Biura rachunkowe obsługujące wielu klientów często mają różne potrzeby przy pobieraniu faktur z KSeF – u jednego klienta wystarczą same zakupy, u innego same sprzedażowe, a u jeszcze innego jedno i drugie. Problem pojawia się wtedy, gdy program pobiera zawsze wszystko, co przy ograniczonym limicie OCR szybko staje się kosztowne i nieefektywne. Dobra wiadomość: da się to ograniczyć – zła wiadomość: nie na poziomie klienta, tylko na poziomie operatora.
Dlaczego nie da się tego ustawić osobno dla każdego klienta
Optima nie ma osobnego przełącznika “ten klient – tylko zakupy, tamten – tylko sprzedaż” przypisanego do samej bazy klienta. Kierunek pobierania faktur z KSeF jest własnością operatora, który wykonuje pobranie – nie kontrahenta ani bazy. Dlatego samo nadanie biuru uprawnienia do obsługi KSeF w imieniu klienta nie rozdziela automatycznie pobierania według rodzaju faktur – program zawsze pobierze to, na co pozwala konfiguracja aktualnie zalogowanego operatora.
Krok po kroku – jak ograniczyć kierunek pobierania na operatorze
Krok 1 – wejdź w konfigurację operatorów
Przejdź do Konfiguracja → Program → Użytkowe → Operatorzy.
<screen>
Krok 2 – otwórz zakładkę Parametry → Wspólne dla wybranego operatora
Zaznacz operatora, którego ustawienia chcesz zmienić, i przejdź do zakładki Parametry → Wspólne. Znajdź tam sekcję dotyczącą KSeF.
<screen>
Krok 3 – ustaw kierunek pobierania: Zakupu, Sprzedaży lub oba
W sekcji KSeF zaznacz odpowiednio: Zakupu – jeśli operator ma pobierać wyłącznie faktury zakupowe, Sprzedaży – jeśli tylko sprzedażowe, albo oba pola naraz, jeśli operator ma obsługiwać klienta z pełnym zakresem.
<screen>
Krok 4 – utwórz osobne konta operatorów dla różnych scenariuszy
Jeśli jedna osoba w biurze obsługuje wielu klientów o różnych potrzebach, jeden operator z jednym ustawieniem to za mało. Utwórz osobne konta operatorów dedykowane do konkretnego zakresu, np. “KSeF zakupy” i “KSeF sprzedaż”, i loguj się na właściwe konto w zależności od tego, którego klienta w danym momencie obsługujesz.
<screen>
Krok 5 – w wyjątkowych przypadkach pobieraj ręcznie tylko potrzebny zakres
Jeśli tworzenie osobnych operatorów dla pojedynczych, rzadkich przypadków nie ma sensu organizacyjnie, alternatywą jest ręczne pobieranie dokumentów tylko w potrzebnym zakresie dla danego klienta, zamiast polegać na automatycznym pobieraniu wszystkiego.
<screen>
Perspektywa ELTE-S
Dla biur rachunkowych obsługujących dużą liczbę klientów z różnymi profilami KSeF (same zakupy, sama sprzedaż, oba kierunki) warto z góry zaplanować mapę operatorów zamiast dostosowywać ją na bieżąco przy każdej reklamacji limitu OCR. Kilka dedykowanych kont operatorów o jasno określonym zakresie (tylko zakupy / tylko sprzedaż / oba) pozwala uniknąć przypadkowego przekroczenia limitu i ułatwia rozliczanie kosztów OCR między klientami. To szczególnie ważne przy większej skali działalności biura, gdzie jeden nieprawidłowo skonfigurowany operator może nabić zbędne pobrania na wielu bazach naraz.
Porozmawiajmy o optymalizacji konfiguracji KSeF i limitów OCR w Twoim biurze rachunkowym.