Przejęcie obsługi kadrowo-płacowej nowego klienta często zaczyna się od pytania: co zrobić z historią pracowników, którzy są zatrudnieni w firmie od wielu lat?
W praktyce nie są to tylko dane archiwalne. W Comarch ERP Optima informacje z poprzednich okresów mogą być potrzebne później m.in. do naliczania wynagrodzenia chorobowego, wynagrodzenia urlopowego, ustalenia stażu pracy czy przygotowania świadectwa pracy. Przy pracownikach z 10-20-letnią historią ręczne uzupełnianie wszystkiego od początku zatrudnienia byłoby czasochłonne i podatne na błędy.
Dlatego przy takim wdrożeniu kluczowe jest nie tyle przepisywanie danych, ile dobrze zaplanowana migracja.
Nie zawsze trzeba uzupełniać wszystko ręcznie od początku zatrudnienia
Najbezpieczniejszym podejściem jest wykorzystanie mechanizmów przygotowanych z myślą o migracji danych do systemu. Partnerzy Comarch mają dostęp do narzędzi i procedur, które pozwalają zaimportować do Optimy niezbędne dane historyczne w uporządkowany sposób.
W takim modelu nie tworzy się historii na piechotę rekord po rekordzie, tylko przygotowuje dane w odpowiedniej strukturze. Najczęściej odbywa się to przez arkusze migracyjne, które można uzupełnić na podstawie eksportu z dotychczasowego systemu kadrowo-płacowego.
To znacząco skraca czas pracy i zmniejsza ryzyko pomyłek.
Jakie dane warto przenieść w pierwszej kolejności?
Zakres migracji powinien wynikać z tego, do czego dane będą potrzebne w bieżącej obsłudze. Najważniejsze są informacje, które wpływają na poprawne naliczanie wynagrodzeń i obowiązki pracodawcy.
W praktyce należy zwrócić uwagę m.in. na:
– dane pracownika i przebieg zatrudnienia,
– informacje potrzebne do wyliczania podstaw chorobowych,
– dane urlopowe i limity urlopów,
– składniki wynagrodzeń istotne dla dalszych naliczeń,
– absencje i okresy nieobecności,
– dane potrzebne do wystawienia świadectwa pracy,
– informacje podatkowe i ubezpieczeniowe, jeśli są wymagane do dalszej obsługi.
Nie zawsze trzeba przenosić pełną historię w maksymalnym możliwym zakresie. Ważne jest, żeby przenieść dane konieczne do poprawnej pracy systemu i zgodnej obsługi kadrowo-płacowej od momentu przejęcia klienta.
Dlaczego arkusze migracyjne są szybsze niż ręczne uzupełnianie?
Arkusze migracyjne porządkują dane przed importem. Dzięki temu można sprawdzić kompletność informacji, wychwycić braki i przygotować dane w formacie akceptowanym przez system.
Jeśli poprzedni system pozwala na eksport danych, duża część pracy polega na odpowiednim przemapowaniu informacji do arkuszy. To zwykle znacznie szybsze niż ręczne zakładanie pełnej historii dla każdego pracownika bezpośrednio w Optimie.
Dodatkową zaletą jest możliwość kontroli jakości przed importem. Zamiast odkrywać błędy dopiero przy naliczaniu wypłaty, można wcześniej sprawdzić strukturę danych, braki i pola wymagające uzupełnienia.
Perspektywa ELTE-S: migracja danych kadrowych to etap wdrożenia, nie ręczna przepisywanka
Przy przejmowaniu nowego klienta najważniejsze jest ustalenie, jakie dane faktycznie muszą znaleźć się w Optimie, skąd je pozyskać i jak bezpiecznie je zaimportować. Dobrze przygotowana migracja pozwala uniknąć chaosu w pierwszych miesiącach obsługi i ogranicza ryzyko błędów przy naliczaniu wynagrodzeń.
Jeżeli firma lub biuro rachunkowe przejmuje nową obsługę kadrowo-płacową i chce sprawnie przenieść historię pracowników do Comarch ERP Optima, warto podejść do tego jako do małego projektu migracyjnego: eksport danych, przygotowanie arkuszy, weryfikacja, import i kontrola poprawności.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.