwiesz formę płatności „Przelew błyskawiczny PayU” czy „Opłacono przelewem”, ale jej typ w systemie to Przelew, Optima potraktuje ją jako płatność odroczoną. W momencie zatwierdzania faktura będzie nierozliczona. Taki też status zostanie zamrożony i wysłany do KSeF jako “do zapłaty”.
Typ: Gotówka
Jeżeli forma płatności ma typ Gotówka, Optima zachowuje się zupełnie inaczej. W ułamku sekundy przy zatwierdzaniu dokumentu generuje powiązany dokument kasowy/bankowy (np. KP) i zamyka rozrachunek. Do KSeF leci już faktura rozliczona, co na wydruku skutkuje pięknym napisem „Zapłacono”.
Jak to naprawić? (Dwa scenariusze)
Sposób rozwiązania problemu zależy od tego, jak faktury trafiają do Twojej Optimy.
Scenariusz A: Wystawiasz faktury ręcznie w Optimie
Jeżeli dokumenty tworzysz ręcznie, wystarczy mała zmiana w słowniku. Przejdź do konfiguracji form płatności i utwórz nową formę (np. o nazwie „Przelew opłacony” lub po prostu powiązaną z konkretnym rejestrem bankowym/wirtualnym).
Kluczowe jest, aby ustalić jej Typ jako Gotówka. Kiedy wybierzesz ją na dokumencie i klikniesz zatwierdź, system najpierw utworzy wpłatę, a potem wyśle do KSeF zaktualizowany, rozliczony dokument.
Scenariusz B: Zamówienia wpadają z integratora (np. BaseLinker, e-commerce)
Jeśli korzystasz z integratorów e-commerce, sytuacja jest bardzo podobna, ale wymaga interwencji w regułach mapowania. Integratory często domyślnie spinają płatności z bramek (PayU, Przelewy24, Tpay) z formą płatności w Optimie oznaczonym jako Przelew.
Musisz poprawić mapowanie w ustawieniach integratora. Przypisz te opłacone zamówienia do nowo utworzonej formy płatności w Optimie, która pod spodem ma Typ: Gotówka (lub podepnij ją pod dedykowany rejestr e-płatności). Wtedy automat przy imporcie zamówienia podstawi odpowiednią formę, a Optima przy zatwierdzeniu faktury zamknie rozrachunek, wygeneruje wpłatę i wyśle do KSeF idealnie rozliczony dokument.
Skonfigurujmy to raz a dobrze
Konfiguracja KSeF, poprawne mapowanie form płatności i spinanie tego z integratorami to procesy, w których jeden źle ustawiony parametr potrafi paraliżować pracę całego działu.
Jeżeli masz dość ręcznego poprawiania faktur, albo chcesz sprawdzić, co jeszcze można zautomatyzować w Twojej Optimie, daj nam znać. Chętnie zajmiemy się ułożeniem tego procesu, a przy okazji zrobimy przegląd systemu, żeby wyłapać inne wąskie gardła, o których możesz nawet nie wiedzieć.
