Zakupiłeś pakiet 5000 dokumentów KSeF, wystawiłeś i przyjąłeś kilkanaście faktur, a licznik wykorzystania pokazuje wartość kilkukrotnie wyższą niż liczba realnych dokumentów? To nie jest odosobniony przypadek – i często ma konkretne, sprawdzalne wytłumaczenie.
Dlaczego liczba w liczniku bywa wyższa niż liczba faktur
Licznik zużycia pakietu KSeF nie zlicza wyłącznie wystawionych i przyjętych faktur – obejmuje również inne operacje komunikacji z KSeF, takie jak pobrania dokumentów, ponowne wysłania czy zapytania o status. Każda z tych operacji może być osobno liczona do puli pakietu, więc jedna faktura, która była np. wysyłana kilkukrotnie lub kilka razy sprawdzany był jej status, może “skonsumować” więcej niż jedną jednostkę z limitu.
Kiedy warto potraktować rozbieżność jako sygnał do zgłoszenia
Jeśli rozbieżność jest przypadkowa i niewielka, najczęściej wynika z opisanych wyżej dodatkowych operacji. Ale jeśli mnożnik jest wyraźny i regularny – na przykład licznik pokazuje dokładnie trzykrotność realnej liczby dokumentów, tak jak w przypadku 17 dokumentów zliczonych jako 51 – to raczej nie przypadek, tylko konkretny wzorzec wart dalszej diagnostyki, a niekoniecznie tylko “inny sposób liczenia” po stronie systemu.
Krok po kroku – jak zdiagnozować rozbieżność w liczniku pakietu
Krok 1 – sprawdź logi operacji KSeF
Przejrzyj logi komunikacji z KSeF za okres, w którym pojawiła się rozbieżność. Zwróć uwagę nie tylko na wysyłki i pobrania, ale też na zapytania statusowe i ewentualne ponowienia operacji.
Krok 2 – porównaj logi z realnym ruchem użytkowników
Zestaw liczbę operacji z logów z tym, co faktycznie robili użytkownicy w systemie w tym samym okresie (wystawienia, przyjęcia, ręczne pobrania). To pozwoli ocenić, czy rozbieżność wynika z akcji użytkowników, czy z czegoś dziejącego się poza ich kontrolą.
Krok 3 – sprawdź, czy nie działa automatyczne pobieranie dokumentów w tle
Zweryfikuj konfigurację automatycznego pobierania dokumentów z KSeF – jeśli jest włączone (np. cykliczne odpytywanie), również zużywa pakiet, często niezauważanie dla użytkownika.
Krok 4 – jeśli rozbieżność się utrzymuje, zgłoś do serwisu/Partnera z konkretnym zestawieniem
Jeśli po weryfikacji logów i konfiguracji rozbieżność nadal występuje (zwłaszcza jeśli jest to stały, wyraźny mnożnik), przygotuj dokładne zestawienie dat i liczby operacji i zgłoś temat do serwisu/Partnera – to pozwoli sprawdzić, czy nie doszlo do błędu w naliczaniu po stronie systemu.
Perspektywa ELTE-S
Taki temat trudno jednoznacznie zdiagnozować zdalnie, bez połączenia się z konkretną bazą i sprawdzenia logów na miejscu – dlatego przy wyraźnych rozbieżnościach w liczniku (zwłaszcza powtarzających się w regularnym wzorcu, jak stały mnożnik) zawsze warto zebrać konkretne dane liczbowe przed zgłoszeniem – to znacznie przyspiesza diagnozę po stronie serwisu. Jeśli Twoja firma zużywa pakiety KSeF szybciej niż się tego spodziewałeś, dobrze jest regularnie monitorować licznik i porównywać go z realnym wolumenem dokumentów – zamiast odkrywać rozbieżność dopiero przy koncu pakietu.
Porozmawiajmy o monitorowaniu zużycia pakietów KSeF w Twojej Optimie/XL.